Kategoria archiwalna (A, B) – podział i oznaczenie

Kategoria archiwalna jest istotna pod kątem określenia, jak długo dokumentacja powinna być przechowywana oraz jakie są procedury, aby ją przetwarzać, przechowywać i ostatecznie usunąć. Ten artykuł ma na celu dostarczenie konkretnych i przydatnych informacji, które pomogą w efektywnym zarządzaniu dokumentacją oraz w zrozumieniu roli i znaczenia różnych kategorii archiwalnych.

Jakie są oznaczenia kategorii archiwalnej?

Kategorie archiwalne to klasyfikacje przydzielane dokumentacji w celu określenia jej czasu przechowywania i sposobu przetwarzania.

Kategoria archiwalna A

Dokumenty w kategorii A są uważane za bardzo ważne. Musisz przechowywać je przez cały czas (w sposób kontrolowalny i bezpieczny) ze względu na ich wartość prawną, administracyjną lub historyczną.

Są to m.in. akta konstytucyjne (np. ustawy zasadnicze) lub następujące dokumenty:

• prawnicze o wyjątkowej ważności,
• historyczne (np. mapy),
• administracyjne o fundamentalnym znaczeniu (np. dokumenty związane z systemami podatkowymi),
• kulturowe,
• związane ze sztuką,
• naukowe i badawcze,
• religijne.

Zobacz teraz: Obieg dokumentów w firmie – jak go usprawnić?

Kategoria archiwalna BC

Kategoria BC, wtórna, oznacza dokumentację charakteryzującą się tzw. krótkotrwałym znaczeniem, przechowywana w okresie nie dłuższym niż rok. Obejmuje zazwyczaj korespondencję codzienną, notatki służbowe oraz pozostałe informacje tymczasowe potrzebne wyłącznie przez krótki okres. Po upływie roku dokumentację tego rodzaju można śmiało poddać bezpiecznemu niszczeniu w sposób zgodny z przepisami prawa, ekonomiczny i ekologiczny.

Kategoria archiwalna B5

Kategoria archiwalna B5 odnosi się do specyficznej podkategorii dokumentów w kategorii B. Wymagają one przechowywania przez określony czas – w tym przypadku przez 5 lat. Jeżeli kategoria byłaby oznaczona jako B10, materiały trzeba gromadzić przez 10 lat. Dotyczy to akt o wartości użytkowej dla danej organizacji.

Kategoria a archiwum – różnice

Kategoria archiwalna A różni się od innych kategorii, gdyż zawiera dokumenty o największej wartości prawnej, administracyjnej lub historycznej, które należy przechowywać przez cały czas.

Taka dokumentacja wymaga specjalnych środków ochrony i procedur przetwarzania, aby zapewnić jej bezpieczeństwo i ochronę przed utratą, uszkodzeniem lub nieuprawnionym dostępem.

Jeżeli interesuje Cię wdrożenie kompleksowej strategii zarządzania danymi, które trzeba przechowywać przez długi czas lub nawet na stałe – zdecyduj się na rozwiązanie Iron Mountain, czyli bezpieczne i sprawne zarządzanie danymi.

Dowiedz się więcej: Przechowywanie i niszczenie dokumentów księgowych – co warto wiedzieć?

Kategoria archiwalna A – ile lat przechowywania?

Dokumenty należące do kategorii archiwalnej A są uznawane za materiały o najwyższej wartości i znaczeniu. Wiąże się to zazwyczaj z wymogiem ich stałego przechowywania. Dla tych dokumentów nie określa się konkretnej liczby lat przechowywania, ponieważ mają one ponadczasową wartość historyczną, prawną lub administracyjną.

Zarządzanie dokumentami jak to robić w praktyce. Odsłuchaj webinar i poszerz swoją wiedzę w zakresie cyfrowego bezpieczeństwa!

FAQ – najczęstsze pytania i odpowiedzi

1. Jakie są kategorie archiwalne?

Kategorie archiwalne są klasyfikacjami przydzielanymi dokumentom, określające zasady ich przechowywania. Główne kategorie to A, B i C, lecz mogą istnieć także podkategorie. Na przykład, B5, która oznacza, że dokumenty mają być przechowywane przez 5 lat, a B15 – przez 15 lat.

2. Kategoria archiwalna A – co oznacza?

Kategoria archiwalna A oznacza, że dany dokument ma wyjątkową wartość, czy to prawną, historyczną, czy administracyjną, i wymaga przechowywania stałego. Dla tego typu materiałów obowiązują szczególne środki ostrożności i procedury, aby zapewnić ich integralność, bezpieczeństwo i dostępność. To kluczowa kategoria, której przestrzeganie gwarantuje zgodność z przepisami i ochronę ważnych informacji.