Digital Mailroom service

Uitdaging

Papierloos werken? Dat is lastig wanneer er nog steeds papieren post binnenkomt en wanneer uw organisatie zonder die papieren niet kan blijven draaien. Maar in traditionele postkamers met handmatige, tijdrovende sortering is een foutje helaas snel gemaakt. Daarnaast kunnen uw collega’s op afstand niet veilig en op tijd naar hun papieren post kijken.

Als u die toegang wilt verbeteren, fouten wilt voorkomen én tegelijk bedrijfsruimte wilt besparen, is het tijd voor een gestroomlijnd postproces. Iron Mountain helpt.

Oplossing

De SaaS-oplossing Iron Mountain^® Digital Mailroom helpt u de operationele efficiëntie te verbeteren door papieren post te digitaliseren, uw collega’s veilige toegang te geven, documentgerichte processen te automatiseren en uw gegevens binnen de hele organisatie met elkaar te verbinden. Deze end-to-end-oplossing biedt u een controleerbare chain of custody voor fysieke en digitale documenten.

Zodra uw post door ons is gedigitaliseerd, wordt deze automatisch doorgestuurd naar de beoogde ontvanger via workflows gebaseerd op kerngegevens. U bepaalt zelf wie de post kan opslaan, doorzoeken en openen in het beveiligde online platform. Via dashboards heeft u altijd zicht op de efficiëntie. Dankzij integratieopties met gangbare bedrijfssystemen kunt u gegevens uit verschillende platforms met elkaar verbinden en ze downloaden of beschikbaar maken voor eindgebruikers. Na digitalisering kunt u de papieren post naar uzelf laten terugsturen of door ons laten bewaren of vernietigen.

Hoe werkt het?

Uw voordelen

• VEILIG INZIEN EN ONTVANGEN van gedigitaliseerde post in een beveiligde online opslag, altijd en overal.
• GEAUTOMATISEERDE DOCUMENTGERICHTE PROCESSEN waardoor de samenwerking verbetert.
• VOLLEDIG TRACEERBARE POST vanaf het eerste ophaalmoment tot de ontvangst door de beoogde ontvanger.
• INZICHT IN DE EFFICIËNTIE via visuele dashboards vereenvoudigt uw besluitvorming.
• KOPPELING VAN DATA in uw platforms en bedrijfssilo’s verhoogt de efficiëntie.