Workflow Automation szolgáltatás

Bevált gyakorlatokra vonatkozó útmutatók

A Workflow Automation egy rendszerbe integrálja a papír alapú és a digitális folyamatokat, ennek köszönhetően a cégek könnyedén realizálhatják a digitalizáció előnyeit.

2021. május 10.6 perc

Letöltés

Tedd hatékonyabbá és átláthatóvá üzleti folyamataidat az Iron Mountain® Workflow Automation segítségével. Szabadítsd meg csapatodat a soha véget nem érő és unalmas manuális munkától, és tedd számukra lehetővé, hogy újra olyan projekteken dolgozzanak, amik kreativitást igényelnek, és céged előremenetelét szolgálják.

A cégvezetők és a munkavállalók idejük nagy részét adminisztrációs feladatokra pocsékolják. A napi operációs tevékenységekből eredő papírmunka meggátolja, hogy a szakemberek részt vegyenek a stratégia alkotásában és kihasználják a bennük rejlő teljes potenciált. A monoton és ismétlődő munkák megölik a munkatársak kreativitását, és hosszú távon demoralizálják a csapatot. A nehézkes cégen belüli kommunikáció és a kontrollálatlan üzleti folyamatok csökkentik a cég hatékonyságát, valamint helyet adnak az informális megoldásoknak, amik nem feltétlen képviselik a céges értékeket vagy akár potenciális IT biztonsági veszélyeket is rejthetnek.

Mit jelent ez számodra?

Sok manuális tevékenységet végzel, melyek elveszik az erőforrásokat a fontos feladatok elől.
Állandó kommunikációs és menedzsment kihívásokkal küzdesz, mert nincsenek kialakított munkafolyamataid.
A cégen belüli operációs tevékenységek nagy része emberi beavatkozást igényel, nincsenek automatizált folyamatok, ami leköti a dolgozóid értékes munkaidejét.
Kialakított folyamatok nélkül nem tudod nyomon követni a projektek állását, kizárólag úgy, ha más kollégák informálnak Téged arról. Ez a keretek nélküli megoldás csökkenti a produktivitást, és nagyban lassítja a fontos projektek előrehaladását.
Az e-mailekhez csatolt dokumentumok visszakeresése problémákat jelenthet egy audit vagy ellenőrzés során, valamint bonyolultabb nyomon követni az engedélyezési vagy véleményezési folyamatokat.
Papír alapon történik a döntéshozatal és túl sok nyomtatott anyag kering a cégen belül, ami megnöveli annak veszélyét, hogy az érzékeny információk jogosulatlan kezekbe kerülnek.
Az alacsony hatékonyságú és kontrollálatlan munkafolyamatok arra kényszerítik a munkavállalókat, hogy egyedi megoldásokat keressenek mindennapi munkájukhoz, ami potenciális IT biztonsági veszélyforrás lehet.
Folyamataid nem szabályozottak megfelelően és nincsenek egységesítve, ez növeli a hibalehetőségek arányát.

Mi lenne ha...

…növelhetnéd a munkavállalók munkájának minőségét, miközben időt szabadítasz fel számukra, hogy ők is hozzájáruljanak a cég fejlődéséhez?
…felszabadítanád munkatársaidat a végeláthatatlan papírmunka alól, hogy végre olyan projektekre fókuszálhassanak, amiknél kamatoztathatják tudásukat?
…egy központi rendszerben tárolhatnád a fontos dokumentumokat, amit bármikor megoszthatsz azokkal, akiknek szüksége van rá?
...növelhetnéd a kommunikáció hatékonyságát és megfeledkezhetnél az előzmények visszakereséséről?
…megfelelően szabályozhatnád a cégen belüli munkafolyamatokat és növelhetnéd céged hatékonyságát?
…növelhetnéd az adatbiztonságot és az érzékeny adatok védelmét és csökkenthetnéd az emberi hibák előfordulásának lehetőségét?

Érdekesség

2 trilliárd dollár
Tudtad, hogy a munkavállalók által végzett feladatok 45%-át le lehetne automatizálni jelenleg már elérhető technológiákkal, ami globálisan 2 trilliárd dollár értékű éves fizetésnek felel meg?

Forrás: McKinsey, Four fundamentals of workplace automation, 2015

Iron Mountain® Workflow Automation szolgáltatás

A Workflow Automation egy olyan egységes megoldást nyújt szervezetek számára, ami lehetővé teszi még a legösszetettebb munkamenetek beépítését is a cég mindennapjaiba. Segítségével céged átláthatóbbá és hatékonyabbá teheti a belső folyamatokat, ami felszabadítja a dolgozókat a monoton adminisztratív tevékenységek alól.

Mit is jelent ez?

Egységes megoldás:
A Workflow Automation egy rendszerbe integrálja a papír alapú és a digitális folyamatokat, ennek köszönhetően a cégek könnyedén realizálhatják a digitalizáció előnyeit.
Összetett folyamatépítés:
A szolgáltatásba beépített munkamenetek használatával tetszőlegesen összetett folyamatok építhetők különböző eljárásrendeket (pl. soros, párhuzamos, egyirányú stb.) megvalósítva.
Kivételek kezelése:
A Workflow Automation lehetővé teszi a folyamatok tetszőleges elágaztatását, így akár egyes folyamatok teljesen egyedi kezelésben is részesülhetnek.
Jelentések készítése és monitorozása:
Használj egy olyan kezelőfelületet, ami lehetővé teszi a valós-idejű monitorozást, valamint készíts a segítségével átlátható riportokat, amiket meg is oszthatsz másokkal.
Hozzáférés vezérlés:
A kifinomult nagyvállalati igényekre szabott jogosultsági besorolásoknak köszönhetően könnyedén megoszthatod a dokumentumokat azzal, akinek jogosultsága van hozzá, és szüksége van rá munkája során, legyen bárhol, bármikor.
Előírásoknak való megfelelés:
Felelj meg a nemzetközi adattárolási és adatvédelmi előírásoknak a Workflow Automation használatával, és válj meg biztonságosan a már lejárt határidejű dokumentumaidtól, amikre már nincs szükséged.

A Workflow Automation együttműködik más Iron Mountain^® termékekkel is, mint a Digital Mailroom, a Purchase Management és a Contract Management; valamint más nagyvállalati rendszerekkel és adatbázisokkal, mint például az SAP, MS Dynamics vagy az Oracle.

Contract Management

A jóváhagyási folyamat részeként egyszerűen ellenőrizhető a szerződéses pontoknak való megfelelőség.

Digital Mailroom

Az Iron Mountain^® Mailroom szolgáltatás segítségével a postával és futárral érkező papír alapú számlák gyorsan bekerülnek az egységes digitális munkafolyamatba.

Purchase Management

A számlák kifizetése könnyedén beleilleszthetővé válik a különböző beszerzési folyamatokba.

Az Iron Mountain^® Workflow Automation szolgáltatással egy újabb lépést tehetsz céged digitális transzformációja felé, miközben a munkafolyamatokat is látványosan hatékonyabbá teszed. Teremts rendet a káoszban, és alakíts ki, tarts fenn és felügyelj kiszámítható munkameneteket, amik felszabadítják kollégáidat a monoton operációs feladatok alól és növelik a szolgáltatás színvonalát.

Gyorsítsd fel a cégeden belüli információáramlást, ami nem csak csapatod produktivitásának fog jót tenni, de közvetetten céged bevételére is pozitív hatást tesz.