Zrozumienie psychologii ryzyka w miejscu pracy (jako sposób na budowanie długoterminowej odporności organizacji)

Wywiad przeprowadzony przez Marcina Drzewieckiego, Prezesa Zarządu, Iron Mountain z dr Nilufar Ahmed, dyplomowaną psycholog i wykładowcą nauk społecznych na Uniwersytecie w Bristolu

Podczas gdy obecnie zespoły kierownicze koncentrują swoje wysiłki na planowaniu strategicznym po silnych turbulencjach związanych z wybuchem pandemii, istniejące rozwiązania pomagające budować odporność organizacji na zagrożenia są traktowane jak nienaruszalne tabu. Tymczasem, aby starania kierownictwa zostały uwieńczone sukcesem, najpierw należałoby przeprowadzić pełną analizę potencjalnych słabych punktów organizacji. Kluczowy obszar, który jest przy tym często pomijany, to zagrożenia stwarzane przez ludzkie zachowania i błędy, które - choć w większości przypadków niezamierzone - mogą nie tylko okazać się bardzo kosztowne, lecz także przynieść znaczący uszczerbek na reputacji. Dlatego przeanalizowanie na nowo przez organizacje swojego podejścia do zarządzania ryzykiem jest tak istotne dla planowania średnioterminowego w kontekście pracy hybrydowej.

Według najnowszego ogólnoeuropejskiego badania zleconego przez Iron Mountain, organizacje są narażone na coraz większe zagrożenia z powodu braku świadomości wewnętrznych czynników ryzyka. Badanie przeprowadzone wśród 11 000 pracowników wykazało, że aż jedna na trzy osoby (32%) twierdzi, że popełniła w pracy „krytyczny” błąd, a 14% respondentów podjęło ryzyko, które okazało się kosztowne dla zatrudniającej ich organizacji.

I choć trzy czwarte pracowników w regionie EMEA (Europa, Bliski Wschód i Afryka) uważa, że przestrzeganie procedur zarządzania ryzykiem jest niezbędne dla ochrony informacji poufnych, to połowa z nich (49%) i tak jest zdania, że podejmowanie ryzyka w pracy się opłaca, przy czym aż jedna czwarta (25%) respondentów przyznaje, że padła ofiarą oszustwa lub phishingu.

Zrozumienie psychologii człowieka może pomóc zarówno w wyjaśnieniu jak i w rozwiązaniu problemów związanych z krytycznym czynnikiem ryzyka w organizacjach. Temu tematowi jest poświęcona moja rozmowa z dr Nilufar Ahmed, dyplomowaną psycholog i wykładowcą nauk społecznych na Uniwersytecie w Bristolu w Wielkiej Brytanii, która wyraziła w niej swoją opinię na temat tego zjawiska.

Chociaż poniższe spostrzeżenia są oparte na wynikach badania odnoszącego się do całego regionu EMEA, szczegółowe informacje dotyczące wyników uzyskanych z części badania przeprowadzonej w Polsce można znaleźć tutaj.

Marcin Drzewiecki: Pani Doktor, czy może nam Pani wyjaśnić, co kryje się za tendencją do podejmowania ryzykownych zachowań?

Dr Ahmed: „Będąc stale pod presją czasu, tak jak to dzieje się współcześnie, ludzie podejmują coraz większe ryzyko w dążeniu do maksymalizacji swojej efektywności. W sektorach, w których istnieją podwyższone oczekiwania co do wysokiej jakości świadczonych usług w połączeniu z malejącymi zasobami, podejmowanie ryzyka może stać się normą. W tym kontekście jednostki mogą racjonalnie uzasadniać pójście na skróty, aby zapewnić usługi, których od nich oczekują inni. Niestety, wraz ze wzrostem podejmowanego ryzyka rośnie prawdopodobieństwo błędów, które mogą mieć daleko idące konsekwencje zarówno dla jednostki, jak i dla organizacji”.

Marcin Drzewiecki: Jak Pani myśli, dlaczego ludzie są skłonni podejmować takie ryzyko?

Dr Ahmed: „Jeśli chodzi o postrzeganie ryzyka, często wykazujemy tendencję do optymizmu, nawet jeśli jesteśmy świadomi istnienia zagrożeń. Z przeprowadzonego przez Iron Mountain badania wynika, że na przykład 34% pracowników w regionie EMEA używa tego samego hasła na wielu platformach. Chociaż wiemy, że nie należy tak robić, wierzymy, że akurat nam nie przytrafi się nic złego z tego powodu. Mówi się, że przyzwyczajenie jest drugą naturą człowieka; ufamy temu, co znamy, ponieważ daje nam to poczucie bezpieczeństwa. Na skutek przekonania, że jesteśmy bezpieczni, nie doceniamy ryzyka i przeceniamy środki ostrożności, które mają nas przed nim uchronić. Dotyczy to szczególnie codziennych, pozornie prozaicznych czynności".

Marcin Drzewiecki: Czy uważa Pani, że praca w trybie hybrydowym ma wpływ na sposób oceny ryzyka?

Dr.Ahmed: „Oczywiście. W badaniu, o którym mówimy, ponad jedna trzecia (36%) pracowników przyznała, że gdy pracuje w domu mniej zwraca uwagę na kwestie związane z bezpieczeństwem niż w biurze. W związku z tym opracowanie na nowo sposobu zarządzania danymi, ich przetwarzania i ochrony pod kątem nowych modeli pracy w trybie hybrydowym stanowi pilną konieczność. Jako że zgodnie z przewidywaniami praca w tym trybie będzie stanowić standardowy model operacyjny w przyszłości, organizacje odniosłyby korzyści, gdyby uwzględniły wnioski płynące ze wspomnianego badania w swoich rozważaniach na temat strategii długoterminowych. Jeśli pracownicy nie są świadomi zagrożeń, jakie mogą wynikać z działań podejmowanych przez nich nieumyślnie, to według wszelkiego prawdopodobieństwa takie ich zachowania będą kontynuowane. To sprawia, że szkolenia w zakresie zarządzania danymi i bezpieczeństwa w środowiskach hybrydowych są niezbędne, przy czym nauka jest najbardziej efektywna, gdy wiąże się z interakcją, zaangażowaniem i refleksją”.

„Ponadto, o ile praca w domu może potencjalnie wielu osobom pomóc w osiągnięciu większej równowagi między ich życiem zawodowym a prywatnym, istnieje coraz więcej dowodów na to, że zniesienie tradycyjnego rozgraniczenia środowiska pracy i domu, które moderuje stres, zwiększa ryzyko wypalenia zawodowego i wyczerpania. W miarę narastania zmęczenia spada motywacja i zaangażowanie, co z kolei zwiększa prawdopodobieństwo popełniania błędów, a to z kolei jeszcze bardziej wzmaga stres i niepokój. Sukces organizacji coraz częściej będzie zależeć od silnej kultury dostosowanej do pokonywania ograniczeń ekranu laptopa”.

„Wdrożenie procesów mających na celu obniżenie poziomu niepokoju może wpłynąć na poprawę samopoczucia u wszystkich pracowników. Istnienie systemu zapewnia psychologiczne poczucie bezpieczeństwa i zmniejsza niepokój, tworząc w ten sposób ochronną otoczkę w miejscu pracy, a istnienie systemów odpornych na zagrożenia przyczynia się do wzrost poczucia zadowolenia i odporności na ryzyko u pracowników, budując zaufanie co przekłada się na większą produktywność i rentowność”.

Dr Ahmed: „W ostatecznym rozrachunku, odporne na zagrożenia procesy to odporny personel. Tymczasem ponad połowa wszystkich absencji w pracy w Unii Europejskiej jest spowodowana stresem związanym z pracą, a z ujęcia według płci wynika, że stresu w pracy doświadczają częściej kobiety niż mężczyźni. Wyniki badania przeprowadzonego na zlecenie Iron Mountain również to potwierdzają - kobiety częściej niż mężczyźni udzieliły odpowiedzi, że czuły się zestresowane, zmartwione i spanikowane, gdy w swoim odczuciu popełniły w pracy istotny błąd”.

Aby przeczytać pełny raport dr Ahmed i zapoznać się z wynikami badania przeprowadzonego w Polsce, kliknij tutaj.

Pobierz raport na temat badania „Błędy w Pracy".