Accounts Payable szolgáltatás

Bevált gyakorlatokra vonatkozó útmutatók

Az Iron Mountain® Accounts Payable egyetlen rendszerbe integrálja a beérkező papír és elektronikus számlákat.

2021. május 10.6 perc

Beérkező papír- és elektronikus számlák egységes kezelése. Bármikor, bárhonnan.

A kihívás

A számlák gyors és pontos fogadása, feldolgozása nagy feladat minden cég számára. Ezt tovább nehezíti a digitális és analóg dokumentumok kavalkádja, különösképp, ha nincs egy rendszer, ami könnyedén összefogja ezeket. Egy papíralapú számla feldolgozása számos hibalehetőséget rejt magában, arról nem is beszélve, hogy mennyi időt vesz el feleslegesen munkatársaidtól. Ezt az időt fordíthatnád stratégia döntések meghozatalára, mint például a tranzakciós költségek csökkentése, a folyamatok ésszerűsítése vagy a beszerzéssel kapcsolatos megtakarítások megvalósításának biztosítására. A jogszabályok által támasztott megfelelőségi kihívásokat még nem is említettük.

Mit jelent ez számodra?

A rengeteg beérkező számla és számlához kapcsolódó dokumentum feldolgozása lassú, körülményes és költséges.
A papír alapú adatkezelés lassítja a feldolgozási időt, teret ad az emberi hibáknak és növeli a tranzakciós költségeket.
Kritikus számlák elkeveredhetnek, elfelejtődhetnek vagy illetéktelenek is hozzáférhetnek.
A vállalat dolgozói felesleges terheléssel szembesülnek, ami az alapvető fontosságú feladatoktól veszi el az időt és akár kulcsfontosságú határidők elmulasztásához is vezethet.
A jóváhagyáshoz szükséges információk vagy a kapcsolodó dokumentumok nem mindig állnak rendelkezésre.
Az adatok elemzése és átláthatósága igazi kihívást jelent.

Mi lenne ha...

…a digitális feldolgozás és jóváhagyás révén csökkenthetnéd az átfutási időt és növelhetnéd a hatékonyságot?
…a több telephelyes működés, a távoli hozzáférés, illetve a home office nem okozna többé nehézséget?
…egy rendszerben könnyedén átláthatnál minden adatot?
…korrekt, gyors és transzparens számlafizetési folyamatokkal erősíthetnéd a kiváló beszállítói kapcsolatokat?
…növelhetnéd az adatbiztonságot és a titkos adatok védelmét?
…mindeközben jelentősen csökkenthetnéd költségeidet?

Érdekesség

48%
Egy 2018-as felmérés során az alkalmazottak 48%-a a manuális adatbevitelt és a hatékony folyamatok hiányát nevezte meg, mint legnagyobb kihívást a munkafolyamataik során.

Forrás: AIIM, Paper free progress, 2016

Iron Mountain® Accounts Payable szolgáltatás

Az Iron Mountain^® Accounts Payable egyetlen rendszerbe integrálja a beérkező papír és elektronikus számlákat. A beépített munkamenetekből tetszőlegesen összetett folyamatok építhetők különböző eljárásrendeket (pl. soros, párhuzamos, egyirányú stb.) megvalósítva. A fejlett kivételkezelés lehetővé teszi a folyamatok tetszőleges elágaztatását, illetve egyes számlák teljesen egyedi kezelését. A riportok támogatást nyújtanak mind a pénzügyi tervezéshez, mind az adminisztráció hatékony irányításához.

Mit is jelent ez?

Számlák feldolgozása:
e-mail, papír, Digital Mailroom és egyéb felületen érkező számlák fogadása és biztonságos digitális feldolgozása, automatikus adatkinyerés NAV interface vagy OCR által
Számlák befogadása, ellenőrzése:
digitális aláírás, formai ellenőrzés, pénzügyi ellenőrzés
Számlák jóváhagyása, szakmai ellenőrzése, keret felügyelet:
soros, párhuzamos jóváhagyás
Számlák digitális aktákba sorolása és könyvelése:
számla, megrendelés, szerződés, projekt, TIG összefűzése egy aktába

Az Accounts Payable együttműködik más Iron Mountain^® termékekkel, mint a Digital Mailroom, Contract Management és Purchase Management; valamint más nagyvállalati rendszerekkel és adatbázisokkal, mint például az SAP, Microsoft Dynamics vagy az Oracle.

Digital Mailroom

Az Iron Mountain^® Digital Mailroom szolgáltatás segítségével a postával és futárral érkező papír alapú számlák gyorsan bekerülnek az egységes digitális munkafolyamatba.

Purchase Management

Az Iron Mountain^® Purchase Management szolgáltatás által könnyen visszakereshetővé válnak a számlához kapcsolódó beszerzési előzmények.

Contract Management

Az Iron Mountain^® Contract Management szolgáltatás segítségével a jóváhagyási folyamat részeként könnyedén ellenőrizhető a szerződéses pontoknak való megfelelőség.

Az Iron Mountain^® Accounts Payable szolgáltatással az elérhető legjobb technológiára tehetsz szert jelentős tőkebevonás és az IT osztály felesleges megterhelése nélkül. A digitális és fizikai számlák hatékony összekapcsolásához, bárhol is legyenek azok, használd ki szakértelmünket, a mindenkori legjobb technológiákat, hozzáértő szakembereinket és a több mint 65 évnyi tapasztalatot, amit a biztonságos tárolás és információkezelési szolgáltatások terén nyújtunk Neked.