Verbessertes Informationsmanagement in Life-Science-Unternehmen

Iron Mountain InSight ist eine Informationsmanagement- und Content-Services-Plattform und unterstützt die digitale Transformation von Unternehmen im Bereich der Biowissenschaften. Die SaaS-Plattform (Software-as-a-Service) stellt die physischen und digitalen Inhalte des jeweiligen Unternehmens in einem zentralen, gut zugänglichen und sicheren Aufzeichnungssystem bereit – so können die Daten schneller durchsucht, besser ausgewertet und effektiver genutzt werden. Mit InSight profitieren Unternehmen unter anderem von gesteigerter Mitarbeitereffizienz, stärkerer Prozessautomatisierung, höheren Umsätzen und messbaren Kosteneinsparungen.

Zum besseren Verständnis der mit Iron Mountain InSight verbundenen Vorteile, Kosten und Risiken wurde Forrester Consulting von Iron Mountain mit der Befragung von vier Entscheidungsträger:innen und der Durchführung einer Studie zum Total Economic Impact™ (TEI) beauftragt. Alle Befragten hatten bereits Erfahrung in der Verwendung von InSight. Der befragte Leiter des IT-Betriebs arbeitete für ein Unternehmen aus der Life-Science-Branche. Diese Kurzstudie konzentriert sich auf die Nutzung von Iron Mountain InSight in der Biowissenschaft.

Alle Befragten gaben an, dass in ihren Unternehmen vor der Nutzung von InSight große Datenmengen in unterschiedlichen Formaten vorlagen. Primär handelte es sich um digitale und papierbasierte Inhalte; allerdings enthielten die Archive auch ältere Formate wie Mikrofilme, Mikrofiches, Magnetbänder, Disketten und CDs. Die Unternehmen setzten separate Systeme und manuelle Methoden für das Informationsmanagement ein. Es fehlte eine zentrale Lösung, die eine gute Organisation und einen einfachen Zugriff auf Daten ermöglichte. Dies resultierte in ineffizienten Arbeitsabläufen, unklaren Sicherheitsstandards und enormen Mengen an Daten, die mit hohem Kostenaufwand gespeichert, aber nur ungenügend genutzt wurden.

Nach der Investition in InSight konnten die Unternehmen ihre zahlreichen Inhalte besser sichern und abrufen, Prozesse effizienter abwickeln und automatisieren sowie Daten gezielter als Basis für konkrete Handlungen nutzen.

Gründe von Unternehmen aus dem Bereich Biowissenschaften für die Investition

Das Unternehmen des befragten IT-Leiters sah sich vor der Einführung von InSight unter anderem folgenden Herausforderungen in der Legacy-Umgebung gegenüber:

• Datenzugriff und Prozesseffizienz.

  Die befragte Person beschrieb, wie separate Systeme und Prozesse das Datenmanagement im Unternehmen erschwerten. Da kein zentralisiertes und leicht zu durchsuchendes System vorhanden war, gestaltete sich der Zugriff auf die Daten in verschiedenen Formaten schwierig. Angesichts der Vielzahl von Daten, die weder einfach abrufbar noch gut organisiert waren, mussten die Mitarbeiter:innen im Unternehmen der befragten Person oft viel Zeit aufwenden und manuell vorgehen, um Daten aufzufinden, abzurufen, weiterzuleiten, auszuwerten und zu nutzen.

• Bedarf für die Auswertung und effektive Nutzung der Daten.

  Dem Leiter des IT-Betriebs zufolge war es für Mitarbeiter:innen schwierig, Daten effektiv für die verschiedenen Anwendungsfälle des Unternehmens zu nutzen, da sie schlecht kategorisiert und getaggt waren. Die befragte Person sagte, dass ihr Unternehmen eine Plattform benötigte, „um Klassifizierungen für unsere Daten festzulegen und uns bei geschäftlichen Entscheidungen zu helfen“.

• Einhaltung von Regelungen und Vorschriften.

  Die Erfüllung hoher Sicherheitsstandards sowie die Einhaltung aller geltenden Gesetze, z. B. des Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), hatten für das Unternehmen der befragten Person oberste Priorität, brachten jedoch Herausforderungen mit sich. Das Unternehmen benötigte dazu ein hochsicheres System, das die Zugriffsberechtigungen und Datenaufbewahrungsrichtlinien verwalten und sich zeitnah an gesetzliche Änderungen anpassen konnte. Aufgrund der häufigen internen und externen Audits suchte es außerdem nach einem Tool, mit dem es die diesbezüglichen Aufgaben präzise und effizient erledigen konnte.

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