Mit lehet kezdeni a papírral?

A teljes digitális átálláshoz vezető út gyakran nehézségekkel tarkított. Bármennyire is részletesen tervezzük meg a vállalati digitalizációs projektünket, találkozhatunk olyan esetekkel vagy kérdésekkel, amelyekkel egyáltalán nem számoltunk kezdetben. Ilyen lehet már a digitális transzformációhoz vezető egyik első lépés során adódó kérdés is, hogy mit kezdjünk a már meglévő nyomtatott dokumentumokkal, miután azok digitalizálásra kerültek.

Rávághatnánk, hogy természetesen semmit, ugyanúgy hagyjuk őket az irodában, ahogy eddig, vagy letesszük őket az irodaház pincéjébe, ám akkor nem élünk a digitalizáció adta legnagyobb előnyökkel, ami a költségcsökkentés és a hely megspórolása lenne.

Ebben a cikkben bemutatjuk, hogy mit tehetünk a már meglévő analóg iratokkal a digitális adatbázis létrehozása után úgy, hogy valóban maximalizálni tudjuk a digitalizációval járó üzleti előnyöket.

Miért van szükségünk a digitális transzformációra?

Még mielőtt belevetnénk magunkat ebbe a témába, érdemes arról is pár szót szólni, hogy egyáltalán miért érdemes egy vállalatnak a digitális átállás útjára lépnie. Hiszen sokan jól elvannak a már megszokott üzletmenettel és eredményekkel. Miért kellene valamin változtatni, ha az látszólag egész jól működik?

Elsőként meg kell említenünk, hogy a világunk folyamatos fejlődik, így a vállalatok is technológiai megújuláson mennek keresztül. Ez leginkább felhő alapú megoldások használatában testesül meg, amelyekhez már nincs szükség analóg iratokra, hanem inkább azok elektronikus és hosszú távú tárolására van igény.

Ezen felül a legkorszerűbb vállalatok már alkalmazzák vagy éppen ismerkednek az automatizációs lehetőségekkel, ami ideális esetben nem merül ki a gyári folyamatok robotizálásában, hanem az adminisztrációra is kiterjed. Ilyenkor egy vállalat sem teheti meg, hogy az automatizált rendszer mellett még mindig nyomtatott iratokat használ, hiszen az rengeteg extra terhet ró a munkavállalókra és lassítja az ügymenetet.

Harmadjára pedig ki kell térnünk az adatbiztonságra is, mivel az analóg módon történő adminisztráció rengeteg hibalehetőséget rejt magában, ami nemcsak a személyiségi jogokat, de még a vonatkozó jogszabályokat is megsértheti. Nyomtatott dokumentumok irodában való tárolásánál vagy kezelésénél ugyanis nagyon nehéz elkerülni, hogy azok ne kerüljenek jogosulatlan kezekbe, vagy ne hagyják el a cég területét, ami érzékeny üzleti információk kiszivárgásához is vezethet.

Tehát akkor mit kezdjünk a papírokkal, miután azok digitalizálva lettek?

A legideálisabb választás ilyenkor a hibrid dokumentumkezelés, amit akkor lehet alkalmazni, amikor a vállalat nem kezdettől fogva használja a digitalizációs megoldásokat, így rengeteg papír felgyűlt működése során.

A hibrid dokumentumkezelés lehetővé teszi azt, hogy a munkavállalók kihasználják az új, digitalizált adatbázisban - és igény szerint az automatizált adminisztrációs folyamatokban - rejlő előnyöket, miközben az analóg dokumentumok és az adathordozók stratégikusan, logikusan és biztonságosan kerülnek tárolásra a vállalat területén kívül. Annak ellenére, hogy ezek a vállalat telephelyén kívül helyezkednek el, a cég bármikor kérvényezheti azok visszaszállítását elektronikus vagy fizikális formában, ha mégis szükség lenne rá.

Hol kerülnek tárolásra a dokumentumok?

Amennyiben a vállalat cégünk hibrid dokumentumkezelési szolgáltatását választja, a nyomtatott dokumentumok és adathordozók dedikált magyarországi telephelyeink egyikén kerülnek elhelyezésre. Ezek a telephelyek biztosítják partnereink számára a fizikai adattárolás lehetőségét, maximális biztonsággal és anonimitással.

Minden telephelyünket külső és belső védelmi gyűrű veszi körül. A külső védelmi gyűrű a teljes területet körülvevő drótkerítésben, a teljes perifériát lefedő kamera rendszerben és szekcionált beléptető és ellenőrző rendszerben testesedik meg. A belső védelmi gyűrű pedig a teljes perifériát lefedő kamera rendszert, beléptető rendszert, tűzzáró kapu rendszert, VESDA rendszert, sprinkler és aspirációs füstérzékelő rendszert foglalja magában.

Továbbá vállalatunk BCP tervvel rendelkezik a nem várt események kezelésére, amelyeket folyamatosan felülvizsgálunk és rendszeresen tesztelünk.

Hogyan kerülnek tárolásra a dokumentumok?

Módszereink között két dokumentumtárolási megközelítést különböztetünk meg; az egyik az aktív, a másik a passzív dokumentumtárolás.

A passzív dokumentumtárolás egyet jelent azzal, hogy a már nem használt dokumentumokat, amelyeket például jogszabályi kötelesség miatt kell megőrizni, de nincsenek napi használatban, egyedi vonalkóddal ellátott dobozokba helyezzük el.

Az aktív dokumentumtárolás pedig azoknak az iratoknak a nyitott polcos tárolását jelenti, amelyekre az ügyfélnek rendszeresen szüksége van, vagy időközönként felül kell vizsgálnia. Ez a megoldás akkor is hasznos lehet, ha egy B2C iparágban tevékenykedő partner át szeretné tekinteni a teljes vásárlói életciklust.

Adathordozó tárolás

Természetesen a nyomtatott dokumentumok biztonságos tárolása mellett az adathordozókra is kiemelt figyelmet fordítunk. Így, ha partnerünk ezzel a kéréssel fordul felénk, magabiztosan tudunk támogatást nyújtani számára. Az adathordozók temperált páncélteremben kerülnek elhelyezésre, nyitott polcon vagy biztonsági ládában, ami NO2 tűzvédelemmel és CCTV kamera rendszerrel van ellátva.

Mi történik, ha valamilyen iratot meg kell semmisíteni?

Az Iron Mountain hibrid dokumentumkezelési szolgáltatása a dokumentumok teljes életciklusát lefedik, így arra is van megoldásunk, ha ügyfeleink iratait meg kell semmisíteni. A DIN 66399 szabvány szerint a felismerhetetlenségig aprítjuk őket, így nem kell aggódni amiatt, hogy azok jogosulatlan kezekbe kerülnek, miután már nincs rájuk szükség.

Mégis szükségem van egy tárolt dokumentumra, hogyan juthatok hozzá ehhez?

Ahogy a cikk elején említettük, partnereinknek attól sem kell tartaniuk, hogy a telephelyünkön tárolt dokumentumokhoz soha többé nem férnek hozzá. Szimplán egy kérvény kitöltésével igényelhetik az adott dokumentumot fizikális vagy elektronikus formában. Ezt a professzionális irattárasaink előkeresik a vonalkódok alapján, majd biztonságos körülmények között visszaszolgáltatják az ügyfélnek. Értelemszerűen az irat ismételt tárolásáról is gondoskodunk.

Hibrid dokumentumkezelés - a digitális transzformáció egyik első lépése

Amikor egy vállalat elkezd ismerkedni a digitalizációval, akkor legelsőként a dokumentumok digitalizálása és a papírmentes ügymenet az egyik első lépés, amit meg szeretne tenni. Erre tökéletes megoldás a hibrid dokumentumkezelés, hiszen a digitális eszközök teljes mértékben kiszolgálják a jelen és a jövő igényeit, míg a tárolt, nyomtatott dokumentumok is hozzáférhetők és könnyen kezelhetők maradnak. A modern dokumentumkezelő szoftverek már nyomon tudják követni a papír és a fizikai példány útját is, ami átláthatóvá teszi a teljes folyamatot. Mindez biztonságosan és hosszú távon kivitelezhető az Iron Mountain szolgáltatásaival és megoldásaival.