5 farmaceutische bedrijven ontwikkelen wereldwijd informatiebeheerbeleid

Betere processen en lagere kosten dankzij aanpak van informatiesilo’s

De uitdaging

Om de bedrijfsvoering te verbeteren en de kosten te verlagen hadden vijf farmaceutische bedrijven vaste kaders nodig voor hun information governance in meerdere landen. Maar de wetgeving rond compliance verschilt per land, staat en overheid. Met privacywetten van meer dan 80 landen en meer dan 14.000 voorschriften voor life sciences-praktijken, is informatiebeheer op wereldschaal een flinke opgave.

Er ontstonden politieke en procedurele problemen toen de bedrijven moesten aantonen dat ze onbekende voorschriften naleefden. De verantwoordelijke directeuren wisten wat er nodig was: voortdurende teamondersteuning en samenwerking, ondanks frequente veranderingen in de bedrijfsstructuur.

De oplossing

Iron Mountain werkte samen met governance-medewerkers en informatiebeheerders aan een werkbare aanpak op basis van het Policy Center. Dit is een cloud-based platform voor bewaar- en privacybeleid waarmee gebruikers makkelijker hun compliance kunnen bijhouden en aantonen. De consultants van Iron Mountain hielpen bij het prioriteren van pilots op basis van meerdere risicocriteria.

Door zich te richten op faciliteiten met een hoger risico, lukte het de teams om governance- frameworks te definiëren en beheerrichtlijnen op te stellen. Deze konden wereldwijd worden toegepast en bijgewerkt in het geval van veranderende regelgeving.

Naarmate ook regionale vestigingen met Policy Center begonnen, werkte het lokale personeel samen met hun informatiebeheerteam om templates aan te passen en ervoor te zorgen dat aan alle behoeften werd voldaan.

De resultaten

De vijf internationale bedrijven hebben nu volledig inzicht in hun informatiebeheer. Ook kunnen ze hun compliance nu veel beter aantonen en verdedigen via:

• Dashboard-tracking van beheerstatistieken en -besparingen
• Tools om gegevens makkelijk terug te vinden en verdedigbaar te vernietigen
• Regelmatige updates voor alle locaties
• Regionale en lokale administratieve ondersteuning bij het implementeren van beleidsupdates

Het Policy Center-platform van Iron Mountain werd uiteindelijk een centraal onderdeel van ieder farmaceutisch bedrijf en transformeerde hun manier van internationaal informatiebeheer.

De situatie

• Sales in 60+ landen op alle contenten
• Meerdere internationale productie- en onderzoeksfaciliteiten
• Inconsistent en gesegregeerd lokaal informatiebeheer
• Teams moeten omgaan met veranderende wetgeving en bedrijfsherstructureringen

Onze oplossing

• Hulp bij het definiëren van frameworks voor wereldwijde information governance
• Gefaseerde implementatie van Policy Center op basis van compliance-risicoanalyse

Grootste voordelen

• Bewaarschema's goed gedocumenteerd en automatisch bijgehouden
• Beheerprocessen in alle vestigingen gestandaardiseerd
• Regelmatige controle en verspreiding van aangepaste vereisten
• Betere ondersteuning van fusies, overnames en afstotingen