Dostawca energii zyskał kontrolę nad nieaktywnymi zasobami danych

Wyzwanie

Identyfikacja, sortowanie i klasyfikacja cennych zasobów danych przechowywanych w różnych lokalizacjach i środowiskach w celu zapewnienia lepszej zgodności z polityką zarządzania danymi.

Bezpieczeństwo oraz zgodność (compliance) mają kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa narodowego, zwłaszcza w sektorze energetycznym. Odpowiedzialność za infrastrukturę krajową oznacza, że ta wysoce regulowana branża jest pod stałą kontrolą. Cała dokumentacja firmy musi być szybko i łatwo dostępna w nagłych przypadkach, w toku postępowania sądowego lub w dochodzeniach regulatorów.

Dla przedsiębiorstwa dostarczającego gaz i prąd prawie 10 milionom Klientów, wdrożenie funkcjonalnego i całościowego projektu klasyfikacji danych było priorytetem. Sama liczba dokumentów, lokalizacji i środowisk sprawiła, że realizacja tego celu była nie lada wyzwaniem. Wielokrotne przejęcia i fuzje, do których dochodziło na przestrzeni ostatnich 100 lat spowodowały, że dokumenty i plany znajdowały się w różnych lokalizacjach, m.in. w magazynach, podstacjach, elektrowniach, biurach, opuszczonych budynkach i kontenerach transportowych. Ten brak kontroli i spójności zagrażał bezpieczeństwu informacji poufnych, narażając w ten sposób organizację na znaczne ryzyko. Dbając o zgodność z bieżącym programem zarządzania danymi, dostawca nawiązał współpracę z Iron Mountain, aby przejrzeć, skategoryzować i skonsolidować różnorodne zasoby danych.

Rozwiązanie

Usługa klasyfikacji treści

Pierwszym krokiem było stworzenie i wdrożenie ogólnokorporacyjnego programu zarządzania danymi dla nowo tworzonych dokumentów. Następnie należało zająć się inwentaryzacją archiwalnych dokumentów przechowywanych w różnych miejscach w całym regionie.

Lokalne zespoły wdrożyły standardowe procedury i dostosowały procesy do swoich potrzeb w oparciu o wymagania i potencjalne zagrożenia właściwe dla danego miejsca. Ich członkowie nosili odpowiedni sprzęt ochronny, uczestniczyli w szkoleniach i uczyli się procedur awaryjnych. Za każdym razem rozpoczynano pracę od zapoznania się z miejscem oraz zespołem projektowym składającym się z lokalnych pracowników, co pozwalało na uzyskanie wzajemnego wsparcia i ustalenie planu działania. Po zakończeniu klasyfikacji firma Iron Mountain dostarczyła zbiorcze metryki i szczegółowe informacje dotyczące każdego zbioru danych usuniętego z danej siedziby.

Co tydzień dostarczaliśmy raport o stanie projektu i spotykaliśmy się ze wszystkimi kierownikami zespołów. Każdy zespół dzielił się swoimi aktualnymi osiągnięciami i otrzymywał wytyczne dotyczące kolejnego miejsca. Spotkania zespołów zapewniły spójność w całym projekcie i otwartą komunikację. Omawiano i rozwiązywano problemy, aby zespoły wiedziały, co zrobić, gdy następnym razem napotkają tę samą przeszkodę. Sponsorzy wykonawczy zbierali się co miesiąc w celu monitorowania wyników i przeglądu osiągnięć w ramach projektu.

Rezultat

Współpracując z Iron Mountain, regionalny dostawca energii był w stanie wdrożyć spójną metodologię poprzez dostosowanie przestarzałej dokumentacji do aktualnej Polityki Zarządzania Dokumentacją. Zespół Iron Mountain skonsolidował i bezpiecznie przetransportował rozległe zbiory dokumentacji do trzech swoich lokalizacji, co pozwoliło zwiększyć wolną przestrzeń. Projekt obejmował kategoryzowanie i opisywanie każdego dokumentu, przypisywanie dat i identyfikowanie przynależności do danego działu, aby pracownicy mogli szybko znaleźć określone dokumenty.

Elastyczność i spójna komunikacja zapewniona przez firmę Iron Mountain umożliwiły regionalnemu dostawcy energii zmianę priorytetów wrażliwych zbiorów danych i zdobycie zaufania lokalnych przedstawicieli.

• Usprawnienie zarządzania danymi oraz gwarancja zgodności (compliance)
• Projekt ukończony w 27 tygodni, w 51 lokalizacjach
• 18 632 skategoryzowane i przetransportowane do bezpiecznych magazynów pudła
• 1 600 przeznaczonych do zniszczenia pudeł z dokumentami bez istotnych informacji
• 780 772 zindeksowane pliki
• 8 664 pudła oznaczone jako kwalifikujące się do natychmiastowego zniszczenia

Dowiedz się więcej o naszej Usłudze Klasyfikacji Treści.