Jak ogólne rozporządzenie o ochronie danych (rodo) pomaga ulepszać politykę i procesy zarządzania dokumentacją i informacjami (rim)

Ogólne rozporządzenie o ochronie danych (RODO) zmusiło wiele organizacji do dokonania przeglądu sposobu gromadzenia, przechowywania i zarządzania danymi po to, aby były one zgodne z przepisami. Przepisy RODO wymagają jednak nie tylko opracowania nowej polityki zgodności, ale również stworzenia możliwości zademonstrowania wprowadzonych rozwiązań. Zgodnie z zasadą odpowiedzialności należy sprawdzać, w razie potrzeby, aktualizować obowiązującą politykę firmy.

Skuteczną zachętą do okresowego aktualizowania polityki zarządzania dokumentacją i informacjami (RIM) w organizacji jest groźba kar w wysokości przekraczającej 20 milionów euro, wprowadzona przez Unię Europejską  w Ogólnym rozporządzeniu o ochronie danych (RODO).

Od czasu wejścia w życie RODO w maju 2018 r. przepisy wykonawcze i wytyczne ułatwiają zrozumienie pojęć związanych z tą regulacją. Innymi słowy, możemy coraz lepiej rozumieć, jak przepisy RODO są interpretowane przez sądy i organy ochrony danych. Co rozporządzenie o ochronie danych oznacza dla polityk i procedur RIM? Z pewnością jest istotne, i to może być pozytywna informacja. RODO nie dotyczy tylko organizacji w UE. Ma ono również zastosowanie do osób spoza regionu - (co obejmuje Wielką Brytanię oraz inne kraje), które oferują towary i usługi mieszkańcom UE. Obowiązuje ono również wszelkie organizacje, które śledzą zachowania online osób z UE odwiedzających strony internetowe.

Zarówno administratorzy danych (organizacje, które zarządzają przetwarzaniem danych osobowych i określają przyczyny ich gromadzenia), jak i podmioty przetwarzające dane (organizacje, które działają zgodnie z instrukcjami administratorów danych) podlegają RODO, ale ich obowiązki są siłą rzeczy różne. Oznacza to, że niemal każdy, kto prowadzi jakąkolwiek działalność biznesową w sieci, musi mieć pewność, że jego polityka RIM i procedury są zgodne z RODO.

Prawdę mówiąc, przyjęcie zasad RODO było nieco spóźnione, uwzględniając liczbę dużych i poważnych przypadków ujawnienia danych wrażliwych, których dopuszczały się duże i małe instytucje w czasach przed wprowadzeniem RODO. Organizacje, które zamierzają uporządkować działania w zakresie danych, mają więc obecnie silny bodziec do działania i niezbędne wskazówki.