Eski kayıtları temizleyin – dijital dönüşüm yolculuğunuzda akıllı bir adım

Whitepaper

Büyük miktarda kâğıt belgeye sahip olan kuruluşların bir numaralı önceliği bunların temizlenmesidir. Dijital dönüşüm yolculuğunun önemli bir parçasını oluşturan kâğıt belgeleri temizleyerek maliyetleri ve riskleri azaltın.

24 Mayıs 202312 dakika

Kaynak İndir

Eski kayıtları temizleyin – dijital dönüşüm yolculuğunuzda akıllı bir adım

Yönetici özeti

Her kuruluşta saklanan kâğıt belgeler vardır ve zamanla bunların sayısı artar.

Her şeyi "ihtiyacımız olabilir" diye saklamak cazip gelse de bu uzun vadede uygun bir strateji değildir. Aslında, gereğinden fazla belgenin saklanması hem maliyet hem de yasal risk açısından zararlı olabilir. Ayrıca kurumsal girişimlerinizi ve dijital dönüşüm hedeflerinize ulaşma becerinizi de sınırlayabilir.

Yeni bir araştırma, karar vericilerin kuruluşlarındaki eski kâğıt belge sorununa nasıl baktıklarını ve bu konuda ne yaptıklarını ortaya koymakta Bir araştırma firması tarafından yakın zamanda gerçekleştirilen bir anket, hukuk ve yasal uyum, belge ve bilgi yönetimi/yönetişim ve bilgi teknolojisi alanlarındaki karar vericilerin endişelerini ortaya koyuyor. Bulgular, meslektaşlarınızın dijital dönüşüm yolculuğunun bir parçası olarak eski kayıtlar ve kâğıt dosyaların temizlenmesi ihtiyacı hakkında nasıl düşündüklerini ve önlerine çıkabilecek engelleri gösteriyor.

Katılımcıların %93'ü önümüzdeki beş yıl içinde kâğıt belgeleri ortadan kaldırmayı hedeflediklerini belirtmiştir.

Kâğit belgelerin mevcut durumu

Kuruluşlar belgelerin %70'inden fazlasını dijital ortamda, %30'unu ise kâğıt olarak saklamakta.

Saklanan kâğıt belgelerin yüzdesi azalıyor olsa da katılımcıların üçte biri şu anda 100.000 kutudan fazla kâğıt belge sakladığını belirtti ve bazılarının sakladığı belge sayısı 500.000’in üzerinde. Geriye kalan kâğıt belgelerin hacmi birçok kuruluş için hâlâ muazzam boyutlardadır.

Kâğit belgelerin temizlenmesine öncelik verilmesinin nedenleri

Hala büyük miktarda kâğıt envanterine sahip olan kuruluşlar için bu belgelerin temizlenmesi bir öncelik haline gelmiştir. Kâğıt belgelerin temizlenmesi için en önemli nedenler aşağıda gösterilmiş olup, maliyetlerin ve risklerin azaltılması bir numaralı önceliktir.

Kâğıt belgeler halâ envanterin önemli bir parçasıdır ve dijitale geçişte ele alınmaları gerekir. Göz ardı edilemez veya işlem yapmadan bırakılamaz.

Kuruluşlar ne elde etmeyi umuyor?

Yapılan anket, kâğıt belgelerin temizlenmesiyle ilgili en önemli faktörleri ve kuruluşların neyi başarmayı umduklarını daha ayrıntılı olarak inceledi. Kâğıt belgelerin temizlenmesini destekleyen en önemli faktörler gereğinden fazla belgenin saklanması, kurumsal girişimler ve dijital dönüşüm ile ilgilidir.