UWV versterkt dienstverlening met tijdige en meer accurate informatieverstrekking

Geen gesleep meer met dozen

Als onderdeel van het contract beheren de specialisten van Iron Mountain zo’n 340.000 dozen met daarin 6,8 miljoen dossiers, waarvan er na afloop van de wettelijke bewaartermijn ruim anderhalf miljoen moeten worden vernietigd.

“Iron Mountain heeft alles geregeld, van de overdracht van een andere leverancier tot en met een gedegen indexering van de gearchiveerde dossiers,” vertelt Herman de Vries, Business Controller bij UWV. “Via de online klantenportal Iron Mountain Connect kunnen we nu met een paar muisklikken gedetailleerde rapporten uitdraaien, of een papieren dossier opvragen, dat dan binnen 24 uur wordt geleverd.”

Het documentvolgsysteem is een van de grootste verbeteringen. Systeembeheerders kunnen nu voor het eerst duidelijk zien welke dossiers zijn opgevraagd, door wie en hoe lang. Ze kunnen de opvrager zonodig vragen de documenten te retourneren naar het archief, zodat ze makkelijker kunnen worden gedeeld met andere afdelingen of instanties.

“We zien de opvraag van papieren dossiers dankzij de digitalisering gestaag teruglopen,” aldus Kortzorg. “En met de 20 tot 30 procent kostenbesparing die we hebben gerealiseerd door de consolidatie met Iron Mountain kunnen we toekomstige scanprojecten versnellen.”

Snel, accuraat en veilig

Bijna 1,2 miljoen Nederlanders zijn voor hun inkomen afhankelijk van het UWV. Ze kunnen erop vertrouwen dat al hun arbeids- en inkomensgegevens correct zijn gerubriceerd, geadministreerd en veilig opgeslagen, op één plek. En het opvragen, beoordelen en bijwerken van documenten gaat nu sneller.

“Met het oog op tijdige informatieverstrekking, besluitvorming en dienstverlening is het zaak dat medewerkers snel de juiste informatie kunnen vinden,” zegt De Vries. “Zeker waar het gaat om gevoelige zaken of het behandelen van bezwaren of geschillen. Dat is precies wat Iron Mountain ons biedt.”

Een ander succes van het project was de herplaatsing van verschillende archiefmedewerkers op meer bevredigende functies. Bovendien heeft de organisatie de kosten en risico’s verminderd van het onnodig bewaren van documenten die vernietigd mogen worden. En het is nu makkelijker om de opslagbehoeften op en af te schalen, en daarbij recht te blijven doen aan de eisen van informatie governance en naleving van de AVG en andere wet- en regelgeving.

“Efficiënt documentbeheer betekent dat vragen van burgers sneller en accurater beantwoord kunnen worden,” besluit De Vries. “Onze mensen kunnen nu gemakkelijker papieren documenten raadplegen, waardoor de reactietijden worden verkort en de burger beter wordt bediend.”