Jak długo przechowywać dokumenty bankowe w firmie?

Zarządzanie dokumentacją finansową w tym dokumentami bankowymi, rzutuje na funkcjonowanie i wydajność przedsiębiorstwa. Jak powinien przebiegać proces archiwizacji? Jak długo trzymać dokumenty z banku? Podpowiadamy!

Jak długo przechowywać dokumenty bankowe, by procedura przebiegała zgodnie z przepisami? Archiwizacja dokumentacji finansowej, w tym księgowej, jest obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, dlatego warto, by proces był przemyślany i dokładnie zaplanowany. Korzystnym rozwiązaniem dla Twojego biznesu może okazać się zlecenie przechowywania firmie zewnętrznej. W artykule przedstawiamy sprawdzone rozwiązania od Iron Mountain, które ulepszą system przechowywania i archiwizacji dokumentów.

Zasady archiwizacji dokumentacji bankowej

Dokumenty bankowe, czyli dokumenty związane z obrotem środkami pieniężnymi, są elementem dowodów księgowych. Stanowią podstawę zapisu w księgach rachunkowych, dlatego powinny być przechowywane przez cały rok obrotowy, a następnie archiwizowane. Wśród dokumentów bankowych wyróżniamy:

• wyciąg bankowy,
• polecenie przelewu,
• bankowy dowód wpłaty,
• bankowy dowód wypłaty,
• czek gotówkowy, rozrachunkowy, weksel.

Archiwizacja dokumentów z pozoru może wydawać się procedurą, która nie wymaga zbyt wiele zaangażowania. Nic bardziej mylnego — przechowywanie dokumentacji finansowo-księgowej to dość skomplikowany proces, który powinien być odpowiednio zaplanowany i przede wszystkim zgodny z odgórnymi zasadami:

1. Zasada grupowania dokumentów do akt — według tematu lub typu dokumentu.
2. Zasada podziału na okresy sprawozdawcze w aktach — w porządku chronologicznym.
3. Zasada łatwego wyszukiwania dokumentów — widoczne i trwałe oznakowanie.
4. Zasada odpowiedzialności indywidualnej — zakłada, że każdy pracownik odpowiada za gromadzone przez siebie dokumenty na danym stanowisku pracy.

System przechowywania dokumentacji powinien być klarowny i dobrze zorganizowany, by w razie ewentualnej wizyty uprawnionych organów kontrola przebiegła bezproblemowo.

Jak długo trzeba przechowywać rachunki w firmie?

Zasady archiwizowania dokumentów bankowych określa ustawa o rachunkowości — odpowiednio zabezpieczona dokumentacja powinna być przechowywana przez okres co najmniej pięciu lat od zakończenia roku obrotowego. Najważniejszym aspektem jest jednak bezpieczeństwo – dowody bankowe należy przechowywać w bezpiecznym miejscu, do którego dostęp mają jedynie osoby do tego uprawnione.

Jak archiwizować dokumenty w formie elektronicznej?

Skoro już wiesz, jak długo przechowywać wyciągi bankowe w firmie, przejdźmy do dostępnych metod archiwizacji. Dowody bankowe możesz przechowywać w formie papierowej lub na nośnikach komputerowych. Przedsiębiorstwo ponosi odpowiedzialność w aspekcie ochrony dokumentów i jest zobowiązane:

• stosować nośniki danych odporne na zagrożenia, które mogą spowodować utratę informacji,
• uniemożliwić dostęp do systemu nieuprawnionym osobom trzecim, stosując odpowiednie środki ochrony,
• tworzyć kopie zapasowe dokumentów (tzw. backup),
• zapewnić odpowiednie środki techniczne, tj. zainwestować w narzędzia chroniące nośniki danych.

Stosowanie wyżej wymienionych rozwiązań ma zagwarantować bezpieczeństwo danych finansowych, w tym księgowych, przed: nieupoważnionym dostępem lub rozpowszechnianiem, zniszczeniem zapisów oraz manipulowaniem danymi. Warto pamiętać, że jeżeli system ochrony nie spełnia wymagań i nie chroni dostatecznie danych, ustawa o rachunkowości (art. 72 ust. 2) nakazuje drukowanie zapisów na papierze. Powierzenie archiwizacji specjalistom zapewnia sprawne zarządzanie danymi oraz profesjonalną ochronę, dlatego warto korzystać z usług specjalistycznej firmy zewnętrznej.

Archiwizacja dokumentów – rozwiązania od Iron Mountain

 Specjaliści Iron Mountain wychodzą naprzeciw potrzebom Twojego biznesu. Zaufaj ekspertom w dziedzinie RIM (Records and Information Management – zarządzania rejestrami danych i informacjami) – zadbaj o ochronę i bezpieczne przechowywanie dokumentów bankowych.

Usługa zewnętrznego przechowywania dokumentacji

Powierzenie obowiązku archiwizacji specjalistom niesie za sobą wiele korzyści. Usługa zewnętrznego przechowywania dokumentacji to przede wszystkim bezpieczeństwo, które zapewniają:

• stała kontrola procesów – rygorystycznie przestrzegamy wymogów bezpieczeństwa, kontrolujemy pracę naszych specjalistów i inwestujemy w sformalizowane szkolenia pracowników,
• wyspecjalizowane magazyny – dbamy, by system ochrony fizycznej i obwodowej, zabezpieczenie wejść i ochrona wewnętrzna spełniały najwyższe standardy. Konstrukcja, środki zapobiegawcze oraz sprzyjające nośnikom danych warunki to tylko niektóre z naszych zalet. Jeśli potrzeby Twojego przedsiębiorstwa wymagają wysokospecjalistycznego podejścia, zaprojektujemy i stworzymy dedykowane miejsce przechowywania.

Decydując się na zlecenie archiwizacji naszej firmie, zyskujesz także łatwy dostęp i możliwość pobrania dokumentów w każdej chwili za pośrednictwem naszej platformy eVault oraz przestrzeń biurową, którą możesz zagospodarować w inny sposób.

Program Clean Start

Potrzebujesz pomocy w zakresie archiwizacji danych, w tym dokumentów bankowych? Zależy Ci na zredukowaniu powierzchni biura i zmniejszeniu kosztów nieruchomości? Od czego zacząć? Oferujemy Program Clean Start, który może pomóc w maksymalizacji wartości nieruchomości. Jak?

1. Zespół ekspertów Iron Mountain przeprowadzi ocenę przedsiębiorstwa, wyłaniając obszary wymagające poprawy.
2. Otrzymasz zestawienie, w którym przedstawiamy rekomendacje mogące ulepszyć funkcjonowanie organizacji.
3. Wspólnie opracujemy plan realizacji konkretnych potrzeb przedsiębiorstwa. Zbędne dane zostaną skutecznie zniszczone a te, które chcesz zachować, poddamy archiwizacji.

Profesjonalne wsparcie gwarancją bezpieczeństwa

Polegając na wiedzy i doświadczeniu ekspertów Iron Mountain, nie musisz przejmować się bezpieczeństwem dokumentów firmowych, a czas i energię możesz poświęcić zadaniom, które mają realny wpływ na sytuację biznesową przedsiębiorstwa. Sprawdź nasze rozwiązania!