Digital Mailroom szolgáltatás

Mit jelent ez számodra?

• A papír alapú adatkezelés lassítja a feldolgozási időt, teret ad az emberi hibáknak és növeli a tranzakciós költségeket.
• Kritikus iratok elkeveredhetnek, elfelejtődhetnek vagy illetéktelenek is hozzáférhetnek.
• A vállalat dolgozói felesleges terheléssel szembesülnek, ami az alapvető fontosságú feladatoktól veszi el az időt, és akár kulcsfontosságú határidők elmulasztásához is vezethet.
• Egyre több adat érkezik digitálisan, aminek rendszerezése és a hozzátartozó papíralapú dokumentumokkal való összekapcsolása nehézkes vagy lehetetlen.
• Cégkapun, hivatali kapun és egyéb rendszerekben érkező dokumentumok feldolgozása és továbbítása kihívást jelent.

Mi lenne ha...

• …véget vethetnél a papírfüggőségnek és ezzel visszaállíthatnád a fókuszt az igazán fontos feladatokra?
• …a távoli hozzáférés, illetve a home office nem okozna többé nehézséget?
• …gyorsan és pontosan tudnád továbbadni az információt digitális formában az üzleti folyamatoknak, ezáltal növelhetnéd a hatékonyságot és csökkenthetnéd az átfutási időt?
• …könnyedén visszakereshetnéd a papír alapú és a digitális dokumentumokat egy egyesített rendszerben?
• …növelhetnéd az adatbiztonságot és a titkos adatok védelmét?
• …jelentősen csökkenthetnéd költségeidet az általunk nyújtott technológia és szakértelem kihasználásával?

Iron Mountain® Digital Mailroom szolgáltatás

A Digial Mailroom szolgáltatás egy olyan előfizetéses end-to-end megoldás, amely a munkatársak számára biztosítja a folyamatos távoli hozzáférést a szervezet fizikai és digitális leveleihez. A küldeményekkel kapcsolatos bejövő és kimenő feladatokat az Iron Mountain^® szakképzett kollégái végzik el.

Mit is jelent ez?

• Bejövő postai küldemények kezelése:

  küldemények bontása, szkennelése és biztonságos digitális átadása.

• Bejövő elektronikus küldemények központi fogadása:

  Cégkapu, hivatali kapu, NAV számla interfacen, weboldalon keresztül illetve e-mailben érkezett küldemények központosított érkeztetése.

• Kimenő postai küldemények nyomtatása és postázása:

  küldemények nyomtatása, borítékolása, postai illetve cégkapus feladása.

• Papír példányok azonnali irattározása:

  a bejövő és kimenő küldemények fizikai irattárba való elhelyezése, tárolása és visszakereshetősége.

A Digital Mailroom kiegészíthető további kulcsfontosságú szolgáltatásokkal:

• Irattárolás
• Bizalmas iratmegsemmisítés

Az irattárolási szolgáltatással biztonságban tudhatod a fontos fizikai dokumentumokat és adatokat, egy adatmegőrzési program keretein belül biztonságosan tárolhatod ezeket. Amikor a papíralapú dokumentumok élettartama lejár és már nincs szükség a további megőrzésre a bizalmas iratmegsemmisítési szolgáltatás segítségével biztonságosan megsemmisítheted őket, s biztos lehetsz benne, hogy minden adatkezelési szabálynak és előírásnak megfelelően jártál el.

Accounts Payable

Az Iron Mountain^® Accounts Payable szolgáltatás egyetlen rendszerbe integrálja a beérkező papír és elektronikus számlákat.

Az Iron Mountain^® Digital Mailroom szolgáltatással az elérhető legjobb technológiára tehetsz szert, jelentős tőkebevonás és az IT osztály felesleges megterhelése nélkül. A digitális és fizikai dokumentumok hatékony összekapcsolásához, bárhol is legyenek azok, használd ki szakértelmünket, a mindenkori legjobb technológiákat, hozzáértő személyzetünket és a több mint 65 évnyi tapasztalatot, amit a biztonságos tárolás és információkezelési szolgáltatások terén nyújtunk Neked.