Iron Mountain Purchase Management szolgáltatás

Bevált gyakorlatokra vonatkozó útmutatók

Tedd átláthatóvá és hatékonnyá céged komplex beszerzési folyamatait az Iron Mountain Purchase Management szolgáltatásával! Kezeld gördülékenyen a beszerzési igényeket, tedd lehetővé a csoportmunkát, és szabadulj meg a végeláthatatlan papírmunkától!

2021. szeptember 15.6 perc

Letöltés

Tedd átláthatóvá és hatékonnyá céged komplex beszerzési folyamatait az Iron Mountain Purchase Management szolgáltatásával! Kezeld gördülékenyen a beszerzési igényeket, tedd lehetővé a csoportmunkát, és szabadulj meg a végeláthatatlan papírmunkától!

A kihívás

A technológiai megoldásokkal nem támogatott beszerzési folyamatok komoly fennakadásokat okozhatnak a cégek életében. A beszerzési igények kezelése, a költségvetés egyeztetése, elfogadása, az árajánlatkérések menedzselése, majd a beérkező számlák és igazolások lekezelése még a több éves tapasztalattal rendelkező kollégák képességeit is próbára teszik, ha ezek mögött nem húzódik egy olajozottan működő munkafolyamat és platform. Az analóg és digitális formában érkező információk összessége káoszt okozhat a kommunikációban és a feladatok láncolatában, nem is beszélve a munka hatékonyságának jelentős csökkenéséről. Ilyen átláthatatlan beszerzési háttérrel nem meglepő, hogy cégek tömkelege küzd a lassú információáramlás-, a fenntarthatatlan beszállítói kapcsolatok-, és a cégen belüli félreértések problémájával.

Mit jelent ez számodra?

Az egymástól eltérő formátumban, analóg vagy digitális formában beérkező dokumentumok kezelése megnyújtja a beszerzési életciklus hosszát.
A komplex, több körös jóváhagyás és tender kezelés követhetetlenné válhat megfelelő háttérrendszer hiányában.
Növekszik az emberi hibák lehetősége, illetve az emberi erőforrásokon alapuló dependencia mértéke is.
Lassul a cégen belüli információáramlás, ezáltal növekszik a beszerzési folyamatok átfutási ideje.
Csökken a beszerzési folyamatok hatékonysága, majd ezek átláthatatlansága helyet ad a cégen belüli félreértéseknek.
Romlik a beszállítókhoz fűzött viszony a nehézkes egymás közötti, és cégen belüli egyeztetések miatt.

Mi lenne ha...

…különböző beszerzési típusokat egyszerűen kezelhetnél egy átlátható platformon?
…a távoli hozzáférés, illetve a home office nem okozna többé nehézséget a beszerzésnél sem?
…beszerzési folyamataidat integrálhatnád más nagyvállalati szoftvereiddel, hogy még hatékonyabbá tedd rendszered, és elérhetővé tehetnéd azt akár csoportok számára is?
…akár időpecsét hozzáadásával is tudnád támogatni a párhuzamos, vagy soros jóváhagyási rendszereidet?
…többet nem kellene aggódnod a beszerzési igények gyűjtése-, a költségvetések összehasonlítása-, és a beérkező igények priorizálása miatt?
…növelhetnéd az adatbiztonságot és az érzékeny adatok védelmét, és csökkenthetnéd az emberi hibák lehetőségét?

Érdekesség

63%
Tudtad, hogy a cégek majdnem kétharmada (63%-a) nem használ semmilyen technológiai megoldást a beszerzési folyamataik hatékonyságának mérésére?

Forrás: Zurich Insider, Supply chain resilience, 2018

Iron Mountain® Purchase Management szolgáltatás

A Purchase Management egy olyan digitális transzformációt elősegítő szolgáltatás, amivel a vállalatok letisztult, és könnyen kezelhető beszerzési folyamatokat alakíthatnak ki maguknak, és felügyelhetik azt, miközben búcsút mondhatnak a papír alapú munkavégzésnek.

Mit is jelent ez?

Igénykezelés:
A Purchase Management szolgáltatás hozzájárul ahhoz, hogy a vállalatok egyszerűen és gördülékenyen kezelhessék a következő lépéseket:

Beszerzési igények gyűjtése
Költségvetés tény-terv összehasonlítása
Igények priorizálása
Capex-Opex források hozzárendelése

Engedélyezés és jóváhagyás:
A megoldás fő funkciói támogatják a leányvállalatonkénti és szervezeti egységenkénti terv elkészítését, és annak soronkénti jóváhagyását, akár több szintű jóváhagyási folyamat esetén is.
Szerződéskezelés és számlázás:
Támogasd a tender győztessel történő szerződéskötés folyamatát. Tedd könnyebbé az adott beszerzéssel kapcsolatos számlák befogadását és feldolgozását.
Tenderezés:
Tedd egyszerűbbé a tender folyamatok lefutásának támogatását és kiértékelését.
A csoportmunka elősegítése, és további dokumentumok kezelése:
Tedd lehetővé a beszerzési munkacsoport digitális együttműködését, a visszajelzések gyűjtését, és kalkulációk, vagy opcionális dokumentumok hozzáadását.
Partnerminősítés:
A beszállítók folyamatos értékelésével transzparens partnerkapcsolatokat építhetsz ki. Egyszerűbbé teheted a jövőbeli beszállítók kiválasztását, ezzel ellenállóbbá téve céged a kiszolgáltatottság ellen.

A Purchase Management szolgáltatás együttműködik más Iron Mountain^® termékekkel is, mint a Mailroom és a Contract Management; valamint más nagyvállalati rendszerekkel és adatbázisokkal, mint például az SAP, Microsoft Dynamics vagy az Oracle.

Digital Mailroom

Az Iron Mountain^® Digital Mailroom szolgáltatás segítségével a postával és futárral érkező papír alapú számlák gyorsan bekerülnek az egységes digitális munkafolyamatba.

Contract Management

Az Iron Mountain^® Contract Management szolgáltatás segítségével a jóváhagyási folyamat részeként könnyedén ellenőrizhető a szerződéses pontoknak való megfelelőség.

Az Iron Mountain^® Purchase Management szolgáltatással egy újabb lépést tehetsz céged digitális transzformációja felé, miközben a beszerzési folyamataidat is látványosan hatékonyabbá teszed. Teremts rendet a káoszban, alakíts ki, tarts fenn és felügyelj kiszámítható beszerzési munkafolyamatokat. Rövidítsd le cégeden belül a beszerzési procedúrát, ami nem csak csapatod hatékonyságának fog jobbat tenni, de közvetetten céged bevételére is pozitív hatást fejt ki.