Avrupa Konsoloslukları Kağıtsız Çalışma Yolunda Finansman Desteğiyle İvme Kazandı

Avrupa konsoloslukları, son gelişmelerin etkisiyle kağıtsız çalışma düzenine geçiyor. Bu etkiler arasında Avrupa Birliği'nin Kurtarma ve Dayanıklılık Tesisi'nin (RRF) finansmanı ve desteği, Covid-19 salgınının devam eden etkileri, vatandaşların çevreci beklentileri, hükümetlerin yeni zorunlulukları ile kuruluşların iklim değişikliğini azaltma çabaları yer alıyor.

Kağıtsız ofis fikri yarım yüzyıldan daha eskiye dayanmaktadır. Bununla birlikte, işletmeler ve devlet kurumlarındaki yüzlerce, binlerce hatta milyonlarca belgeyi dijitalleştirmenin zaman ve maliyetinin yanı sıra elektronik belgeleri güvence altına almak ve yönetmek için sağlam çözümlerin eksikliği göz korkutucu engeller olarak karşımıza çıkmıştır.

Ancak Covid-19 salgını sırasında sosyal mesafe ihtiyacından hareket eden Avrupa Birliği, dijital dönüşümün hem çalışanlar hem de vatandaşlar için acil ve sürekli değerini gördü. Avrupa hükümetlerine dijitalleşme için kredi, hibe ve en iyi uygulamaları sağlamak üzere Kurtarma ve Dayanıklılık Tesisi (RRF) kuruldu. İlk başvuranlar arasında İspanya, Fransa ve Portekiz bulunuyor.

Kağitsiz hedefler karşisinda gerçekler

Faturaların online (çevrimiçi) olarak ödenmesinden vergilerin elektronik olarak dosyalanmasına ve mektup yerine e-posta yazılmasına kadar, kağıtsız süreçlere geçiş giderek artıyor. Statista tarafından yapılan bir araştırma, 2021 yılında küresel kâğıt ve karton tüketiminin 408 milyon ton olduğunu ortaya koydu. Tüketimin önümüzdeki on yıl boyunca artmaya devam ederek 2032 yılında 476 milyon tona ulaşacağı tahmin ediliyor. Bir başka araştırmaya göre, küresel ormansızlaşmanın %14'ü, Hollanda büyüklüğündeki bir ormanın (4,1 milyon hektar) yer yıl yok edilmesi anlamına gelen kâğıt talebinden kaynaklanıyor.

ABD'de Bank of America gibi finans şirketlerinin yanı sıra birçok sigorta şirketi ve muhasebe firması kağıtsız sistemlere geçti. Sağlık sektörü de elektronik tıbbi kayıtlar ve hasta portalleri ile tam dijitalleşmeye çalışıyor. Ancak Akıllı Bilgi Yönetimi Derneği (AII) tarafından yapılan bir araştırmaya göre ABD'deki ofislerin sadece %17'si kağıtsız.

Büyük belge yığınlarını taramak, dijitalleştirilmiş versiyonların kalitesini iki kez kontrol etmek ve kağıtları güvenli bir şekilde çöpe atmak için gereken zaman ve personel sayısı oldukça fazladır. Çalışanlar da değişime direnç gösterebilir. Kâğıt tabanlı bir sistemden tamamen dijital bir sisteme geçiş farklı iş akışı, süreçler ve alışkanlıklar gerektirir. Veri güvenliği ve gizlilikle ilgili endişeler de özellikle siber güvenlik tehditlerinin kamuoyunda iyi bilinen veri ihlalleri ve fidye yazılımı saldırılarıyla sonuçlanması nedeniyle, kağıtsız ofis uygulamasının yavaşlamasına neden olmuştur.

Konsolosluklar ki̇mli̇kleri̇ elleri̇nde tutuyor

Konsolosluklar uzun süredir yeni, yenilenmiş ve değiştirilmiş pasaportlar, vizeler, doğum, evlilik ve ölüm belgeleri; Yurtdışı Konsolosluk Doğum Raporları, vekaletname ve noter belgeleri, seyahat belgeleri ve diğer konsolosluk belgelerini işlemek için manuel, kâğıt tabanlı süreçlere güveniyor. Belirli prosedürler ve protokoller, konsolosluklar ve ülkeler arasında farklılık gösterse de hepsi sakladıkları belgelerin güvenliğini ve gizliliğini sağlamak için önlemler alıyor.

Avrupa Birliği’nin Dijital On Yıla Giden Yol programı, temel kamu hizmetlerine ilişkin evrak işlerinin 2030 yılına kadar dijitalleştirilmesini ve %100 çevrimiçi olmasını gerektirmektedir. 2021 Avrupa iklim yasası, tüm AB ülkelerinin 2050 yılına kadar net sıfır emisyona ulaşmasını öngörüyor. Dolayısıyla, Avrupa'daki konsolosluklar ve diğer devlet daireleri dijital dönüşümü sürdürmek için açık yetkilere sahiptir.

Buna ek olarak, Avrupa konsoloslukları, vatandaşların, özellikle de gençlerin, kolay, çevreci, sürdürülebilir yaklaşımla, devletle ilişkilerinde çevrimiçi gibi yöntemleri kullanma taleplerinden etkileniyor. Dünyanın dört bir yanındaki insanlar, Avrupalılar gibi iklim değişikliğini azaltma çabalarını genel olarak destekliyor. Ağaçların sera gazlarını emerek azaltmaya yardımcı olduğunu bildikleri için ağaçları kâğıda dönüştürme, bu kâğıt üzerine yazı yazma ve daha sonra bunları geri dönüştürme çabalarının gezegeni ısıtan CO2 emisyonlarına neden olduğunu anlıyorlar.

Avrupa konsolosluklarinda kağitsiz süreç başari hi̇kayeleri̇

İspanya ve Portekiz konsoloslukları arasında dört milyon sayfa belgenin dijital ortama aktarılması için girişimler devam etmektedir. Fransa'da bulunan konsolosluklar arasında hedef 4,2 milyon sayfanın dijital ortama aktarılmasıdır. Finlandiya'daki konsolosluklar kağıtsız toplantılara başladı. AB ülkelerine giriş için online (çevrimiçi) vize başvuru süreci yerini büyük ölçüde kağıtsız bir sürece bıraktı.

Bunlar, Avrupa konsoloslukları arasında devam eden ve vatandaşların yanı sıra bazıları artık uygulamalara ve verilere güvenli erişimle uzaktan çalışabilen personel tarafından memnuniyetle karşılanan kağıtsız girişimlerden sadece birkaçı. AB içinde yaşanan göç, uzaktan çalışmanın gerekli olduğu pandemi sırasında hızlanan bir olguydu. Bu durum konsolosluklardaki iş yükünü arttırırken, bazı konsolosluk çalışanlarının farklı AB ülkelerine gitmesine de olanak sağladı. Bazıları pandemiden sonra bile orada kaldı ve kağıtsız süreçlerin kolaylığının ve faydasının avantajını yaşadı.

Kağıtsız konsolosluklar hakkında daha fazla bilgi için "Neden şimdi? Konsoloslukların Kağıtsız Çalışması İçin 5 Neden" makalemizi okuyabilirsiniz.