Za który rok można wyrzucić dokumenty w 2025?

Przedsiębiorcy są zobowiązani do przechowywania dokumentacji firmowej przez konkretny okres, który wyznaczył ustawodawca. W zależności od rodzaju posiadanych dokumentów (np. ZUS pracowników, ZUS przedsiębiorcy, ZUS dla urzędu skarbowego) są ustalone różne terminy ich przechowywania. W dzisiejszym artykule przedstawimy, które dokumenty można wyrzucić w 2025 r., a które należy zatrzymać. Zapraszamy do lektury!

Jakie dokumenty można zniszczyć w 2025?

Jednymi z najważniejszych dokumentów firmowych jest dokumentacja dla urzędu skarbowego obejmująca m.in. dowody księgowe (np. faktury lub rachunki), deklaracje (np. roczny PIT, VAT) oraz ewidencje (np. przebieg firmowych pojazdów). Należy je przechowywać 5 lat, liczone od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności zobowiązania (z praktycznego punktu widzenia termin ten przedłuża się do 6 lat).

Dokumenty obejmujące dokumentację do 2016 r. można zniszczyć w 2025 r. Nieco inaczej wygląda sprawa w przypadku dokumentacji dla urzędu skarbowego za 2019 r., której termin płatności minął 30.04.2020 r. – wówczas należy ją zachować aż do końca 2025 r. kalendarzowego.

Warto również zwrócić uwagę na fakt, czy w stosunku do żadnego dokumentu nie powstały okoliczności wydłużające okres przetrzymywania dokumentacji (więcej o tym możemy przeczytać w art. 70 ustawy – Ordynacja Podatkowa).

Jeśli natomiast chodzi o dokumentację ZUS (np. ZUS ZUA, ZUS ZWUA lub ZUS DRA) – termin wynosi 5 lat od daty złożenia dokumentu w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (dotyczy to dokumentów wystawionych po 1 stycznia 2012 r.).

Sprawdź, jak przebiegała cyfrowa transformacja towarzystwa ubezpieczeniowego ACHMEA we współpracy z Iron Mountain. Zajęliśmy się w tym przypadku transportem, rejestracją i przechowywaniem fizycznych archiwów, co przełożyło się na oszczędność przestrzeni, obniżenie kosztów i maksymalizację efektywności pracowników.

Jakie dokumenty można zniszczyć w 2025?

Poniżej przedstawiamy konkretne dokumenty, które można wyrzucić w 2025 r., oraz zasady ich likwidacji.

Dokumenty księgowe:

• księgi rachunkowe (w tym księgi handlowe, księgi podatkowe, ewidencje pomocnicze) – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku (lub zaległości podatkowej, w przypadku gdy termin przedawnienia został wydłużony);
• dokumenty związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych (w tym dowody księgowe, dowody przychodów i rozchodów, deklaracje podatkowe, pisma urzędowe) – 5 lat od końca roku kalendarzowego, którego dotyczą;
• dokumenty związane z pobieraniem podatku w ramach pełnienia funkcji płatnika (w tym umowy o pracę, PIT-11, PIT-40, PIT-4R) – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
• dokumenty związane z ubezpieczeniami społecznymi i zdrowotnymi – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności składek;
• dokumenty związane z rozliczeniami VAT – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT.

Dokumenty kadrowe:

• dokumenty związane z rekrutacją i selekcją pracowników – 1 rok od dnia zakończenia rekrutacji;
• dokumenty związane z szkoleniami pracowników – 5 lat od dnia zakończenia szkolenia;
• dokumenty związane z podwyżkami wynagrodzeń – 5 lat od dnia podwyżki;
• dokumenty związane z awansami i zmianami stanowiska – 5 lat od dnia awansu lub zmiany stanowiska.

Dokumenty handlowe:

• umowy handlowe – 10 lat od dnia zakończenia obowiązywania umowy;
• faktury VAT – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT;
• reklamacje i zwroty towarów – 5 lat od dnia zakończenia reklamacji lub zwrotu.

Dokumenty techniczne:

• instrukcje obsługi, karty gwarancyjne – 5 lat od daty zakupu urządzenia lub sprzętu;
• dokumenty związane z naprawami i konserwacją urządzeń lub sprzętu – 5 lat od dnia zakończenia naprawy lub konserwacji.

Dokumenty pozostałe:

• dokumenty związane z wyjazdami służbowymi – 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin rozliczenia wyjazdu;
• dokumenty związane z reprezentacją – 5 lat od dnia zakończenia imprezy reprezentacyjnej;
• dokumenty związane z reklamą – 5 lat od dnia zakończenia kampanii reklamowej.

Przed zniszczeniem dokumentów należy upewnić się, że nie są one wymagane do celów dowodowych lub rozliczeniowych. Warto również pamiętać, aby dokumenty zniszczyć w sposób bezpieczny – nikt nie może ich później wykorzystać.

Zapamiętaj!

Terminy przechowywania dokumentów mogą się różnić w zależności od rodzaju działalności gospodarczej. W przypadku wątpliwości co do terminu przechowywania danego dokumentu, należy skonsultować się z prawnikiem lub księgowym. 

O tym, czy dokument stracił ważność, dowiesz się, sprawdzając przepisy prawa lub poprzez kontakt z instytucją, która wydała dokument.

Przed wyrzuceniem dokumentów należy je zniszczyć w taki sposób, aby uniemożliwić dostęp do zawartych w nich informacji. Możesz to zrobić, niszcząc je w niszczarce papieru, przecinając na drobne kawałki lub spalając.

Ważne jest, aby dokumenty nie dostały się w niepowołane ręce, ponieważ mogą zawierać poufne informacje, m.in. dane osobowe, numery rachunków bankowych czy numery PESEL.

Dokumenty księgowe – ile lat można przechowywać i od czego to zależy?

Czas przechowywania dokumentów księgowych zależy od obowiązujących przepisów prawa oraz charakteru dokumentacji. W Polsce okres ten regulowany jest m.in. przez przepisy podatkowe, ustawę o rachunkowości oraz kodeks pracy. Ogólnie rzecz biorąc, dokumenty księgowe powinny być przechowywane tak długo, jak wymagają tego przepisy związane z rozliczeniami podatkowymi, kontrolami finansowymi czy ochroną interesów Klienta. 

Podstawowe zasady:

• dokumenty związane z podatkami i rozliczeniami VAT – 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku;
• księgi rachunkowe oraz sprawozdania finansowe – co najmniej 5 lat;
• dokumenty kadrowo-płacowe – w większości przypadków 10 lat;
• umowy cywilnoprawne oraz dokumenty związane z rozliczeniem świadczeń – 5 lat;
• dokumentacja związana z projektami finansowanymi ze środków unijnych – zgodnie z wymogami określonymi w umowach.

Niedochowanie odpowiednich okresów przechowywania dokumentacji skutkuje sankcjami administracyjnymi lub finansowymi, dlatego istotne jest przestrzeganie tych zasad. Warto również uwzględnić możliwość digitalizacji dokumentów w celu optymalizacji przestrzeni i lepszego zarządzania archiwami. 

Zapamiętaj!

Wdrażanie odpowiednich procedur archiwizacyjnych pozwala zapewnić zgodność z przepisami oraz ochronę interesów przedsiębiorstwa.

Jak zniszczyć lub przechować dokumenty zgodnie z prawem?

Jednym z najlepszych sposobów na pozbycie się dokumentów zgodnie z prawem jest usługa niszczenia dla firm. To bardzo bezpieczna metoda utylizacji poufnych informacji i zapisów, ponieważ wykonywana przez specjalistów działających zgodnie z procedurami, bezpiecznymi oraz przyjaznymi dla środowiska.

Usługa zewnętrznego przechowywania dokumentacji

Jeśli dokładnie nie wiemy, za jakie lata możemy zniszczyć dokumenty w 2025 r., powinniśmy zdecydować się na usługę zewnętrznego przechowywania (tzw. archiwizację) – aby ochronić i zachować w stanie nienaruszonym dokumenty, których dozwolonego terminu utylizacji nie jesteśmy pewni. Firma Iron Mountain służy pomocą w uporządkowaniu wszelkich dokumentów zgodnie z obowiązującym prawem.

Digitalizacja dokumentów

Digitalizacja dokumentów to doskonała metoda, aby zaoszczędzić czas i środki na poszukiwaniu dokumentów papierowych. Dzięki temu dowiemy się szybciej, jakie dokumenty można zniszczyć w 2025 r., a jakie należy zachować. Nie będziemy zmuszeni do przeglądania każdego pokwitowania – wystarczy, że wpiszemy odpowiednią nazwę dokumentu do systemu... i gotowe!

Archiwizacja i digitalizacja dokumentów mają kluczowe znaczenie – dzięki temu firma będzie mieć więcej miejsca w swojej siedzibie.

O czym jeszcze należy pamiętać, wyrzucając dokumenty w 2025 r.?

W niektórych przypadkach ustawowe okresy przechowywania dokumentacji mogą wydłużyć się w przypadku, gdy:

• toczą się postępowania sądowe, administracyjne lub egzekucyjne, w których dokumentacja może stanowić dowód,
• trwają kontrole skarbowe lub podatkowe,
• występują sytuacje wymagające zachowania dokumentów dla ochrony interesów firmy.

Jeśli masz wątpliwości, czy możesz zniszczyć swoje dokumenty, skonsultuj się z księgowym lub prawnikiem.

Za który rok można wyrzucić dokumenty w 2025? Podsumowanie

Większość dokumentów firmowych obejmujących dokumentację do 2015 r. możemy zniszczyć w 2025 r. Pamiętajmy jednak o przeczytaniu art. 70 ustawy (Ordynacja Podatkowa), aby poznać okoliczności wydłużające okres przetrzymywania dokumentacji. Jeśli zależy nam na zniszczeniu dokumentów zgodnie z prawem – warto wykorzystać usługę niszczenia dla firm. W przypadku długotrwałego przechowywania i sprawniejszego znajdowania dokumentów rekomendujemy zastanowić się nad archiwizacją, digitalizacją i zarządzaniem zasobami dzięki platformie eVault.