Transforma tu oficina de correo postal

Transforma tu oficinade Correo Postal

Reto

Seguro que conoces los retos de trabajar con información en papel. Losrequisitos de seguridad, privacidad y cumplimiento de la información detu organización, así como la eficiencia de los empleados, se ven afectadospor estos retos. Muchas empresas llevan intentando eliminar, o al menosreducir, el papel de los procesos empresariales desde hace tiempo. Pero esimposible eliminar el papel del centro de trabajo cuando el correo físicosigue llegando y tus empleados luchan constantemente para gestionargrandes volúmenes de correo en papel entrante. El acceso al correo físicoes un reto aún mayor para empleados que teletrabajan y que necesitanacceso seguro a su correo en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Solución

La solución Correo Digital de Iron Mountain^® en AWS es un softwarediseñado específicamente (SaaS) que te permite eliminar el papel en la“puerta de entrada”. Después de redirigir vuestro correo postal a IronMountain, este se escanea, indexa y se realiza el control de calidad parasatisfacer los requisitos de conversión de documentos. Aprovechandola tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) medianteAmazon Textract, puedes buscar el contenido de tus documentos portexto o índice. El OCR está disponible para tus documentos PDF, TIFF,Office y logotipos en más de 50 idiomas. Una vez digitalizado, vuestrocorreo se almacena y se accede a él en una plataforma segura de gestiónde la información y servicios de contenidos.

¿Cómo funciona?

Eliminación: Revisa las opciones de eliminación

Elige cómo deshacerte de tu correo físico. Las opciones incluyen devolverte el correo,almacenarlo en un Centro de Custodia de Iron Mountain o destruirlo.

Automatización: Redistribuye el correo

Se crean flujos de trabajo automatizados basados en metadatos clave. Existen opciones paraañadir integraciones para SSO, Outlook y/o Gmail.

Almacenamiento: Los archivos encriptados se almacenan en unrepositorio seguro

Los permisos basados en roles permiten a los usuarios autorizados acceder al correo digitalen una plataforma segura de gestión de la información y servicios de contenidos 24 horas aldía, 7 días a la semana.

Digitalización: Redirige y digitaliza vuestro correo

Redirige vuestro correo a una instalación de Iron Mountain para su digitalización.Una vez digitalizado, los usuarios pueden añadir comentarios y activar el seguimiento.

VENTAJAS

La recopilación y extracción automatizadade metadatos clave impulsa las decisiones empresariales y agiliza los flujos de trabajo.

Reducción del tiempo y el esfuerzodedicados a buscar lo que necesitas.

Puedes acceder fácil y rápidamentea tu correo desde una ubicación central y segura.

Costes más predeciblesmediante un sistema de suscripción.