Landesarchiv sichert durch Digitalisierung die Erhaltung von Dokumenten

Verantwortung für Geschichte

Die Hauptaufgabe des Archivs ist es, alle archivwürdigen Unterlagen der Landesverwaltung zu erhalten, darunter auch physisch gefährdete Archivalien, wie zum Beispiel sehr alte Dokumente, die möglichst unangetastet und sicher vor schädlichen Umwelteinflüssen, wie Feuchtigkeit und Staub, bleiben sollen. Zu bedenken ist dabei stets, dass es sich bei Archivalien in der Regel um Einzelstücke handelt. Geht eine Archivalie verloren oder wird sie stark beschädigt, dann geht auch ein Stück Geschichte verloren.

Dr. Eminger ergänzt: „Eine optimale Aufbewahrung für eine Archivalie wäre natürlich, wenn niemand darauf zugreifen würde. Das geht allerdings am Zweck eines Archivs vorbei, denn unser Ziel ist ja, historische Dokumente für alle zugänglich zu machen. Unsere Rolle als Archiv bedeutet, dass wir beiden Zielen gerecht werden müssen. Unsere Restaurierungsabteilung sorgt dafür, dass die Originale in gutem Zustand bleiben.“

Mit diesem Ziel vor Augen wollte das Archiv im Rahmen eines großen internationalen Digitalisierungsprojekts offizielle Dokumente aus der Zeit des Holocausts und des Naziregimes reproduzieren, bei denen es sich oft um fragile Papierakten und handschriftliche Notizen handelt. Dadurch soll der Zugang für Forscher, Angehörige von Opfern und andere Interessierte in aller Welt verbessert werden.

Sicherstellung einer vollständigen Aufbewahrungskette

Nach ersten Gesprächen entwickelte Iron Mountain eine maßgeschneiderte, kosteneffiziente Scanning-Lösung, die genau auf die Prioritäten des Archivs abgestimmt war und sich auf die am häufigsten nachgefragten Unterlagen konzentrierte, anstatt auf solche, die nur selten angefordert wurden.

Iron Mountain gewährleistete eine sichere und lückenlose Aufbewahrungskette: von der Übernahme über den Transport bis hin zur Digitalisierung und der sicheren Rückgabe der Originale an das Archiv zur erneuten Archivierung. Neue digitale Dateien sind in der Regel innerhalb weniger Wochen im PDF-Format verfügbar.

„Normalerweise geben wir Dokumente nicht aus dem Haus “, so Dr. Eminger. „Eine weitere wichtige Anforderung war, die korrekte Bezeichnung bei der Erstellung der digitalen Dateien zu gewährleisten. Das kann bei Notizen in verschiedenen Formaten und aus unterschiedlichen Aktenbeständen eine ziemliche Herausforderung sein und viel Zeit in Anspruch nehmen. Iron Mountain konnte uns in beiden Punkten überzeugen.”

Einfacher Zugang zu empfindlichen Unterlagen

Im Rahmen des Projekts hat Iron Mountain bereits Tausende von Akten digitalisiert und etwa eine halbe Million Scans verarbeitet.

„Es ist nie eine Archivalie beschädigt worden”, so Dr. Eminger. „Viele Akten sind zum Beispiel mit Heftklammern miteinander verbunden, die rosten und zu einer Gefahr für den Zustand des Papiers werden können. Iron Mountain entfernt fachmännisch die alten Heftklammern und bringt die Originale ohne Klammern zurück, was uns eine schwierige Arbeit erspart. Und in digitaler Form folgen die Seiten natürlich in der richtigen Reihenfolge, das ist also kein Problem.“

Durch die Digitalisierung müssen die Mitarbeitenden nun weniger Zeit für die Suche nach archiviertem Material aufwenden, so dass mehr Zeit für die Bearbeitung neuer Akten bleibt, die korrekt klassifiziert und katalogisiert werden müssen.

„Derzeit müssen wir, wenn wir eine Anfrage erhalten, im Verzeichnis nachsehen, wo sich die Akte befindet, in den Speicher zu der entsprechenden Box gehen, die Akte herausnehmen, einen Entnahmeschein hineinlegen, die Box schließen und sie wieder zurückstellen. Dann gehen wir in den Besucherraum und legen die Akte zur Einsicht vor. Durch die Digitalisierung entfällt ein großer Teil dieses Aufwandes und es geht viel schneller und einfacher.”

Risikoverringerung und Fernzugriff als Vorteile

Forscher können nun aus der Ferne und produktiver arbeiten und sparen Zeit und Kosten, da sie nicht immer wieder ins Archiv fahren müssen. Die Umstellung auf digitale Aufzeichnungen verringert auch das Risiko, dass unersetzliche historische Akten durch häufige Einsichtnahme und Handhabung beschädigt werden, was wiederum die Anforderungen an die Restaurierungsabteilung des Archivs senkt.

Dr. Eminger fasst zusammen: „Wir haben einen engagierten Digitalisierungsspezialisten von Iron Mountain, der unsere Unterlagen fast genauso sorgfältig transportiert und behandelt wie wir Archivare. Die IT-Experten von Iron Mountain haben unsere archivischen Wünsche für die Indizierung der Akten schnell gelöst, und unser Projektkoordinator von Iron Mountain ist sehr reaktionsschnell und hält alles in ruhigem Fahrwasser.”

Darüber hinaus unterstützt Iron Mountain als Teil einer größeren Forschungsinitiative ähnliche digitale Projekte bei der KZ-Gedenkstätte Mauthausen und dem Tiroler Landesarchiv.

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