Smart Records Cleanup Suite
Heeft u archiefstukken opgeslagen zonder duidelijke beschrijving van de inhoud?
Om uw archief goed te beheren en keuzes te maken over de verwijdering van items, moet u weten wat u allemaal heeft en wie de eigenaar van elke archiefdoos is.
Als u dit niet weet, kunt u geen actie ondernemen en zult u uw archiefstukken veel langer bewaren dan nodig is. U zou elke doos handmatig kunnen gaan controleren, maar dat kost veel tijd en middelen. Helemaal als uw dossiers op meerdere locaties zijn opgeslagen. U kunt ook kiezen voor Iron Mountain Smart Reveal. Deze oplossing combineert uw oude informatie over de dozen met foto's van de binnen- en buitenkant van elke doos, zodat u snel gegronde beslissingen over de inhoud kunt nemen.
U krijgt alle benodigde informatie om weloverwogen actie te ondernemen, zoals:
Metadata en beschrijving updaten
Doos naar Gegevensinvoer sturen
Doos naar de eigenaar sturen
Documenten digitaliseren
Inhoud van de doos vernietigen
Smart Reveal
Oplossing in het kort
Archiefdozen opsporen met weinig tot geen beschrijvende informatie.
Foto’s maken van elke doos, een bovenaanzicht van de inhoud en extra foto’s naar uw wensen.
Foto’s bekijken via onze beveiligde portal. U kiest wat er met elke doos moet gebeuren.
Met Iron Mountain Smart Reveal kunt u:
Ontdekken wat u heeft
Krijg volledig inzicht in uw archiefinventaris, zodat u de juiste acties kunt nemen.
Weloverwogen beslissingen nemen over bewaren, vernietigen of digitaliseren
Stop met alles bewaren, alles te digitaliseren of documenten te vernietigen nog voordat de bewaartermijn voorbij is. Weet zeker dat u de juiste beslissing neemt over elke doos.
Opslagkosten en -risico’s beperken
Alles archiveren verhoogt uw kosten en zorgt voor risico’s rond compliance en gegevensverlies. Betaal niet langer om informatie op te slaan die u helemaal niet meer hoeft te bewaren.
De productiviteit verhogen
Verhoog de snelheid en efficiëntie van uw organisatie: geef medewerkers de mogelijkheid om te vinden wat ze nodig hebben en snel beslissingen te nemen.
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik welke archiefdozen geschikt zijn voor Smart Reveal?
Kan Iron Mountain me helpen beslissen welke archiefdozen het Smart Reveal-proces moeten doorlopen?
Hoeveel foto’s krijg ik via Smart Reveal?
Werkt Smart Reveal ook voor archiefstukken die niet van papier zijn?
Wat heeft Iron Mountain van mij nodig om een Smart Reveal-project op te zetten?
Kan ik zelf bepalen hoeveel dozen ik door het Smart Reveal-proces wil laten lopen?
Is er een minimum aantal dozen nodig om Smart Reveal te gebruiken?
Mijn archief is verspreid over verschillende opslagfaciliteiten. Kan ik op elke locatie dezelfde ervaring verwachten?
Zijn er nog meer oplossingen waarmee ik mijn archief kan opschonen?
Smart Reveal is slechts één onderdeel van de Iron Mountain Smart Records Cleanup Suite. Zo helpt Iron Mountain Smart Sort u met het sorteren van uw documenten op vernietigingsdatum, soort, status, een uniek kenmerk of wat u maar wilt. Ga voor meer informatie naar ironmountain.com/nl-nl/smartsort.
Ook interessant
Neem contact met ons op
Telefoonnummer
Bel met de specialisten van onze klantenservice voor vrijblijvend advies of een offerte
Contactformulier
Deel uw vraag en een van onze specialisten neemt binnen één werkdag contact met u op
Iron Mountain Connect™
Log in op onze Iron Mountain Connect™ klantenportal
Iron Mountain SecureSync®
Log in op onze Iron Mountain SecureSync® klantenportal.