Ontdek wat er in uw archiefdozen verstopt zit

Krijg zicht op uw archief en neem weloverwogen beslissingen met Iron Mountain Smart Reveal

Zakelijke uitdaging

Als archiefstukken zónder metadata of een beschrijving worden opgeslagen, weet u niet wat u heeft en kunt u geen weloverwogen beslissingen nemen over wat u moet bewaren, vernietigen of digitaliseren. De ontbrekende informatie verzamelen is een moeizaam proces waarbij de inhoud van elke doos handmatig moet worden bekeken en gedocumenteerd. Wat als u geen budget, personeel, expertise, tijd en ruimte heeft voor zo’n enorm project?

Wat dit voor u betekent

Zonder een grondig inzicht in uw archief – en dus de mogelijkheid om onderbouwde beslissingen te nemen – kunt u niet anders dan uw archiefstukken voor eeuwig te bewaren. Dit leidt niet alleen tot onnodige kosten en risico’s, maar beperkt ook uw vermogen om informatie te vinden of snel te reageren op wettelijke eisen, fusies, overnames en afstotingen.

Heeft u…

• documenten bewaard met weinig of geen beschrijvingen op de doos?
• dozen met onbekende inhoud?
• behoefte om te weten wat er in deze dozen zit?
• deze dozen al langer bewaard dan nodig is?
• niet de middelen, tijd en ruimte om de dozen zelf uit te zoeken?
• geen zin om aan een opruimproject te beginnen?

Als u een van deze vragen met ja heeft beantwoord, dan is Iron Mountain Smart Reveal iets voor u.

Ongeveer 20% van de papieren documenten is opgeslagen in dozen met weinig of geen metadata.* Dit maakt een archiefopschonen ongelooflijk moeilijk.

* De Records Identification and Cleanup Priorities Survey werd uitgevoerd door een externe leverancier in april 2022.

Leer uw archiefstukken door en door kennen

Krijg metadata van dozen zodat u over de inhoud kunt beslissen

Smart Reveal is een kosteneffectieve oplossing die zowel foto’s als informatie verschaft over dozen met archiefstukken waarvan de inhoud onbekend is. Zo kunt u makkelijker bepalen wat u moet doen: bewaren, verdedigbaar vernietigen, metadata bijwerken, eigenaar toewijzen, archiefstukken digitaliseren of wat u maar wilt.

Smart Reveal maakt foto’s van de buitenkant van elke doos plus een bovenaanzicht van de binnenkant om vast te stellen wat erin zit. De oplossing levert ook bestaande historische metadata zodat u alles heeft om de inhoud van elke doos te kunnen beoordelen en een weloverwogen beslissing te nemen over de volgende actie.

Voorbeelden van acties:

• Metadata en beschrijvingen van dozen direct updaten
• Bepaalde dozen vernietigen
• Rechtmatige eigenaar aanwijzen
• Dozen naar Gegevensinvoer sturen
• Dozen verzenden voor verdere controle
• Documenten digitaliseren
• Aantal en hoek van foto’s aanpassen voor uw beoordeling