Iron Mountain® Scan and View – Dokumentum szkennelés és digitális tárolás

Üzleti kihívás

A manuális dokumentumkezelés akadályozza a digitális átalakulást, mivel megnehezíti, hogy a felhasználóknak ott és akkor nyújtsunk információt, ahol és amikor arra szükség van – és mindezt a vállalat által megkövetelt biztonság, megfelelőség és fenntarthatóság biztosítása mellett.

Következmény

• A papíralapú dokumentumok ellehetetlenítik az adatokhoz való bárhol és bármikor történő hozzáférést. Ezzel gátolják a termelékenység növelését, és nehezítik a távoli munkavégzést.
• A papíralapú dokumentumok negatívan befolyásolják a fenntarthatóságot. Külön költségvetésre van szükség a papír és a papír tárolására vonatkozóan is.
• A papíralapú és elektronikus dokumentumok (például számlák, szerződések és egyéb üzleti szempontból kritikus információk) kezelése a silózott rendszerekben akadályozza az átláthatóságot és az ellenőrizhetőséget, miközben bonyolítja az adatbiztonságot.

Mi lenne, ha…

Automatizálnád a dokumentumkezelést, hogy:

• Növeld a hatékonyságot és a termelékenységet, beleértve a távoli dolgozók támogatását is.
• Papírmentessé válj, vagy minimális papírmennyiséget használj, és ezzel hozzájárulj a fenntarthatósági célokhoz, miközben a költségeket is csökkented.
• Javítsd az adatbiztonsági és megfelelőségi képességeket.

Iron Mountain® Scan and View megoldás

Szakértőink az Iron Mountain Scan and View megoldás segítségével a következőkben támogatnak:

• A korábbi dokumentumok digitalizálása:

  Digitalizálhatod az összes papíralapú dokumentumot, például számlákat, szerződéseket, ügyféladatokat, humánerőforrás-nyilvántartásokat és egyéb üzleti szempontból kritikus dokumentumot, vagy megteheti ezt helyetted az Iron Mountain. Az optikai karakterfelismerés (OCR) a tartalom kinyerésével egyszerűen kereshető dokumentumokat biztosít. Az alacsony kódigényű, illetve kódolást nem igénylő képességek segítségével az automatizált munkafolyamatokat még inkább egyedi igényeidhez igazíthatod a gyorsabb és pontosabb eredmények érdekében.

• Adatok platformok közötti összekapcsolása:

  A meglévő rendszerekkel való integráció lehetővé teszi az adatok platformok közötti összekapcsolását és a silók lebontását. Dinamikus vagy statikus munkafolyamatokat, illetve a szerződés típusára vagy részlegére vonatkozó különböző folyamatokat határozhatsz meg.

• Elérés biztosítása bármikor, bárhonnan:

  A jóváhagyott csapattagok egyetlen webes portálon, a biztonságos vállalati tartalomkezelő (ECM) platformunkon keresztül kereshetik és érhetik el egyszerűen a szerződéseket. Az e-aláírás integrálásával egyszerűsíthető a szerződés jóváhagyása, és javítható az ügyfélélmény.

• A vállalkozása védelme:

  Tartalomplatformunk megfelel az iparági szabványoknak és auditálási, nyomonkövetési és jelentéstételi funkciókat biztosít, amelyek segítségével időben reagálhatsz az ellenőrzésekre és a felfedési kérelmekre.

• A teljes életciklus kezelése:

  Az Iron Mountain a fizikai dokumentumokat biztonságos tárolás vagy megsemmisítés útján kezeli, illetve igény szerint vissza is küldheti azokat.

Az eredmények kihatnak a mindennapi működésre, így a következő előnyöket is élvezheted:

• Információk és dokumentumok gyorsabb keresése:

  Tölts kevesebb időt a szükséges dolgok keresésével, és többet a stratégiai értékteremtő tevékenységekkel.

• A vállalkozás védelme a kockázatoktól:

  Automatizáld a dokumentumkezelési folyamatot, hogy naprakész, pontos SLA-kat biztosíthass.

• A biztonság és az ellenőrizhetőség javítása:

  A bizalmas üzleti információk hatékonyabb védelme a hatékony hozzáférés-ellenőrzéseknek, biztonsági szabályoknak és jelentéskészítésnek, valamint az auditálási és felfedezési megfelelőséget leegyszerűsítő funkcióknak köszönhetően.

Az Iron Mountain^® Scan and View szolgáltatás segítségével a digitális transzformáció útjára léphetsz, profitálva a papírhasználat újragondolásából, az adatkezelés modernizálásából, megnyitva a lehetőséget az automatizálás bevezetéséhez, gyorsabban elérve bármely dokumentumod, védve ezzel befektetésed és minimalizálva a kockázatokat, melyek vállalkozásodat érintik. Ezen célok eléréséhez használd ki szakértelmünket, a mindenkori legjobb technológiákat, hozzáértő szakembereinket és a több mint 65 évnyi tapasztalatot, amit a biztonságos tárolás és információkezelési szolgáltatások terén nyújtunk Neked.