Cztery słowa, które zdefiniują biuro przyszłości

(Tak, w biurach będą pracownicy)

Nadchodzą istotne zmiany w modelu pracy. Pandemia wywróciła nasze życie do góry nogami. Pojawiło się pytanie, jak i gdzie ludzie będą pracować? Wizja częściowego opuszczenia przestrzeni biurowych towarzyszyła nam jeszcze przed pandemią, głównie dzięki elastyczności gwarantowanej przez różnorodne kanały komunikacji, wideokonferencje czy też rozwiązania bazujące na chmurze, które umożliwiają współpracę zdalną. Jednak dopiero po doświadczeniach ostatnich lat pojawiła się konieczność rozstrzygnięcia sporu – czy biura są faktycznie potrzebne?

Na razie biura przetrwały, choć na zdecydowanie mniejszej powierzchni. Chociaż prawie połowa (45%) firm w Stanach Zjednoczonych wskazuje, że hybrydowy model pracy jest preferowany przez pracowników, blisko jedna trzecia przedstawicieli kadry kierowniczej wybiera obecność w biurze. Jeśli myślisz, że perspektywa optymalizacji kosztów zarządzania nieruchomościami poprzez wdrożenie pracy zdalnej będzie kusząca dla pracodawców, okazuje się, że wcale tak nie jest.

W najbliższej przyszłości biura nadal będą nam potrzebne. Ale jak będą wyglądały? Oczywiście nikt nie jest tego pewien. Uważamy jednak, że cztery słowa kluczowe wskażą najważniejsze kierunki reorganizacji przestrzeni. Przyjrzyjmy się, dlaczego biura będą: bezpieczne, elastyczne, angażujące i wydajne.

Bezpieczne

Zgodnie z przepisami BHP pracodawcy są odpowiedzialni za bezpieczeństwo swoich pracowników. COVID-19 spowodował, że kwestia ta stała się priorytetem. Przed pandemią biura projektowano tak, aby maksymalizować liczbę stanowisk dla pracowników na metr kwadratowy powierzchni. Obawy związane z możliwością powtórzenia się sytuacji pandemicznej w przyszłości prowadzą do odwrócenia tego trendu, a więc mniejszej liczby osób na większej przestrzeni.

Prawdopodobnie w wielu biurach dostępne będą specjalne rozwiązania umożliwiające zdalną rezerwację biurka, sali konferencyjnej czy też lunchu itp. Po przybyciu do biura, pracownicy będą wchodzić do odpowiednio kontrolowanego i dobrze zorganizowanego środowiska, w którym podejmowane będą liczne działania zwiększające bezpieczeństwo. Obejmują one:

• Codzienne dokładne sprzątanie
• Stanowiska z maskami, rękawiczkami, chusteczkami do czyszczenia, środkiem do dezynfekcji rąk i innymi artykułami
• Ulepszone systemy wentylacyjne
• Instalację kranów, dozowników mydła, suszarek w łazience, otwieraczy drzwi i innych bezdotykowych urządzeń

Elastyczne

Na początku pandemii COVID biura opustoszały, a ludzie przenieśli swoją pracę do domu. Dziś wiemy jednak, że nie jest to jedyne rozwiązanie.

Jeśli tylko masz dobre połączenie z Internetem, Twój zespół może łączyć się, współpracować i wzajemnie udostępniać informacje z dowolnego miejsca na świecie.

Firmy od dłuższego czasu eksperymentują z różnymi rozwiązaniami w zakresie powierzchni biurowych – od tradycyjnych, własnych lub wynajmowanych powierzchni po elastyczne umowy najmu, elastyczne biura, przestrzenie coworkingowe oraz pracę z domu. Na długo przed pandemią oferty dotyczące elastycznych powierzchni do wynajęcia obejmowały około 3% amerykańskiego rynku biurowego i rosły w tempie 25% rocznie.

Niestety wielu dostawców usług coworkingowych również ucierpiało w wyniku pandemii. Firma WeWork zaprzestała oferowanie swoich usług, a inne firmy zbankrutowały, gdy zamknięto setki lokalizacji. Jednak badania w tym obszarze dają promyk nadziei:

• Pracownicy są otwarci na elastyczne systemy pracy i coworking, zwłaszcza jeśli mogą pracować niedaleko domu i wyeliminować długie dojazdy.
• Firmy planujące rozwój po pandemii postrzegają elastyczną przestrzeń biurową jako rozsądny i opłacalny sposób wspierania przyszłej ekspansji.
• Właściciele i usługodawcy coworkingowe coraz częściej współpracują ze sobą, aby zachęcać do elastycznych systemów pracy. Świadczą o tym osoby gotowe do współdzielenia zysków i strat lub chętne do samodzielnego zarządzania elastycznymi przestrzeniami biurowymi.
• Do 2030 roku 30% całej powierzchni biurowej będzie użytkowane w sposób elastyczny.

Angażujące

Wszyscy doceniamy możliwość uczestniczenia w callach na Zoomie w domowym zaciszu czy też unikania czasochłonnych dojazdów do pracy, czerpiąc również inne korzyści z pracy zdalnej. Ostatecznie jednak długotrwały brak interakcji społecznych ze współpracownikami może mieć swoje konsekwencje.

Jednocześnie przedsiębiorstwa oczekują od pracowników obecności w biurze. W związku z tym projektanci przestrzeni biurowych muszę sprostać nowym wyzwaniom.

Teraz biura można przekonfigurować tak, aby zmniejszyć liczbę prywatnych pomieszczeń, zwiększając wspólną przestrzeń umożliwiającą bezpieczną współpracę. W biurach o elastycznym rozkładzie będzie więcej ruchomych obiektów i mniej ścian, co pozwoli na szybką adaptację w zależności od przeznaczenia.

Jeśli organizacje zdołają przeciwdziałać negatywom skutkom pracy poza biurem, mają szansę stworzyć miejsca pracy, które w oczach pracowników będą inspirujące, jednoczące i motywujące.

Wydajne

Koszty utrzymania powierzchni biurowej od zawsze stanowią dużą część budżetu przedsiębiorstw. W związku z tym, że tradycyjne przestrzenie biurowe nadal konkurują z elastycznymi przestrzeniami oraz pracą zdalną, pracodawcy będą musieli wykazać się kreatywnością. Podczas, gdy niektórzy mogą po prostu zrezygnować z tradycyjnej siedziby lub oddziałów, wielu będzie dokładać starań, aby zwiększyć użyteczność z dostępnych powierzchni biurowych i procesów workflow, podejmując następujące działania:

• Zmiana przeznaczenia przestrzeni magazynowych
• Koncentracja na przechowywaniu lub bezpiecznym niszczeniu dokumentacji, nadmiaru sprzętu i nieaktualnych zasobów IT
• Skanowanie i cyfryzacja wszystkich dokumentów, aby zmniejszyć ilość zajmowanego miejsca i zapewnić łatwy dostęp dla pracowników zdalnych
• Poszukiwanie lepszego sposobu na przechowywanie lub przekazywanie materiałów biurowych, biurek i innych niepotrzebnych mebli czy sprzętu biurowego

Porządkowanie, reorganizacja i zmienianie przeznaczenia przestrzeni biurowej może szybko stać się przytłaczającym zadaniem. Po latach gromadzenia dokumentów i innych niepotrzebnych rzeczy większość firm nie wie, od czego zacząć. Jeśli zastosujesz podejście „wszystko albo nic” bez starannego planowania, możesz radykalnie zwiększyć ryzyko zniszczenia ważnych informacji potrzebnych do zapewnienia zgodności (compliance) lub utrzymywania zasobów, które zwiększają ryzyko naruszenia danych.

Czy to nie czas na nowy początek?

Bezpieczne, elastyczne, angażujące, wydajne – to cztery słowa, które będą określać biuro przyszłości.

Mimo, że tak naprawdę nie możemy przewidzieć przyszłości, jedno możemy powiedzieć z całą pewnością — biuro, które opuściłeś, nie będzie tym samym, do którego wrócisz.

Na szczęście Iron Mountain Clean Start® może pomóc. Nasi wykwalifikowani eksperci ocenią Twoje biuro osobiście i/lub wirtualnie, aby przedstawić zalecenia dotyczące optymalizacji miejsca pracy. Zarządzamy całym procesem sprzątania i ułatwiamy bezpieczne niszczenie lub przekazywanie niepotrzebnych przedmiotów oraz tymczasowe lub trwałe przechowywanie tych, których potrzebujesz.

Kiedy będziesz rozważać dostępne opcje w nowej, pocovidowej rzeczywistości, weź pod uwagę wartość, jaką zagwarantuje Ci firma taka, jak Iron Mountain - mająca świeże spojrzenie i dająca szansę na nowy początek.

Aby dowiedzieć się więcej, odwiedź: ironmountain.com/cleanstart