Transformeer uw HR-processen

Iron Mountain Human Resource-oplossing

Uitdaging

Het beheren van uw HR-archieven kan een hele uitdaging zijn als documenten in meerdere vormen en op verschillende plaatsen zijn opgeslagen en uw personeel hybride werkt. Het heeft prioriteit ervoor te zorgen dat uw personeelsdossiers compleet en up-to-date zijn en worden beheerd conform de steeds veranderende wet- en regelgeving.

Het vinden van HR-informatie zoals een ondertekend toestemmingsformulier, werkvergunningen, contractuele verplichtingen of arbo-gegevens, maar ook het produceren van auditrapporten, kan tijdrovend en intensief handmatig werk zijn. En het voornaamste: als het delen van personeelsdocumenten niet goed wordt beheerd, kan gevoelige informatie in verkeerde handen vallen.

Impact

De impact van digitalisering kan niet worden overschat. Het beheren van papieren documenten kost organisaties zowel tijd als geld. Een Iron Mountain InSight®-klant meldde bijvoorbeeld jaarlijks tot wel 26.000 arbeidsuren¹ te besparen door verbeterde samenwerking tussen medewerkers dankzij digitalisering.

Hiernaast moeten organisaties voldoen aan strenge regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Data Protection Act (een AVG- implementatie voor het VK), om ervoor te zorgen dat persoonlijke gegevens na bepaalde tijd veilig en aantoonbaar worden vernietigd volgens hun retentieschemaregels. Als bedrijven hier niet aan voldoen, kan dit tot boetes leiden die een negatieve uitwerking hebben op het bedrijf.

Wat als u

Een gestandaardiseerd, veilig en conform platform zou kunnen gebruiken dat zowel bestaande digitale als nieuw geconverteerde fysieke documenten samenbrengt zodat u deze problemen kunt oplossen door:

• Eenvoudig en snel de documenten te zoeken en te vinden die u zoekt
• De productiviteit van uw HRafdeling te verhogen door efficiënte samenwerking mogelijk te maken, ook op afstand
• Personeelsgegevens te beschermen en de beveiliging en controleerbaarheid te verbeteren
• Ervoor te zorgen dat belangrijke documenten altijd upto-date zijn en voor de vervaldatum worden vernieuwd

Verenig fysieke en digitale HR-archieven

De HR-oplossing van Iron Mountain is een Software-as-a-Service (SaaS)-product waarmee medewerkers en interne bedrijfspartners alle HR-gerelateerde dossiers kunnen scannen en opslaan op een veilige opslagplaats in de cloud – voor versnelde HR-processen. Met rolgebaseerde toegangsrechten kunt u de documenten zoeken die u nodig hebt en deze delen met interne en externe belanghebbenden om zo effectiever samen te werken ongeacht de werklocatie. U krijgt centrale zichtbaarheid die u het overzicht biedt dat u nodig hebt, met dashboards die u de gegevens en statistieken bieden voor zeer nuttige inzichten, inclusief de mogelijkheid om meldingen te ontvangen voor vervaldatums. Via deze oplossing kunnen HR-afdelingen personeelsdocumenten traceren en proactief actie ondernemen zoals het vernieuwen van certificaten, identiteitsbewijzen en andere aan personeelsbeheer gerelateerde documenten voordat ze verlopen.