Kategoria archiwalna (A, B) – podział i oznaczenie

Kategoria archiwalna jest istotna pod kątem określenia, jak długo dokumentacja powinna być przechowywana oraz jakie są procedury, aby ją przetwarzać, przechowywać i ostatecznie usunąć. Ten artykuł ma na celu dostarczenie konkretnych i przydatnych informacji, które pomogą w efektywnym zarządzaniu dokumentacją oraz w zrozumieniu roli i znaczenia różnych kategorii archiwalnych.

Kategorie archiwalne dokumentów – czym właściwie są?

Kategorie archiwalne dokumentów służą do określenia wartości i czasu przechowywania różnych rodzajów dokumentów w archiwach. Dzięki temu możliwa jest skuteczna organizacja zasobów oraz zarządzanie dokumentacją w sposób zapewniający zgodność z przepisami prawa. Kategorie te definiują, które dokumenty należy przechowywać trwale, a które można zniszczyć po określonym czasie. Klasyfikacja archiwalna pozwala również na kontrolowanie dostępu do dokumentacji, co ma kluczowe znaczenie w kontekście ochrony danych i informacji.

Kategorie archiwalne A/B/BC/BE – co oznaczają?

Kategorie archiwalne to klasyfikacje przydzielane dokumentacji w celu określenia jej czasu przechowywania i sposobu przetwarzania.

Kategoria archiwalna A

Dokumenty mające oznaczenie kategorii archiwalnej A są uważane za bardzo ważne. Musisz przechowywać je przez cały czas (w sposób kontrolowalny i bezpieczny) ze względu na ich wartość prawną, administracyjną lub historyczną.

Są to m.in. akta konstytucyjne (np. ustawy zasadnicze) lub następujące dokumenty:

• prawnicze o wyjątkowej ważności,
• historyczne (np. mapy),
• administracyjne o fundamentalnym znaczeniu (np. dokumenty związane z systemami podatkowymi),
• kulturowe,
• związane ze sztuką,
• naukowe i badawcze,
• religijne.

Zobacz też: Obieg dokumentów w firmie – jak go usprawnić?

Kategoria archiwalna BC

Kategoria BC, wtórna, oznacza dokumentację charakteryzującą się tzw. krótkotrwałym znaczeniem, przechowywana w okresie nie dłuższym niż rok. Obejmuje zazwyczaj korespondencję codzienną, notatki służbowe oraz pozostałe informacje tymczasowe potrzebne wyłącznie przez krótki okres. Po upływie roku dokumentację tego rodzaju można śmiało poddać bezpiecznemu niszczeniu w sposób zgodny z przepisami prawa, ekonomiczny i ekologiczny - chyba, że przepisy stanowią inaczej.

Kategoria archiwalna B5

Kategoria archiwalna B5 odnosi się do specyficznej podkategorii dokumentów w kategorii B. Wymagają one przechowywania przez określony czas – w tym przypadku przez 5 lat. Jeżeli kategoria byłaby oznaczona jako B10, materiały trzeba gromadzić przez 10 lat. Dotyczy to akt o wartości użytkowej dla danej organizacji.

Kategoria archiwalna BE

Kategoria archiwalna BE oznacza dokumenty, które musisz przechowywać przez określony czas, a po jego upływie poddać ekspertyzie archiwalnej. Ekspertyza ta decyduje, czy dane materiały mają wartość historyczną, prawną lub administracyjną.

Jeśli podczas przeglądu nie zostanie stwierdzona potrzeba ich dalszego zachowania, wybrane detale zostaną przeznaczone do zniszczenia. Takie podejście zapewnia racjonalne gospodarowanie zasobami archiwalnymi, uwzględniając jednocześnie potencjalną długoterminową wartość dokumentacji.

Kategorie archiwalne dokumentacji – dlaczego warto je posiadać?

Kategorie archiwalne dokumentacji pozwalają na właściwe zarządzanie materiałami, określając czas ich przechowywania oraz sposób przetwarzania. Dzięki ich zastosowaniu możesz skutecznie organizować dokumentację i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami.

Posiadanie kategorii archiwalnych przynosi wiele korzyści, m.in.:

• uporządkowanie dokumentacji i kontrolę nad nią – kategorie pomagają zorganizować zasoby, umożliwiając szybkie znalezienie potrzebnych materiałów (łatwiejszy dostęp do danych skraca czas poszukiwań);
• zgodność z przepisami prawa – kategorie określają, które dokumenty musisz zachować, a które możesz zniszczyć (zabezpiecza Cię to przed naruszeniami przepisów dotyczących przechowywania danych);
• ochrona informacji o znaczeniu prawnym, historycznym i administracyjnym – właściwe oznaczanie dokumentów umożliwia ich selekcję pod kątem dalszej wartości (dokumenty kategorii A przechowywane są na stałe).

Kategoria a archiwum – różnice

Kategoria archiwalna A różni się od innych kategorii, gdyż zawiera dokumenty o największej wartości prawnej, administracyjnej lub historycznej, które należy przechowywać przez cały czas.

Taka dokumentacja wymaga specjalnych środków ochrony i procedur przetwarzania, aby zapewnić jej bezpieczeństwo i ochronę przed utratą, uszkodzeniem lub nieuprawnionym dostępem.

Jeżeli interesuje Cię wdrożenie kompleksowej strategii zarządzania danymi, które trzeba przechowywać przez długi czas lub nawet na stałe – zdecyduj się na rozwiązanie Iron Mountain, czyli bezpieczne i sprawne zarządzanie danymi.

Inteligentne rozwiązania do przetwarzania dokumentów i automatyzacji workflow

Nasze inteligentne rozwiązania do przetwarzania dokumentów i automatyzacji workflow oferują wsparcie w optymalizacji procesów biznesowych, eliminując zbędne manualne zadania. W pełni zdigitalizowany obieg dokumentów ułatwia szybki dostęp do informacji, wpływając na zwiększenie efektywności pracy.

Dzięki wykorzystaniu sztucznej inteligencji system automatycznie wyodrębnia dane z ważnych materiałów, pozwalając na ich natychmiastowe wykorzystanie w procesach decyzyjnych.

Funkcjonalności, które usprawnią Twoje procesy:

• automatyczna klasyfikacja dokumentów;
• cyfrowa platforma do szybkiego wyszukiwania danych;
• system wyodrębniający kluczowe informacje;
• integracja z istniejącymi procesami i systemami;
• możliwość tworzenia niestandardowych workflow.

Kategoria archiwalna A – ile lat przechowywania?

Dokumenty należące do kategorii archiwalnej A są uznawane za materiały o najwyższej wartości i znaczeniu. Wiąże się to zazwyczaj z wymogiem ich stałego przechowywania. Dla tych dokumentów nie określa się konkretnej liczby lat przechowywania, ponieważ mają one ponadczasową wartość historyczną, prawną lub administracyjną.

Zarządzanie dokumentami jak to robić w praktyce. Odsłuchaj webinar i poszerz swoją wiedzę w zakresie cyfrowego bezpieczeństwa!

Dowiedz się więcej: Przechowywanie i niszczenie dokumentów księgowych – co warto wiedzieć?