E-doręczenia krokiem w kierunku technologicznej dojrzałości przedsiębiorstw. Co wiemy na temat nowej ustawy?

E-doręczenia są kolejnym krokiem w kierunku digitalizacji przedsiębiorstw. W najbliższym czasie przedsiębiorcy będą musieli stawić czoła kolejnemu wyzwaniu: cyfryzacji korespondencji z urzędami. Sprawdź, co mówi nowa ustawa z dnia 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych, kogo dotyczy i od kiedy należy dostosować się do zmian?

Czym są e-doręczenia i czy warto z nich korzystać?

E-doręczenie jest usługą, która umożliwia elektroniczny odbiór i wysyłkę korespondencji pomiędzy przedsiębiorstwami a podmiotami sektora publicznego. Stanowi odpowiednik tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru.

To pewnego rodzaju internetowa platforma, na której przedsiębiorcy zajmują się obiegiem elektronicznych dokumentów i ich przechowywaniem. Co ważne, jest to usługa zaufania - zapewnia pełną skuteczność prawną.

Według Pawła Michalskiego, Solutions Architect w Iron Mountain Polska:

„(…) nowe przepisy zrewolucjonizują funkcjonowanie wielu przedsiębiorstw. (…) długofalowo mogą okazać się również kołem zamachowym dla cyfrowej transformacji, a także zaowocują wzrostem dojrzałości technologicznej firm w Polsce (…).”

Jak zacząć korzystać z e-doręczeń?

Aby skorzystać z elektronicznej korespondencji w swojej firmie, powinieneś:

1. Założyć i aktywować adres poprzez:
• biznes.gov.pl (opcja tylko dla prywatnych przedsiębiorstw) – umożliwia korzystanie z usług Poczty Polskiej S.A.),
• gov.pl (dla podmiotów publicznych).

Po dokonaniu wpisu do BAE, urzędy, które korzystają z e-doręczeń, będą prowadziły z Twoją firmą korespondencje wyłącznie drogą elektroniczną.

2. Wyznaczyć osobę lub firmę, która zajmie się prowadzeniem darmowej skrzynki na Koncie Przedsiębiorcy.

Jeśli Twoja firma jest wpisana do CEIDG, możesz samodzielnie pracować ze skrzynką lub wyznaczyć do tego zadania profesjonalnego administratora.

Jeśli widniejesz w rejestrze KRS, masz obowiązek mianować administratora Twojej skrzynki od e-doręczeń.

E-doręczenia – od kiedy wchodzi obowiązek elektronicznej korespondencji

Nowa ustawa jasno wskazuje terminy, po których korzystanie z adresu do e-doręczeń będzie obligatoryjne dla każdego przedsiębiorcy. Terminy e-doręczeń zostały podane w Komunikacie Ministra Cyfryzacji w dzienniku Ustaw RP z dnia 29 maja 2023 roku. Według założeń ustawy, e-doręczenia mają stać się powszechną formą korespondencji dla wszystkich podmiotów wpisanych do CEIDG.

Jakie daty wdrożenia e-doręczeń obowiązują poszczególne podmioty?

Podmioty publiczne

Od 10.12.2023:

• Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy.
• Organy władzy publicznej, inne niż wymienione w p. 1, w tym organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy.
• Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego.
• Narodowy Fundusz Zdrowia.
• Agencje wykonawcze, instytucje gospodarki budżetowej, państwowe fundusze celowe, samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej, uczelnie publiczne, Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne, państwowe i samorządowe instytucje kultury, inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych.
• Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe.

Od 1.01.2025 roku: pozostałe podmioty publiczne.

Od 1.10.2029 roku:

• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki oraz związki metropolitarne oraz samorządowe zakłady budżetowe (obowiązek stosowania przepisów w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi hybrydowej)
• Sądy, trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna.

Podmioty niepubliczne

Od 10.12.2023 roku:

• Zawody niepubliczne (takie jak adwokat, radca prawny, doradca podatkowy, notariusz czy radca Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej wykonujący czynności służbowe.
• Podmioty niepubliczne wpisane do KRS.

Od 10.03.2024 roku: podmioty niepubliczne wpisane do KRS przed 10.12.2023 rokiem.

Od 1.01.2024 roku: podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG.

Od 30.09.2025 roku: podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG na dzień 30.01.2023 roku, jeżeli będą składać wniosek o jakąkolwiek zmianę.

Od 30.09.2026 roku: podmioty niepubliczne wpisane do CEIDG na dzień 10.12.2023 roku.

Dodatkowo od 1 lipca 2024 roku zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur i fakturowanie elektroniczne, a od 2026 roku przedsiębiorcy będą zobowiązani do generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego dla podatku dochodowego, który będzie trafiał do właściwych Urzędów Skarbowych.

E-Doręczenia – czy warto prowadzić korespondencję elektroniczną

Posiadanie adresu ADE niesie ze sobą szereg wymiernych korzyści. Dzięki elektronicznej korespondencji:

• obniżasz koszty działalności (koszty związane z przygotowaniem, pakowaniem czy wysyłką tradycyjnej korespondencji);
• oszczędzasz czas pracowników na obsługę poczty tradycyjnej;
• e-doręczenia cechują się domniemaniem integralności danych;
• masz pewność co do wiarygodności dostawcy i odbiorcy danych;
• zapewniasz bezpieczeństwo przesyłki i chronisz swoją firmę przed nieużyteczną korespondencją (aby wysłać lub otrzymać korespondencję, musisz zatwierdzić dokument zaawansowaną pieczęcią elektroniczną lub podpisem elektronicznym);
• zabezpieczasz dokumenty przed malwersacją i niepożądanymi zmianami- każda zmiana jest sygnalizowana nadawcy i odbiorcy przesyłki;
• kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu czuwa nad integralnością korespondencji;
• Twoje dokumenty oznaczone są konkretną datą wysyłki i otrzymania (masz pełną kontrolę nad terminowością, ułatwiasz swoim pracownikom szybkie odnajdywanie określonych przesyłek); posiadasz dowody nadania i odebrania przesyłek.

E-doręczenia wyzwaniem dla polskiego biznesu

Przedsiębiorcy wciąż z pewną rezerwą patrzą na e-doręczenia. Od kiedy obowiązkowe stanie się ich wykorzystywanie – wciąż jest to niepewne, a terminy wejścia ustawy w życie, przesuwane.

Na pewno czas jest krótki, zarówno dla firm, jak i wszystkich operatorów zarządzających usługą. Wiele biznesów, póki co przygląda się tematowi, obserwuje pojawiające się informacje na temat e-doręczeń i wstrzymuje się z podejmowaniem konkretnych działań.

Paweł Michalski, Solutions Architect w Iron Mountain Polska twierdzi, że:

„(…) warto wykorzystać ten okres niepewności m.in. na przemyślenie procesów kancelaryjnych (Digital Mailroom). Korporacje z pewnością mają to już w pewnym stopniu za sobą, a wyzwaniem pozostaje znalezienie odpowiedniego partnera i pomysłu na techniczną implementację e-doręczeń, ale w przypadku sektora MŚP istnieje jeszcze niewykorzystany w pełni potencjał obsługi korespondencji, czego integralnym elementem wkrótce zostanie zapowiadana usługa zaufania. (…).”

Według eksperta, rynek usług związanych z zarządzaniem dokumentami diametralnie się zmieni. Dla klientów, którzy dotychczas korzystali z usług Digital Mailroom (kancelaria), będzie to czas poszukiwania usługodawców, którzy poprowadzą ich w całym procesie wprowadzenia e-doręczeń, ale także w pełnej cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa.

Digital Mailroom – Obsługa korespondencji firmowej

Usługa Digital Mailroom (kancelaria cyfrowa) jest idealnym rozwiązaniem na czas oczekiwania związany z obowiązkiem korzystania z e-doręczeń. Polega na automatyzacji procesów związanych z pocztą przychodzącą i wychodzącą.

Iron Mountain – wykorzystując najnowsze technologie – prowadzi cyfryzację korespondencji oraz automatyzuje jej klasyfikację i dystrybucję w obrębie przedsiębiorstwa. W ramach rozwiązania zarządza korespondencją tradycyjną i elektroniczną, dzięki czemu przedsiębiorstwo w łatwy sposób może prowadzić ujednolicenie i standaryzację w obiegu dokumentów.

W Digital Mailroom Twoja papierowa korespondencja jest skanowana i digitalizowana, aby udostępnić ją w formie elektronicznej Twoim pracownikom. Monitorowanie, odpowiednie formatowanie i sortowanie dokumentów elektronicznych zapewniają dostęp do spraw, dokumentów co ułatwia ich automatyczne przetwarzanie.

Korzyści wypływające z zarządzania pocztą w modelu Digital Mailroom

Wprowadzenie przejrzystości w dokumentacji firmowej, ich archiwizacja według optymalnych kryteriów oraz digitalizacja w dużym stopniu ułatwi i przyspieszy przejście pełnej transformacji cyfrowej dokumentów, w tym akces do usługi e-doręczeń.

E-doręczenia jako milowy krok w kierunku cyfryzacji przedsiębiorstw

Polscy przedsiębiorcy po raz kolejny stoją przed rewolucyjną zmianą. Presja legislacyjna wymusza na firmach podjęcie odpowiednich kroków w zakresie zarządzania dokumentacją. Wiąże się to z inwestycjami, koniecznością rozwoju zaplecza technologicznego organizacji oraz optymalizacją obiegu dokumentów. E-doręczenia są następnym krokiem w całym procesie cyfryzacji dokumentacji. Warto już dziś opracować odpowiednią strategię zarządzania informacją w firmie i wybrać profesjonalną firmę outsourcingową, która wesprze działania i pokieruje odpowiednio przedsiębiorstwo w jego digitalizacji.

Jeśli chcesz dowiedzieć się. więcej zachęcamy do kontakty tutaj.