Povestea de succes a scanării documentelor: Consiliul municipal digitalizează administrarea birourilor

Consiliul Municipal Optimizează Administrarea Biroului De înregistrare A Străinilor Cu Ajutorul Proceselor Digitale

„Soluția noastră Iron Mountain a fost mai puțin costisitoare decât achiziționarea de noi carusele și amenajarea unui spațiu de birouri suplimentar. Iar acum beneficiem de toată productivitatea și de toate avantajele fluxurilor de lucru digitale în termeni de colaborare.”

Christian Dolle, Lider de proiect, Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

Provocare

Cu peste 11 000 de dosare stocate în unități invechite, Biroul de înregistrare a străinilor din Schwäbisch Gmünd era în criză de spațiu, în timp ce pierdea timp inutil și depunea eforturi pentru a procesa numărul în creștere de cazuri de imigrare.

Soluție:

Iron Mountain^® Backfile Scanning a oferit un proces rapid, eficient și conform cu protecția datelor (RGPD), convertind fișierele vechi pe hârtie și notele vechi scrise de mână în înregistrări digitale care să fie încărcate prin SFTP în sistemul de gestionare a documentelor consiliului.

Rezultate:

Personalul lucrează mai eficient și răspunde mai rapid la solicitările instanțelor și agențiilor. Există de asemenea, un risc mai mic de pierdere sau rătăcire a documentelor esențiale. Alte beneficii includ economii de spațiu, costuri de stocare mai mici și accesul continuu la fișiere pentru lucrătorii la distanță.

Simplificarea Proceselor De Birou Supuse Presiunii

„Achiziționarea a trei noi carusele de depozitare ar fi costat aproximativ 120 000 de euro și am fi rămas în continuare cu aceleași probleme de administrare și de spațiu.”

Christian Dolle, Lider de proiect, Stadtverwaltung Schwäbisch Gmünd

Arhivă Extinsă Și Greu De Gestionat

Practici învechite de muncă pe suport de hârtie

Amplasat la poalele pitorești ale Munților Swabian Alb și munților Dreikaiserberge, orașul Schwäbisch Gmünd este locul unde trăiesc aproximativ 60 000 de persoane. Consiliul Municipal s-a orientat către servicii publice digitale și procese de e-guvernare. Din cauza afluxului de refugiați, biroul de înregistrare a străinilor pentru imigrare a fost supus unei presiuni deosebite și astfel a ajuns în centrul atenției.

„Gestionarea documentelor a devenit din ce în ce mai dificilă la Biroul de înregistrare a străinilor”, spune liderul de proiect, Christian Dolle. „Erau peste 11 000 de fișiere pe hârtie păstrate în unități de stocare de tip carusel, care erau uzate de vreme și nu mai puteau fi recondiționate. Rămânând rapid fără spațiu, a trebuit să instalăm rafturi temporare, ocupând din ce în ce mai mult spațiu de birou.”

Caz comercial solid

După ce a introdus recent un sistem de gestionare a documentelor și l-a integrat cu LaDiVA, un program care este utilizat de alte autorități germane de imigrare, consiliul a profitat de oportunitatea de a trece la înregistrări dosare. Decizia a fost, de asemenea, foarte logică din punct de vedere financiar. „Achiziționarea a trei noi carusele de depozitare ar fi costat aproximativ 120 000 de euro și am fi rămas în continuare cu aceleași probleme de administrare și de spațiu”, adaugă Christian Dolle.