Jak zarządzać elektroniczną dokumentacją medyczną (EDM)? Rozwiązania dla sektora opieki zdrowotnej

Elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM) stała się nieodzowną częścią nowoczesnej opieki zdrowotnej, umożliwiając lepszą komunikację, monitorowanie pacjentów oraz efektywne zarządzanie danymi. W dobie cyfryzacji i rosnących wymagań pod kątem regulacji prawnych, umiejętne zarządzanie EDM jest kluczowe dla każdej placówki medycznej. W tej publikacji przyjrzymy się najważniejszym rozwiązaniom i praktykom w zakresie zarządzania elektroniczną dokumentacją w sektorze opieki zdrowotnej, a dodatkowo podamy istotne daty, które z pewnością Cię zainteresują.

Czym jest elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM)?

Elektroniczna dokumentacja medyczna (EDM) to zintegrowany system zbierania, przechowywania i udostępniania informacji zdrowotnych pacjenta w formie cyfrowej. Dzięki niej tradycyjne (papierowe) akta pacjentów zastępuje się elektronicznymi odpowiednikami umożliwiającymi szybki dostęp do informacji.

EDM zawiera podstawowe informacje o pacjencie (np. historię chorób czy przepisane leki) oraz pozwala na monitorowanie postępów leczenia, wyników badań i innych kluczowych wskaźników zdrowotnych. Stosując EDM, zapewnisz bardziej spersonalizowaną opiekę, zwiększysz bezpieczeństwo pacjenta oraz usprawnisz zarządzanie placówką medyczną.

Sprawdź teraz: Kto ma dostęp do danych medycznych?

Elektroniczna dokumentacja pacjenta – jakie są najważniejsze daty?

Elektroniczna dokumentacja pacjenta (EDP) stanowi integralny element cyfryzacji sektora ochrony zdrowia, który ułatwia zarządzanie danymi medycznymi oraz dostęp do nich.

Najważniejsze daty związane z wdrażaniem elektronicznej dokumentacji pacjenta obejmują m.in.:

• 1 stycznia 2019 r. – wprowadzenie obowiązku wystawiania e-recept – to pozwoliło na pełniejszą cyfryzację procesów farmaceutycznych (dotychczasowe recepty papierowe były stopniowo wycofywane);
• 1 stycznia 2021 r. – obowiązek stosowania e-skierowań – skierowania na badania, konsultacje czy hospitalizacje muszą być wystawiane w wersji cyfrowej (wyeliminowało to wiele problemów związanych z papierowym obiegiem dokumentów);
• 1 lipca 2021 r. – rozpoczęcie funkcjonowania Internetowego Konta Pacjenta (IKP) – platforma pozwalająca na bezpieczne przeglądanie historii leczenia, e-recept i e-skierowań, ułatwiająca jednocześnie komunikację pacjentów z lekarzami.

Od kiedy obowiązkowa elektroniczna dokumentacja medyczna?

Wprowadzenie obowiązku prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM) różni się w zależności od kraju i jego specyficznych regulacji prawnych. Dla przykładu – w Stanach Zjednoczonych EDM było promowane i wspierane przed rząd od 2009 r. (inicjatywa HITECH Act).

W Polsce obowiązek przechowywania dokumentacji medycznej w formie elektronicznej został wprowadzony na mocy przepisów ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia w 2011 r. Pełne wdrożenie tego rozwiązania było rozłożone w czasie, ponieważ dopiero od 1 lipca 2021 r. każdy lekarz oraz gabinet mają obowiązek raportowania zdarzeń medycznych.

Elektroniczna dokumentacja medyczna w gabinecie prywatnym – od kiedy?

Pierwsze regulacje dotyczące EDM pojawiły się w ustawie o systemie informacji w ochronie zdrowia z 2011 r., natomiast początkowo dotyczyły one głównie dużych placówek medycznych i szpitali.

Z czasem rozporządzenia zaczęły obejmować również mniejsze jednostki, w tym gabinety prywatne. Od 1 lipca 2021 r. wszyscy świadczeniodawcy, niezależnie od formy prawnej czy wielkości placówki, są zobowiązani do prowadzenia dokumentacji pacjenta w formie elektronicznej.Dlatego, jeśli prowadzisz gabinet prywatny lub planujesz otworzyć własną praktykę, zainwestuj w odpowiednie rozwiązania technologiczne, umożliwiające prowadzenie EDM zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Medyczna dokumentacja elektroniczna – jakie elementy składają się na EDM?

Medyczna dokumentacja elektroniczna (EDM) to ustrukturyzowany zbiór danych o pacjencie przechowywany w formie cyfrowej, który wspiera procesy diagnostyczne, terapeutyczne i administracyjne. Stanowi priorytet nowoczesnej opieki zdrowotnej, pozwalając na szybki dostęp do informacji i efektywną wymianę danych.

Na EDM mogą składać się różnorodne elementy, obejmujące m.in.:

• historię zdrowia i choroby pacjenta – zawiera szczegółowe informacje o przebytych chorobach, operacjach, stosowanych terapiach oraz reakcjach na leczenie (zapewnia kompleksowy wgląd w dotychczasowe procesy medyczne);
• wyniki badań diagnostycznych – obejmują zarówno analizy laboratoryjne, obrazowe, jak i specjalistyczne testy, np. EKG czy spirometrię (przechowywane w formacie cyfrowym, pozwalającym na szybkie porównanie wyników w czasie);
• e-recepty i e-skierowania – dokumenty elektroniczne związane z przepisywaniem leków oraz kierowaniem na badania czy konsultacje (zintegrowane z Internetowym Kontem Pacjenta i systemami aptek);
• karty informacyjne z leczenia szpitalnego – podsumowujące przebieg hospitalizacji, zawierające m.in. diagnozę, zastosowane procedury oraz zalecenia (ważne w kontekście kontynuacji leczenia);
• harmonogramy wizyt i hospitalizacji – dane dotyczące zaplanowanych terminów konsultacji, zabiegów czy badań (usprawniające organizację opieki i dostępność świadczeń);
• informacje o stosowanych lekach i alergiach – rejestr stosowanych farmaceutyków, dokumentujący także występowanie uczuleń (niezbędny w kontekście unikania potencjalnych powikłań);
• zgody pacjenta na procedury medyczne – cyfrowo przechowywane deklaracje zgody na interwencje diagnostyczne, terapeutyczne lub udział w badaniach klinicznych (zapewniające zgodność z przepisami prawa).

Dowiedz się więcej: Jak rozpocząć wdrażanie e-doręczeń?

Elektroniczna dokumentacja medyczna w gabinecie prywatnym – jak poprawnie korzystać z formy elektronicznej?

Aby korzystać z elektronicznej dokumentacji medycznej (EDM) w gabinecie prywatnym w sposób zgodny z przepisami, musisz przede wszystkim zadbać o wybór systemu spełniającego wymogi prawne oraz techniczne, m.in. dotyczące bezpieczeństwa danych.

Ważnym elementem codziennej pracy jest także właściwe wprowadzanie danych – precyzyjne i zgodne z faktycznym stanem zdrowia pacjenta (pozwala to uniknąć błędów diagnostycznych). Dodatkowo pamiętaj o przesyłaniu e-recept czy e-skierowań za pomocą bezpiecznych kanałów cyfrowych.

Nie zapomnij także, żeby regularnie wykonywać kopie zapasowe EDM i przechowywać je w specjalnie przeznaczonych do tego archiwach, co zwiększy bezpieczeństwo danych na temat pacjentów.

Przeczytaj więcej na temat skutecznego systemu ochrony danych osobowych w firmie.

Cyfrowa dokumentacja medyczna – jak nią skutecznie zarządzać?

Skuteczne zarządzanie cyfrową dokumentacją medyczną (EDM) jest ważne w wielu sektorach, m.in. finansowym, ubezpieczeniowym oraz prawnym. To także bardzo istotne w przypadku systemu świadczeń zdrowotnych i reform płatności. Służba zdrowia powinna przestrzegać najściślejszych regulacji w trosce o bezpieczeństwo i jakość obsługi pacjentów. Wdrażając rozwiązanie Iron Mountain dla służby zdrowia będziesz mógł zarządzać wszystkimi informacjami strategicznie i bezpiecznie. Dotyczy to danych medycznych oraz biznesowych przez cały cykl ich życia. Aby obniżyć koszty utrzymania i ryzyko związane z wyciekiem danych medycznych pacjentów, zdecyduj się na rozwiązanie od Iron Mountain.

Skanowanie i digitalizacja to pierwszy krok do cyfrowej transformacji przedsiębiorstwa. Twój zespół będzie miał dostęp do najważniejszych informacji, szybko i zgodnie z przydzielonymi uprawnieniami.Szeroko pojęta cyfryzacja wiąże się także z uwolnieniem przestrzeni w szpitalu i bezpieczną ochroną informacji. Ponadto, wykorzystując technologię optycznego rozpoznawania znaków (OCR), możesz sprawnie wyszukać tekst w treści dokumentów lub konkretnych indeksów w plikach każdego rodzaju.

Jak pomagamy sektorowi opieki zdrowotnej w przechowywaniu medycznej dokumentacji elektronicznej?

W sektorze opieki zdrowotnej wspieramy organizacje w transformacji cyfrowej i optymalizacji procesów zarządzania dokumentacją. Nasze rozwiązania umożliwiają osiąganie wyższej efektywności operacyjnej, zgodności z regulacjami oraz poprawy dostępności terapii dla pacjentów.

Praktikertjänst – Zarządzanie informacjami i nieruchomościami w opiece zdrowotnej

Praktikertjänst, największa prywatna grupa opieki zdrowotnej w Szwecji, skorzystała z naszych kompleksowych usług, które obejmowały centralizację dokumentacji i cyfrową transformację procesów. Umożliwiliśmy im sprawne zarządzanie danymi oraz zrównoważoną utylizację technologii IT.

Historia sukcesu Praktikertjänst udowadnia, że działania ekspertów Iron Mountain przyniosły organizacji takie wymierne korzyści, jak:

• optymalizację archiwizacji dokumentacji medycznej i finansowej;
• eliminację ryzyka związanego z wycofywanymi zasobami IT;
• spełnienie wymogów regulacyjnych w zakresie przechowywania dokumentów;
• błyskawiczne dostarczanie dokumentów w ciągu jednego dnia roboczego;
• zapewnienie pełnej kontroli nad procesami dzięki ścieżkom audytowym;
• zwiększenie czasu, jaki personel medyczny może poświęcać pacjentom.

Almirall – Cyfryzacja dokumentacji medycznej jako droga na nowe rynki

Jako Iron Mountain wspieraliśmy firmę Almirall w jej cyfrowej transformacji, która pozwoliła na szybkie wejście na nowe rynki i zapewnienie większej liczbie pacjentów dostępu do terapii. W ramach projektu przeprowadziliśmy digitalizację 1,7 miliona stron dokumentów i zagwarantowaliśmy bezpieczne oraz zgodne z przepisami zarządzanie dokumentacją.

W efekcie Almirall zyskało:

• dostęp do dokumentów w dowolnym momencie za pośrednictwem naszego portalu online;
• zgodność z międzynarodowymi standardami branżowymi, np. modelem TMF;
• przyspieszenie globalnego wdrażania produktów farmaceutycznych;
• redukcję użycia papieru w ramach cyfrowego miejsca pracy;
• możliwość udostępniania dokumentów w czasie rzeczywistym partnerom i organom regulacyjnym;
• poprawę dostępności terapii dla pacjentów na całym świecie.

Dzięki naszej współpracy Almirall nie tylko usprawniło swoje procesy, ale również osiągnęło przewagę konkurencyjną i umocniło swoją pozycję na rynkach międzynarodowych.

Zarządzanie elektroniczną dokumentacją medyczną – podsumowanie

Zarządzanie elektroniczną dokumentacją medyczną (EDM) stało się kluczowym elementem nowoczesnej opieki zdrowotnej. Dzięki EDM, placówki medyczne mogą szybko i efektywnie udostępniać, przechowywać oraz analizować dane pacjentów. Właściwe wykorzystanie tej technologii zwiększa jakość opieki nad pacjentem, poprawia komunikację między specjalistami oraz minimalizuje ryzyko błędów. Pamiętaj natomiast, że wprowadzenie EDM wiąże się również z koniecznością przestrzegania surowych standardów bezpieczeństwa i ochrony prywatności danych (RODO).

Przeczytaj też, na czym polega elektroniczny obieg dokumentów (EOD).