Otkrijte šta se krije u kutijama za skladištenje dokumenata

Prepoznajte i donesite opravdane odluke o inventaru evidencija uz Iron Mountain Smart Reveal

Poslovni izazov

Kada se evidencije čuvaju bez metapodataka ili opisnih informacija, nije moguće razumeti vrednost informacije i doneti opravdane odluke o tome šta da zadržite, odbrambeno uništite ili digitalizujete. Prikupljanje podataka koji nedostaju mukotrpan je proces koji zahteva ručno pregledanje i dokumentovanje sadržaja svake kutije. Šta se dešava ako vam nedostaju sredstva, osoblje, stručnost, vreme i prostor potrebni za završetak tako obimnog projekta?

Kako ovo utiče na vas

Bez temeljnog razumevanja inventara – i bez sposobnosti za donošenje opravdanih odluka – nemate drugog izbora osim da evidencije čuvate neograničeno. Ovo ne predstavlja samo nepotrebne troškove i rizike, nego i ograničava vašu sposobnost pronalaženja podataka ili brzog odgovora na obaveze o usklađenosti, spajanja, akvizicije i otuđenja.

Da li...

• čuvate evidencije sa nekoliko ili bez ikakvih opisa na kutijama?
• imate kutije s nepoznatim sadržajem?
• je potrebno da znate šta je u ovim kutijama?
• zadržavate ove kutije duže nego što je potrebno?
• vam nedostaju resursi, vreme i prostor da ovo sami rešite? > oklevate da počnete s projektom čišćenja?

Ako ste na bilo koje pitanje odgovorili potvrdno, pitajte nas za Iron Mountain Smart Reveal.

Oko 20% papirnih evidencija se čuva u kutijama s malo ili bez ikakvih metapodataka.* Zato je raščišćavanje postojećih datoteka izuzetno teško.

*Anketa o prioritetima identifikacije evidencije i čišćenja, sprovedena je preko dobavljača treće strane, april 2022.

Otkrijte sve o svojim evidencijama

Dođite do metapodataka na nivou kutije koji su vam potrebni za donošenje opravdanih odluka

Smart Reveal je isplativo rešenje koje nudi i fotografije i informacije o kutijama uskladištenih evidencija s nepoznatim sadržajem tako da možete da donesete promišljene odluke o tome šta da se radi: zadržati, opravdano uništiti, ažurirati metapodatke, dodeliti vlasništvo, digitalizovati evidencije ili šta god da vam je potrebno.

Rešenje Smart Reveal snima fotografije spoljašnjosti svake kutije uz pogled s visine da vam pomogne da odlučite šta je unutra. Ovo rešenje pruža postojeće istorijske metapodatke tako da ćete imati šta vam je potrebno za procenu sadržaja svake kutije i donošenje promišljene odluke o ispravnom postupanju.

Ovi postupci uključuju:

• Trenutno ažuriranje metapodataka na nivou kutije i opisa
• Uništavanje izabranih kutija
• Dodelu prava vlasništva
• Slanje kutija na unos podataka radi popisivanja
• Slanje kutija radi daljeg pregleda
• Digitalizaciju dokumenata
• Prilagođavanje količine i uglova fotografija radi vašeg pregleda

Možemo da prilagodimo broj snimljenih fotografija i pružimo različite prikaze radi ispunjavanja vaših zahteva.