North West Anglia NHS Foundation Trust

Digitale dossiers verbeteren de productiviteit en patiëntenzorg

Zorg op de eerste plaats

North West Anglia NHS Foundation Trust runt vijf drukbezochte ziekenhuizen en bedient een groeiende gemeenschap van 700.000 inwoners, met 6.550 medewerkers en vrijwilligers op zes locaties.

De organisatie is gericht op het leveren van veilige, effectieve en kwalitatief hoogwaardige zorg en maakt ook behandeling dichter bij huis mogelijk. Het dagelijkse succes is sterk afhankelijk van efficiënt informatiebeheer.

“Wanneer een patiënt het ziekenhuis bezoekt, maken we een dossier aan dat tussen verschillende specialisten en afdelingen wordt verplaatst”, zegt Deborah Dearden, Assistant General Manager of Health Records and Outpatient Administration. “We moeten ook oude medische dossiers en bedrijfsmateriaal bewaren, zoals financiële en apotheekgerelateerde documenten.”

Nooit meer zoeken naar papieren

Om de overgang van fysieke naar digitale dossiers te beginnen zocht North West Anglia NHS Foundation Trust een scanoplossing.

“We hadden een leverancier nodig die onze processen begrijpt en weet wat er komt kijken bij het beheren van dossiers en aantekeningen”, aldus Deborah. “Voorheen ging één op de tien afbeeldingen verloren door een softwarefout. We moesten dan de papieren documenten handmatig opzoeken, wat een enorme druk legde op de toch al overbelaste middelen.”

De organisatie raadpleegde Iron Mountain®. “We kregen een gedetailleerd schema waarin stond hoe Iron Mountain met ons zou samenwerken om het scannen opnieuw op te zetten, te testen en te lanceren. Dat stelde ons gerust en was precies wat we nodig hadden”, voegt Deborah toe.

Patiëntendossiers binnen 24 uur digitaal

De Iron Mountain-oplossing, die samen met de belanghebbenden en eindgebruikers van North West Anglia NHS Foundation Trust is ontwikkeld, combineert veilige externe archiefopslag met efficiënt scannen. Telkens wanneer een patiënt het ziekenhuis bezoekt, wordt er een dossier aangemaakt en naar Iron Mountain gestuurd.

De documenten worden gescand door een toegewijd Iron Mountain-team en binnen 24 uur als digitale beelden teruggestuurd. Oude patiëntendossiers worden op verzoek gescand. Er zijn wekelijkse gesprekken over alle updates en maandelijkse vergaderingen om de service te bespreken.

Vroeger was het lastig om het groeiende papieren archief bij te houden. Het personeel van North West Anglia NHS Foundation Trust moest soms dagenlang zoeken of rondvragen naar een specifiek dossier. Er was ook kans dat dossiers zoekraakten of verloren gingen, waardoor de afspraak of operatie van een patiënt geannuleerd moest worden. Gelukkig is die tijd voorbij.

“Het komt zelden meer voor dat we notities niet kunnen vinden”, zegt Diane Quinn, Health Records Manager. “Iron Mountain zorgt voor een snelle afhandeling. Wij leveren een lijst met patiënten, meestal een paar weken voordat zij naar het ziekenhuis moeten. Iron Mountain haalt oude documenten en dossiers op en stuurt ze terug als digitale beelden die we kunnen uploaden naar ons platform.”

Meer ruimte en tijd voor betere zorg

De overstap naar digitale dossiers heeft de toegang tot patiënteninformatie verbeterd, vooral voor multidisciplinaire teams. Vaak moesten teamleden zelf naar een locatie komen om papieren dossiers en aantekeningen te delen, wat dus onnodig werk en kosten opleverde. Nu kunnen ze samen documenten bekijken, gelijktijdig en op afstand, vanaf verschillende locaties. Dat bespaart artsen en administratief personeel kostbare tijd.

Ook de controle over dossiers is verbeterd. Als artsen bijvoorbeeld aantekeningen moeten maken, schrijven ze die nu op papier met een streepjescode. Het systeem herkent de notitie en neemt deze op in het bestaande dossier van de patiënt wanneer deze wordt ontslagen. Documenten worden dus niet meer op de verkeerde plek bewaard.

Door het archiefbeheer uit te besteden kon North West Anglia NHS Foundation Trust ook meer dan 10.000 vierkante meter opslagruimte vrijmaken.

Deborah Dearden besluit: “De productiviteit is gestegen, terwijl de personeelsbezetting en de kosten zijn gedaald. Bovendien is het veel makkelijker om toegang te krijgen tot medische informatie, wat ons uiteindelijk helpt om episodes te koppelen en de patiëntenzorg te verbeteren. We zijn al bezig om andere locaties aan te sluiten en het succes daar te herhalen.”