Dijital dönüşüm yolculuğunuza Iron Mountain ile başlayın

Dijital dönüşüm, iş süreçlerini iyileştirmek için teknolojinin benimsenmesi veya entegre edilmesidir.

İster inanın ister inanmayın, belgelerinizi tarayarak dijital dönüşüme başlamış sayılmazsınız. Kuruluşların %90,5’i erişim kolaylığı veya güvenli saklama* için fiziksel belgelerini dijitalleştirmiş olmasına rağmen, gerçek ve sürdürülebilir bir dijital dönüşüm için daha stratejik bir yaklaşıma ihtiyaç duyuyor.

Dijitalleşme çalışmalarına henüz başlamamış veya çalışmaların ortasına gelmiş olabilirsiniz. Bir adım geriye giderek uyguladığınız stratejinin iş hedeflerinizi karşılayıp karşılamadığını değerlendirmeniz faydalı olacaktır.

Di̇ji̇tal dönüşüm yolculuğunuza başlayin!

Onlarca yıldır farklı sektörlerden müşterilerle yaptığımız çalışmalardan edindiğimiz deneyimle, başarılı bir dijital dönüşüm stratejisi için gerekli beş adımı belirledik. Kuruluşların doğrudan otomasyon aşamasına atlamaya çalıştıklarını ve bunun zeminini hazırlamadıkları için genellikle çıkmaza girdiklerini gördük.

Dijital dönüşüm yolcuğunuza başlamadan önce, ilk iki adımı uygulamak son derece önemlidir: Elinizde ne olduğunu tespit etmek ve saklamak istediklerinizi dijitalleştirmek. İlk iki adımda yapılacak çok iş var, detayları öğrenmek için okumaya devam edin.

Belgeleri̇ni̇zi̇ beli̇rleyi̇n: hangi̇leri̇ saklanacak, hangi̇leri̇ atilacak?

Birçok şirket “hiçbir şeyi atmayalım, her şeyi saklayalım” düşüncesine sahip olduğundan belgelerini süresiz olarak saklarlar. Ama bu uygulama pratik olmadığı gibi yasal uyum yönetmeliklerine de uygun değildir ve pahalı bir yöntemdir. Dijitalleşme sürecine başlamadan önce belge envanterinizi çok iyi bilmelisiniz.

İşte dijitalleşme çalışmasından önce belgelerinizin değerini belirlemenize yardımcı olacak birkaç soru:

• İçerik formatı nedir? Kâğıt, teyp, mikro fiş veya elektronik dosyalar gibi formatların kullanım alanları farklıdır. Bütünsel bir bilgi yönetimi platformuna entegre edilmediğinde, verilerden kullanışlı içgörüler elde etmenin etkin bir yolu yoktur.
• İçeriği nasıl sınıflandırırsınız? Kişisel bilgiler ile kritik iş verilerinizi sektörünüzün standart ve yönetmeliklerine uygun bir şekilde sınıflandırmak, şirketinizce erişilebilir olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
• İçeriğinizi nasıl kullanırsınız? Şirketinizin hem günlük hem de uzun vadeli iş hedeflerine ulaşmak için belgeleri nasıl kullandığını belirleyin. Operasyonel verimsizlikleri önlemek için kâğıttan dijitale geçerek, daha kolay veya daha verimli hale getirebileceğiniz iş süreçlerini bulun.
• İçeriğinizin önem seviyesini nasıl belirliyorsunuz? İhtiyacınız olduğunda aradığınız bilgiye ulaşamıyorsanız, iş yeriniz için ek maliyet oluşturursunuz. Bu da hizmet seviyesi anlaşmalarını, insanları, süreçleri, müşterileri, markayı ve sonunda kuruluşunuzun itibarını etkiler.
• İçerik nerede? Belgeler genellikle farklı formatlardadır ve sistemler, uygulamalar, departmanlar ve şirket binaları arasında yayılmış durumdadır. Bu da onların yönetimini zor ve maliyetli hale getirir.

Belge envanterini çıkararak aşağıdaki risklerden kaçınabilirsiniz:

• Belgelerin görünür olmaması veya erişiminin zor olması
• Net olmayan imha tarihleri
• Karışık veri türleri
• Çoklu içerik havuzları
• Saklanan kopyalar ve onaylanmamış nüshalar

Böylece, belgelerinizin gereğinden fazla elde tutulmasını önleyerek gereksiz depolama maliyetlerinden kaçınmış olursunuz.

Belge saklama programinizi beli̇rleyi̇n

Dijital dönüşüm yolculuğunda, belge saklama programının, sektör standart ve yönetmeliklerine göre geliştirilmesi genellikle gözden kaçan noktalardan biridir. Bilginin saklanması ile belgelerin sistematik olarak imha edilmesi madalyonun iki yüzünü oluşturur. Özenli saklama, şirketinizin fikri mülkiyet haklarının nasıl yönetildiğini gösterir ve iş süreçlerini destekler.

Fiziksel belgeleri dijital bir ortama aktarırken yaşanan en büyük zorluğun işlem tarihinin takip edilmesi olduğunu gözlemledik. On binlerce kutunuz olduğunda, belgelerin işlem tarihlerine göre saklanması ve kurum dışı belge saklama sırasında güncel tutulması zor olabileceği gibi bu belgelerin dizine eklenmesi de maliyetli olacaktır.

Sağlam bir belge saklama programıyla, aşağıdakileri elde edersiniz:

• Kişisel verilerin ve bununla ilgili yükümlülüklerinizin birleştirilmiş bir görüntüsü
• Yasalara ve yönetmeliklere uyum
• Gereksiz veri ihlaline daha az maruz kalma

Eğer bu sizin için çok büyük bir iş gibi görünüyorsa, hiç merak etmeyin; bunlarla biz ilgileniyoruz!

Di̇ji̇talleşme yolculuğunuza devam edi̇n

İşte beklediğiniz haber! Belge envanterinizin içeriğini ve saklama programınızı belirledikten sonra saklamak istediğiniz belgeleri şimdi tarayabilirsiniz. Neyi, nerede sakladığınızı bildikten sonra, tarama projesini etkin ve verimli hale getirecek bir konumdasınız.

Özellikle dijital olmayan belge yönetim süreci ve prosedürlerinin kontrol edilmesi zor olabilir. Belge paylaşımı ve çalışanlar arasındaki iş birliği işinizin başarılı olması için gereklidir. Belgelerinizi dijitale aktararak bunu sağlayabilirsiniz.

Başari İçİn altyapi

Başarılı dijital dönüşüm için artık sağlam bir altyapınız var (birinci ve ikinci adım), ekibinizin erişebileceği ve iş birliği yapabileceği geleceğe hazır, merkezi bir veri havuzu oluşturmak için hazırsınız (üçüncü adım.) Aynı zamanda sonraki adımlar olan iş akışı otomasyonu ve değer yaratma adımlarına yaklaştınız. Böylece ekibiniz iş süreçlerine şekil verebilecek ve verinizden değerli içgörüler derleyebilecek.

*Iron Mountain sponsorluğunda, Economist Impact’in yaptığı araştırma