Iron Mountain InSight ayuda a mejorar la gestión de la información en las empresas del sector de la salud consiguiendo eficiencias operativas, ahorros en los costes y ventajas comerciales

Iron Mountain InSight es una plataforma de gestión de la información y de servicios de contenidos que facilita el trabajo de transformación digital y modernización de las organizaciones sanitarias. La plataforma de software como servicio (SaaS) garantiza la accesibilidad y seguridad de los contenidos físicos y digitales de una organización en un sistema de registro central y seguro, lo que facilita una búsqueda más rápida, una comprensión más clara y un uso más eficaz de los datos. Gracias a InSight, las organizaciones sanitarias pueden materializar una mayor eficiencia para los empleados en el ámbito clínico y no clínico, así como otras ventajas como la automatización de procesos, el ahorro de costes y la mejora de la seguridad.

Para comprender mejor los beneficios, costes y riesgos asociados con Iron Mountain InSight, Iron Mountain encargó a Forrester Consulting entrevistar a cuatro responsables y realizar un estudio de tipo Total Economic Impact™ (TEI).¹ Todos los responsables entrevistados tenían experiencia con InSight. Uno de los entrevistados era el director de sistemas de información de una organización sanitaria. Este resumen se centra en el uso de Iron Mountain InSight en el sector sanitario.

Todos los entrevistados señalaron que antes de utilizar InSight, sus organizaciones tenían grandes cantidades de datos en distintos formatos. Se trataba principalmente de archivos digitales y en papel, aunque también contaban con formatos heredados como microfilmes, microfichas, cintas, discos y CD. Las organizaciones compartimentaban la gestión de la información debido a que dependían de sistemas y métodos manuales dispares y carecían de una solución central que proporcionara una estructura y fácil acceso. Estos entornos generaban ineficiencias en el trabajo, estándares de seguridad ambiguos y una gran cantidad de datos, que estaban infrautilizados y cuyo mantenimiento era costoso. 

Después de la inversión en InSight, el conjunto de los contenidos de las organizaciones era más accesible y seguro, los procesos eran más eficientes y automatizados, y los datos eran más procesables.

Factores responsables de la inversión para las organizaciones sanitarias

Antes de incorporar InSight, la organización sanitaria del director de sistemas de la información se enfrentaba a dificultades con su entorno previo, como las siguientes:

• La necesidad de contar con un sistema centralizado que facilitara el acceso a los datos.

  El entrevistado explicó cómo los sistemas y procesos dispares de su organización dificultaban la gestión de datos. La ausencia de un sistema centralizado y fácil de consultar dificultaba el acceso a los datos en varios formatos. El entrevistado aclaró: «Teníamos un gran número de procesos diferentes y nada estaba centralizado. Todo estaba muy fragmentado».

• Eficiencia de los empleados.

  Debido a la gran cantidad de datos que carecían de fácil acceso y de una organización clara, los empleados de la organización sanitaria con frecuencia necesitaban realizar procesos manuales que requerían mucho tiempo para hacer tareas habituales como localizar, recuperar, compartir y, en última instancia, comprender los datos. Esta situación obstaculizaba la productividad de los empleados y desviaba su atención de un trabajo más valioso. 

• Cumplimiento normativo y reglamentario.

  Proteger la información del paciente y los datos sensibles y cumplir con la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico (HIPAA) y el resto de legislación aplicable eran las prioridades principales para la organización. Esto exigía un sistema altamente seguro que pudiera gestionar los permisos de acceso y las políticas de retención de datos y adaptarse fácilmente a cualquier cambio en las políticas. Además, la organización necesitaba una herramienta precisa y eficaz para cualquier trabajo relacionado con las auditorías. 

¹ Total Economic Impact es una metodología desarrollada por Forrester Research que mejora los procesos de toma de decisiones tecnológicas de las empresas y ayuda a los proveedores a comunicar a sus clientes la propuesta de valor de sus productos y servicios. La metodología TEI ayuda a las empresas a demostrar, justificar y materializar el valor tangible de cualquier iniciativa informática frente a los directivos y el resto de las partes interesadas clave de la empresa.