Dijital dönüşüm yolculuğunuza Iron Mountain ile başlayın
Bloglar ve Makaleler
Başarılı ve sürdürülebilir dijital dönüşüm, stratejik bir yaklaşım gerektirir. Doğru adımlar atarak başarılı bir dijitalleşme stratejisi uygulamak için yazımıza göz atın.
Dijital dönüşüm, iş süreçlerini iyileştirmek için teknolojinin benimsenmesi veya entegre edilmesidir.
İster inanın ister inanmayın, belgelerinizi tarayarak dijital dönüşüme başlamış sayılmazsınız. Kuruluşların %90,5’i erişim kolaylığı veya güvenli saklama* için fiziksel belgelerini dijitalleştirmiş olmasına rağmen, gerçek ve sürdürülebilir bir dijital dönüşüm için daha stratejik bir yaklaşıma ihtiyaç duyuyor.
Dijitalleşme çalışmalarına henüz başlamamış veya çalışmaların ortasına gelmiş olabilirsiniz. Bir adım geriye giderek uyguladığınız stratejinin iş hedeflerinizi karşılayıp karşılamadığını değerlendirmeniz faydalı olacaktır.
Di̇ji̇tal dönüşüm yolculuğunuza başlayin!
Onlarca yıldır farklı sektörlerden müşterilerle yaptığımız çalışmalardan edindiğimiz deneyimle, başarılı bir dijital dönüşüm stratejisi için gerekli beş adımı belirledik. Kuruluşların doğrudan otomasyon aşamasına atlamaya çalıştıklarını ve bunun zeminini hazırlamadıkları için genellikle çıkmaza girdiklerini gördük.
Dijital dönüşüm yolcuğunuza başlamadan önce, ilk iki adımı uygulamak son derece önemlidir: Elinizde ne olduğunu tespit etmek ve saklamak istediklerinizi dijitalleştirmek. İlk iki adımda yapılacak çok iş var, detayları öğrenmek için okumaya devam edin.
Belgeleri̇ni̇zi̇ beli̇rleyi̇n: hangi̇leri̇ saklanacak, hangi̇leri̇ atilacak?
Birçok şirket “hiçbir şeyi atmayalım, her şeyi saklayalım” düşüncesine sahip olduğundan belgelerini süresiz olarak saklarlar. Ama bu uygulama pratik olmadığı gibi yasal uyum yönetmeliklerine de uygun değildir ve pahalı bir yöntemdir. Dijitalleşme sürecine başlamadan önce belge envanterinizi çok iyi bilmelisiniz.
İşte dijitalleşme çalışmasından önce belgelerinizin değerini belirlemenize yardımcı olacak birkaç soru:
- İçerik formatı nedir? Kâğıt, teyp, mikro fiş veya elektronik dosyalar gibi formatların kullanım alanları farklıdır. Bütünsel bir bilgi yönetimi platformuna entegre edilmediğinde, verilerden kullanışlı içgörüler elde etmenin etkin bir yolu yoktur.
- İçeriği nasıl sınıflandırırsınız? Kişisel bilgiler ile kritik iş verilerinizi sektörünüzün standart ve yönetmeliklerine uygun bir şekilde sınıflandırmak, şirketinizce erişilebilir olmasını sağlamaya yardımcı olacaktır.
- İçeriğinizi nasıl kullanırsınız? Şirketinizin hem günlük hem de uzun vadeli iş hedeflerine ulaşmak için belgeleri nasıl kullandığını belirleyin. Operasyonel verimsizlikleri önlemek için kâğıttan dijitale geçerek, daha kolay veya daha verimli hale getirebileceğiniz iş süreçlerini bulun.
- İçeriğinizin önem seviyesini nasıl belirliyorsunuz? İhtiyacınız olduğunda aradığınız bilgiye ulaşamıyorsanız, iş yeriniz için ek maliyet oluşturursunuz. Bu da hizmet seviyesi anlaşmalarını, insanları, süreçleri, müşterileri, markayı ve sonunda kuruluşunuzun itibarını etkiler.
- İçerik nerede? Belgeler genellikle farklı formatlardadır ve sistemler, uygulamalar, departmanlar ve şirket binaları arasında yayılmış durumdadır. Bu da onların yönetimini zor ve maliyetli hale getirir.
Belge envanterini çıkararak aşağıdaki risklerden kaçınabilirsiniz:
- Belgelerin görünür olmaması veya erişiminin zor olması
- Net olmayan imha tarihleri
- Karışık veri türleri
- Çoklu içerik havuzları
- Saklanan kopyalar ve onaylanmamış nüshalar
Böylece, belgelerinizin gereğinden fazla elde tutulmasını önleyerek gereksiz depolama maliyetlerinden kaçınmış olursunuz.
Belge saklama programinizi beli̇rleyi̇n
Dijital dönüşüm yolculuğunda, belge saklama programının, sektör standart ve yönetmeliklerine göre geliştirilmesi genellikle gözden kaçan noktalardan biridir. Bilginin saklanması ile belgelerin sistematik olarak imha edilmesi madalyonun iki yüzünü oluşturur. Özenli saklama, şirketinizin fikri mülkiyet haklarının nasıl yönetildiğini gösterir ve iş süreçlerini destekler.
Fiziksel belgeleri dijital bir ortama aktarırken yaşanan en büyük zorluğun işlem tarihinin takip edilmesi olduğunu gözlemledik. On binlerce kutunuz olduğunda, belgelerin işlem tarihlerine göre saklanması ve kurum dışı belge saklama sırasında güncel tutulması zor olabileceği gibi bu belgelerin dizine eklenmesi de maliyetli olacaktır.
Sağlam bir belge saklama programıyla, aşağıdakileri elde edersiniz:
- Kişisel verilerin ve bununla ilgili yükümlülüklerinizin birleştirilmiş bir görüntüsü
- Yasalara ve yönetmeliklere uyum
- Gereksiz veri ihlaline daha az maruz kalma
Eğer bu sizin için çok büyük bir iş gibi görünüyorsa, hiç merak etmeyin; bunlarla biz ilgileniyoruz!
Di̇ji̇talleşme yolculuğunuza devam edi̇n
İşte beklediğiniz haber! Belge envanterinizin içeriğini ve saklama programınızı belirledikten sonra saklamak istediğiniz belgeleri şimdi tarayabilirsiniz. Neyi, nerede sakladığınızı bildikten sonra, tarama projesini etkin ve verimli hale getirecek bir konumdasınız.
Özellikle dijital olmayan belge yönetim süreci ve prosedürlerinin kontrol edilmesi zor olabilir. Belge paylaşımı ve çalışanlar arasındaki iş birliği işinizin başarılı olması için gereklidir. Belgelerinizi dijitale aktararak bunu sağlayabilirsiniz.
Başari İçİn altyapi
Başarılı dijital dönüşüm için artık sağlam bir altyapınız var (birinci ve ikinci adım), ekibinizin erişebileceği ve iş birliği yapabileceği geleceğe hazır, merkezi bir veri havuzu oluşturmak için hazırsınız (üçüncü adım.) Aynı zamanda sonraki adımlar olan iş akışı otomasyonu ve değer yaratma adımlarına yaklaştınız. Böylece ekibiniz iş süreçlerine şekil verebilecek ve verinizden değerli içgörüler derleyebilecek.
*Iron Mountain sponsorluğunda, Economist Impact’in yaptığı araştırma
What to keep and what to toss—identify your records
Many organizations default to a “keep everything” culture—retaining files in perpetuity. But this isn’t cost-effective, compliant, or practical. Before going digital, it’s imperative to have a clear understanding of your records inventory.
Here are some key questions to consider as you determine the value of your records prior to digitization:
- What is the content format? Unique content types like paper, tape, microfiche, or electronic files have different uses. If these aren’t integrated in a unified information management platform, there isn’t an effective way to derive useful insights.
- How do you classify your content? Whether it’s personally identifiable information (PII) or sensitive business data, classifying your content in a way that makes sense for your industry’s standards and policies will help ensure it’s accessible by the organization.
- What do you do with your content? Define how your organization uses its records, whether it’s for day-to-day work or to achieve long-term business objectives. To counteract operational inefficiencies, look for work processes that can be made easier or more efficient by converting paper to digital records.
- How do you prioritize your content? If you can’t get specific information when you need it, that’s an additional cost to your business. This impacts SLAs, people, process, customers, brand, and ultimately your organization’s reputation.
- Where is the content? Records are typically spread across systems, applications, format types, departments, and locations, which can make them challenging and costly to manage.
By taking stock of what you have, you can avoid common pitfalls like:
-
Poor visibility and access to files
-
Commingled destruction dates
-
Mixed record types
-
Multiple content repositories
-
Duplicates and unapproved versions
This also prevents over-retention of your records, avoiding risk due to keeping data longer than you should and spending more on storage costs.
Setting a records retention schedule
An important but often overlooked part of the digital transformation journey includes developing your organization’s retention schedule based on your industry’s standards and policies. Preserving information and systematically destroying records are two sides of the same coin. Thoughtful retention informs the way your company manages intellectual property and supports business processes.
We’ve found that tracking event dates can be the biggest challenge when moving physical records to a digital environment. When you have tens of thousands of boxes, keeping records based on event dates can be difficult to forecast, challenging to keep up-to-date when stored offsite, and costly to index.
With a solid records retention schedule, you’ll:
-
Have a unified view of your personal data and related obligations
-
Adhere to regulatory and compliance requirements
-
Reduce unnecessary exposure to data breaches
If this seems overwhelming, don’t worry. We’ve got you covered.
Moving forward with digitization
Great news! After you’ve identified the contents of your records inventory and set your retention schedule, it’s now time to scan the files you decided to keep. Once you know what you’re keeping and where it’s kept, you’ll be in a better position to make a scanning project effective and efficient.
Records management processes and procedures can be hard to keep under control, especially when not in a digital format. Document sharing and collaboration are essential for the success of your business, and digitizing your records makes it all possible.
A foundation for success
Now that you’ve laid a solid foundation for a successful digital transformation (steps 1 and 2), you’re ready to build a future-ready central repository where your team can access and collaborate on digital information (step 3). You’re also closer to the next steps of workflow automation and unlocking your information, so your team will be able to streamline business processes and glean valuable insights from your data.
Jumpstart your digital transformation here.
If you weren’t able to attend our two-part AIIM webinar series, From Paper to Digital: The Digital Transformation Journey, you can watch Part 1 on-demand and Part 2 on-demand now.
*Research by Economist Impact, supported by Iron Mountain
İlgili Kaynaklar
Daha fazla kaynak görüntüleDaha fazla kaynak görüntüle
