Iron Mountain Smart Sort

Bilgi yönetişimi ve iş hedeflerinize ulaşın

Size bazı sorularımız var.

• Çok sayıda dosya mı devraldınız?
• İhtiyaç duyduğunuzda kayıtları bulmakta zorluk mu yaşıyorsunuz?
• Envanterinizi taşımak ancak artık nelere ihtiyaç duymadığınızı öğrenmek mi istiyorsunuz?
• Kayıtlarınızı imha etmek istiyor ancak büyük bir yatırım yapmadan hangilerinin imhaya uygun olduğunu güvenle belirleyemiyor musunuz?
• Kağıt kullanımını ortadan kaldırmak istiyor ancak hangi kayıtları dijitalleştirmeniz gerektiğine dair karar vermekte zorlanıyor musunuz?
• Bir birleşme, satın alma veya elden çıkarma için kayıtları izole etmeniz mi gerekiyor?

Bu sorulardan herhangi birine evet yanıtını verdiyseniz bu adresten Iron Mountain Smart Sort hakkındaki sorularınızı iletebilirsiniz.

Karşılaşılan zorluklar

Elden çıkarma ve imha sırasında savunulabilir kararlar almak için kayıt envanterinizi sıralayıp yeniden düzenlemelisiniz. Ancak maalesef bu göründüğü kadar basit değil.

Elden çıkarma süreci neden bu kadar karmaşık?

• Envanter bütünlüğü/görünürlüğü yetersiz olabilir: Bilgi yaşam döngüsü boyunca önemli meta veriler yakalanıp listelenmezse kayıtları aramak, yönetmek ve hangi kayıtların saklanacağı, dijitalleştirileceği ve imha edileceği hakkında karar vermek zorlaşır.
• Karışık kayıt türleri ve karmaşık olay tarihleri: Farklı kayıt türleri farklı gereksinimleri beraberinde getirir. Kayıtlar, kayıt sınıflandırmasına veya olay tarihine göre düzenlenmezse güvenli ve savunabileceğiniz adımlar atamazsınız.
• Kayıtları yeniden düzenlemek uğraştırıcı ve pahalıdır: Her dosyayı imha edilmeye uygunluk tarihine, kayıt türüne, benzersiz tanımlayıcıya veya diğer gereksinimlere göre sıralamak için yeterli kaynağınız olmayabilir

Bunun anlamı

• Gereksiz maliyetler: İmha edilmeye uygunluk tarihleri veya kayıt sınıflandırması dikkate alınmadan depolanan ve dosya düzeyinde meta verileri bulunmayan büyük hacimli kayıtlar, programınızı etkili bir şekilde yönetme kapasitenizi etkiler.
• Risk artışı: Kayıtların gereğinden daha uzun süre saklanması bilgi kaybı ve mevzuat ihlali risklerini artırır. Ayrıca yasal keşif, denetim taleplerini yanıtlama ve yasal uyumluluk yönetimi süreçleri daha karmaşık hale gelir.
• Verimlilik kaybı: İhtiyaç duyduğunuz kayıtları bulmak ve kayıtların düzenlenmesine dair hızlı kararlar almak için envanterinizin iyi düzenlenmiş olması gerekir. Dosyaları sıralama ve yeniden düzenlemeye yönelik etkili bir süreç olmadığında zaman kaybedebilir ve kritik hedeflerinizi geciktirebilirsiniz.

Ekibimiz, size Iron Mountain depolarında veya konumunuzda yardımcı olabilir.