E-doręczenia krokiem w kierunku technologicznej dojrzałości przedsiębiorstw. Co wiemy na temat nowych przepisów?

E-doręczenia są kolejnym krokiem w kierunku digitalizacji przedsiębiorstw. W najbliższym czasie przedsiębiorcy będą musieli stawić czoła kolejnemu wyzwaniu: cyfryzacji korespondencji z urzędami. Sprawdź, co mówią przepisy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, kogo dotyczy i od kiedy należy dostosować się do zmian?

Czym są e-doręczenia i czy warto z nich korzystać?

E-doręczenie jest usługą, która umożliwia elektroniczny odbiór i wysyłkę korespondencji głównie pomiędzy przedsiębiorstwami a podmiotami sektora publicznego. Stanowi odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

E-doręczenia to pewnego rodzaju platforma, na której przedsiębiorcy, instytucje publiczne czy też osoby fizyczna (jeśli chcą) są uczestnikami elektronicznego obiegu dokumentów. Co ważne, jest to usługa zaufania - zapewnia pełną skuteczność prawną.

Według Pawła Michalskiego, Solutions Architect w Iron Mountain Polska:

„(…) nowe przepisy zrewolucjonizują funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw. (…) długofalowo mogą okazać się również kołem zamachowym dla cyfrowej transformacji, a także zaowocują wzrostem dojrzałości technologicznej firm w Polsce (…).”

Jak zacząć korzystać z e-doręczeń?

Aby skorzystać z elektronicznej korespondencji w swojej firmie, powinieneś:

1. Założyć i aktywować adres poprzez:
• biznes.gov.pl (opcja tylko dla prywatnych przedsiębiorstw) – umożliwia korzystanie z usług Poczty Polskiej S.A.),
• gov.pl (dla podmiotów publicznych).

Po dokonaniu wpisu do BAE, urzędy, które korzystają z e-doręczeń, będą prowadziły z Twoją firmą korespondencje wyłącznie drogą elektroniczną.

2. Wyznaczyć osobę lub firmę, która zajmie się prowadzeniem darmowej skrzynki na Koncie Przedsiębiorcy.

Jeśli Twoja firma jest wpisana do CEIDG, możesz samodzielnie pracować ze skrzynką lub wyznaczyć do tego zadania profesjonalnego administratora.

Jeśli widniejesz w rejestrze KRS, masz obowiązek mianować administratora Twojej skrzynki od e-doręczeń.

E-doręczenia – od kiedy wchodzi obowiązek elektronicznej korespondencji

Nowa ustawa jasno wskazuje terminy, po których korzystanie z adresu do e-doręczeń będzie obligatoryjne dla każdego przedsiębiorcy. Terminy e-doręczeń zostały podane w komunikacie z dnia 29 maja 2023 Ministra Cyfryzacji. Tam też oczywiście są podmioty zarejestrowane w CEiDG. Według założeń ustawy, e-doręczenia mają stać się powszechną formą korespondencji dla wszystkich podmiotów wpisanych do CEIDG.

Jakie daty wdrożenia e-doręczeń obowiązują poszczególne podmioty?

Termin obowiązku założenia skrzynki do rejestrowanego doręczenia elektronicznego:

Od 01.01.2025 r.

• Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy, ZUS, KRUS, NFZ oraz urzędy kontroli państwa
• Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe
• Zawody zaufania publicznego: adwokat, radca prawny, doradca podatkowy; notariusz wykonujący zawód

Od 01.01.2025 r.

Podmioty niepubliczne wpisane do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) do 31.12.2024 r.

Od 01.04.2025 r.

Podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) przed 01.01.2025 r.

Od 01.10.2029 r.

Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna

E-Doręczenia – czy warto prowadzić korespondencję elektroniczną

Posiadanie adresu ADE niesie ze sobą szereg wymiernych korzyści. Dzięki elektronicznej korespondencji:

• obniżasz koszty działalności (koszty związane z przygotowaniem, pakowaniem czy wysyłką tradycyjnej korespondencji);
• oszczędzasz czas pracowników na obsługę poczty tradycyjnej;
• e-doręczenia cechują się domniemaniem integralności danych;
• masz pewność co do wiarygodności dostawcy i odbiorcy danych;
• zapewniasz bezpieczeństwo przesyłki i chronisz swoją firmę przed nieużyteczną korespondencją (aby wysłać lub otrzymać korespondencję, musisz zatwierdzić dokument zaawansowaną pieczęcią elektroniczną lub podpisem elektronicznym);
• zabezpieczasz dokumenty przed malwersacją i niepożądanymi zmianami- każda zmiana jest sygnalizowana nadawcy i odbiorcy przesyłki;
• kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu czuwa nad integralnością korespondencji;
• Twoje dokumenty oznaczone są konkretną datą wysyłki i otrzymania (masz pełną kontrolę nad terminowością, ułatwiasz swoim pracownikom szybkie odnajdywanie określonych przesyłek); posiadasz dowody nadania i odebrania przesyłek.

E-doręczenia wyzwaniem dla polskiego biznesu

Przedsiębiorcy wciąż z pewną rezerwą patrzą na e-doręczenia. Od kiedy obowiązkowe stanie się ich wykorzystywanie – wciąż jest to niepewne, a terminy wejścia ustawy w życie, przesuwane.

Na pewno czas jest krótki, zarówno dla firm, jak i wszystkich operatorów zarządzających usługą. Wiele biznesów, póki co przygląda się tematowi, obserwuje pojawiające się informacje na temat e-doręczeń i wstrzymuje się z podejmowaniem konkretnych działań.

Paweł Michalski, Solutions Architect w Iron Mountain Polska twierdzi, że:

„(…) warto wykorzystać ten okres niepewności m.in. na przemyślenie procesów kancelaryjnych (Digital Mailroom). Korporacje z pewnością mają to już w pewnym stopniu za sobą, a wyzwaniem pozostaje znalezienie odpowiedniego partnera i pomysłu na techniczną implementację e-doręczeń, ale w przypadku sektora MŚP istnieje jeszcze niewykorzystany w pełni potencjał obsługi korespondencji, czego integralnym elementem wkrótce zostanie zapowiadana usługa zaufania. (…).”

Według eksperta, rynek usług związanych z zarządzaniem dokumentami diametralnie się zmieni. Dla klientów, którzy dotychczas korzystali z usług Digital Mailroom (kancelaria), będzie to czas poszukiwania usługodawców, którzy poprowadzą ich w całym procesie wprowadzenia e-doręczeń, ale także w pełnej cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa.

Zapamiętaj!

Od 1 stycznia 2025 r., urzędy będą zobowiązane do doręczania korespondencji na adres do e-doręczeń tylko wtedy, gdy taki adres został podany przez odbiorcę. Oznacza to, że tradycyjna korespondencja nadal będzie dopuszczalna, o ile odbiorca nie zażąda innego rozwiązania.

Digital Mailroom – Obsługa korespondencji firmowej

Usługa Digital Mailroom (kancelaria cyfrowa) jest idealnym rozwiązaniem na czas oczekiwania związany z obowiązkiem korzystania z e-doręczeń. Polega na automatyzacji procesów związanych z pocztą przychodzącą i wychodzącą.

Iron Mountain – wykorzystując najnowsze technologie – prowadzi cyfryzację korespondencji oraz automatyzuje jej klasyfikację i dystrybucję w obrębie przedsiębiorstwa. W ramach rozwiązania zarządza korespondencją tradycyjną i elektroniczną, dzięki czemu przedsiębiorstwo w łatwy sposób może prowadzić ujednolicenie i standaryzację w obiegu dokumentów.

W Digital Mailroom Twoja papierowa korespondencja jest skanowana i digitalizowana, aby udostępnić ją w formie elektronicznej Twoim pracownikom. Monitorowanie, odpowiednie formatowanie i sortowanie dokumentów elektronicznych zapewniają dostęp do spraw, dokumentów co ułatwia ich automatyczne przetwarzanie.

Korzyści wypływające z zarządzania pocztą w modelu Digital Mailroom

Wprowadzenie przejrzystości w dokumentacji firmowej, ich archiwizacja według optymalnych kryteriów oraz digitalizacja w dużym stopniu ułatwi i przyspieszy przejście pełnej transformacji cyfrowej dokumentów, w tym akces do usługi e-doręczeń.

E-doręczenia jako milowy krok w kierunku cyfryzacji przedsiębiorstw

Polscy przedsiębiorcy po raz kolejny stoją przed rewolucyjną zmianą. Presja legislacyjna wymusza na firmach podjęcie odpowiednich kroków w zakresie zarządzania dokumentacją. Wiąże się to z inwestycjami, koniecznością rozwoju zaplecza technologicznego organizacji oraz optymalizacją obiegu dokumentów. E-doręczenia są następnym krokiem w całym procesie cyfryzacji dokumentacji. Warto już dziś opracować odpowiednią strategię zarządzania informacją w firmie i wybrać profesjonalną firmę outsourcingową, która wesprze działania i pokieruje odpowiednio przedsiębiorstwo w jego digitalizacji.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, zachęcamy do kontaktu przez formularz kontaktowy.