Uitkeringsaanvragen, COVID-19 en de digitale postkamer

Uitdaging

Efficiënter omgaan met een stroom aan uitkeringsaanvragen in de fysieke postkamer.

Zeggen dat de coronapandemie een grote impact had op onze economie, is een extreem understatement.

En door veel COVID-gerelateerde ontslagen namen het aantal uitkeringsaanvragen en daarmee de hoeveelheid inkomende post enorm toe. Een van de grootste staten in Amerika greep deze periode aan om de activiteiten in de postkamer te stroomlijnen.

De postkamer wordt over het algemeen gezien als een traditionele backoffice-functie, maar door de pandemie kwam deze in de schijnwerpers te staan. De Amerikaanse staat in dit praktijkvoorbeeld wilde het proces rond uitkeringen versnellen en tegelijkertijd het juiste beleid toepassen om te voldoen aan de regelgeving en vertrouwelijkheidsvereisten.

Oplossing

Iron Mountain Digital Mailroom

Om alle uitkeringsaanvragen en ondersteunende documenten te verwerken, koos de staat voor onze oplossing Digital Mailroom. Deze is NIST 800-53-compliant en voldoet aan de voorschriften van de Amerikaanse overheid.

Door tienduizenden poststukken bij binnenkomst te digitaliseren, kon de staat inkomende aanvragen efficiënter verwerken en het bewaarbeleid toepassen.

Resultaat

Digital Mailroom ondersteunde de volledige verwerking van uitkeringsaanvragen voor 1.500 gebruikers, van documentinvoer tot digitalisering, classificering en veilige vernietiging.

• Gestroomlijnde postverwerking, efficiënter intakeproces en betere klantenservice
• Digitalisering en verwerking van tienduizenden uitkeringsaanvragen en ondersteunende documenten
• 1.500 gebruikers toegang gegeven tot Iron Mountain InSight^®, ons platform voor documentbeheer
• Data uit aanvragen gehaald, zodat de overheid documenten snel kan zoeken en vinden
• NIST 800-53-compliant

We digitaliseerden niet alleen tienduizenden aanvragen, maar haalden ook gegevens uit die formulieren voor nog snellere klantenservice.

Ontdek meer over Digital Mailroom