Diagnostiklabor profitiert von externer Archivierung

Die Herausforderung

Ein großes Diagnostiklabor musste etwa 50 % seiner Fläche räumen. Der Großteil davon war zur Lagerung genutzt worden. Der Mietvertrag würde in 30 Tagen ablaufen – eine Frist, die mit internen Ressourcen kaum zu schaffen war. Gelagert waren unter anderem medizinische Unterlagen mit sensiblen Daten und nach US-Recht besonders geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) sowie Proben, die einer besonderen Handhabung und kontrollierten Umweltbedingungen bedurften, um nicht beschädigt zu werden. Bei diesem Prozess waren strenge Branchenvorschriften zu beachten: Der Umgang mit den Assets musste in Übereinstimmung mit HIPAA und den entsprechenden Datenschutzund Sicherheitsstandards erfolgen.

Die Situation

• Unternehmen möchte sich räumlich verkleinern
• 50 % der Fläche muss geräumt werden
• Enge Frist durch auslaufenden Mietvertrag

Die Lösung

Iron Mountain stellte innerhalb kürzester Zeit einen Plan zum Räumen der Lagerflächen auf und bereitete anschließend alle wichtigen Aufzeichnungen und Assets vor: Die Paraffinblöcke wurden zu ihrem Schutz in einen klimaregulierten Lagerraum gebracht, und für die zerbrechlichen Objektträger und andere bruchgefährdete Assets wurden eine spezielle Verpackung und ein gesonderter Transport organisiert. Alle Dokumente werden bis zum Ende ihrer Aufbewahrungsfrist gelagert. Wenn dieser Zeitpunkt kommt, steht Iron Mountain für die rechtssichere Vernichtung der Dokumente mit Kosten- und Risikokontrolle zur Verfügung.

Die Ergebnisse

Das Labor war bereits Kunde von Iron Mountain. Vom ersten Anruf bis zur Einlagerung des letzten Kartons wurde alles innerhalb der vierwöchigen Frist erledigt. Im Vergleich zum vorherigen Mietvertrag spart der Kunde monatlich ca. 2.000 USD Lagerkosten. Dank der Vielzahl von Optionen konnten alle Assets unter den Bedingungen gelagert werden, die ihren besonderen Anforderungen entsprechen. Und „extern“ bedeutet nicht „offline“: Alles ist so organisiert, dass es bei Bedarf einfach wieder abgerufen werden kann. Mit Services für den kompletten Lebenszyklus ist Iron Mountain inzwischen der bevorzugte Partner des Labors für die Archivierung, Verwaltung und ggf. Vernichtung wichtiger Aufzeichnungen und Assets.