Op weg naar een papierloze toekomst

50% van het bedrijfsafval en 26% van het stortafval is papier. - The World Counts

Moet u het digitale tijdperk omarmen en helemaal overstappen op papierloos werken? Veel organisaties staan voor deze keuze. Maar de overgang is vaak niet zo zwart-wit en draait vooral om het vinden van een goede balans tussen digitaal en papier. We noemen de voordelen en aandachtspunten op weg naar een papierloze werkomgeving.

Daarom papierloos werken

Minder kosten, meer efficiëntie

Digitale technologie omarmen biedt veel voordelen op het gebied van efficiëntie. Onderzoeksbureau Gartner, Inc. schat dat maar liefst 3% van de omzet van een bedrijf wordt besteed aan papier, printen, archiveren en de kosten die gepaard gaan met opslag en onderhoud. Door over te stappen op een papierloze omgeving kunnen organisaties deze kosten aanzienlijk verlagen en hun activiteiten stroomlijnen.

Betere samenwerking

Via digitale platforms kunnen teamleden makkelijker samenwerken, waarvandaan ze dan ook werken. Volgens onderzoek van Deloitte zijn organisaties met goede digitale samenwerkingstools 36% meer geneigd tevreden te zijn over hun communicatiemogelijkheden. Deze verbeterde samenwerking leidt tot een hogere productiviteit en meer innovatie.

Betere toegang en beveiliging

Een van de grote voordelen van digitale gegevens is hoe makkelijk u erbij kunt. Digitale bestanden zijn altijd beschikbaar, dus werknemers kunnen snel informatie vinden. Bovendien helpen digitale beveiligingsmaatregelen, zoals encryptie en toegangscontroles, om gevoelige gegevens te beschermen. Daardoor neemt het risico op onbevoegde toegang en datalekken af.

De symbiotische relatie

Het is belangrijk om te onthouden dat digitaal en papier elkaar kunnen aanvullen. Als ze naast elkaar bestaan kunnen organisaties blijven inspelen op hun unieke behoeften en voorkeuren. Ze kunnen dan per project kiezen voor de best passende oplossing of toepassing.

Nog steeds compliant

Voor sommige industrieën en instanties is het verplicht om papieren gegevens bewaren. Maar ook als u digitaal werkt kan er nog steeds aan die eis worden voldaan. Een gebalanceerde aanpak helpt om zowel de digitale efficiëntie als naleving van regelgeving in stand te houden.

Fysieke back-ups van data

Digitale gegevens gaan soms verloren door technische storingen of cyberaanvallen. Veilig opgeslagen fysieke back-ups zijn een beveiliging tegen onvoorziene incidenten en waarborgen de continuïteit van belangrijke informatie.

Kleinere milieu-impact

Hoewel we het belang van papieropslag erkennen, moeten we ook de impact op het milieu benoemen. Elk jaar worden miljarden vellen papier verbruikt, wat bijdraagt aan ontbossing en CO2-uitstoot. Door via digitalisering het papierverbruik te verminderen, kunnen organisaties hun steentje bijdragen aan het behoud van onze natuur en het beperken van de klimaatverandering.

Uitdagingen in de digitale wereld

Ondanks de duidelijke voordelen moeten organisaties die papierloos gaan werken ook een paar uitdagingen aanpakken.

Digitale beveiliging

Naarmate organisaties hun informatie digitaliseren, moeten ze waakzaam zijn op het gebied van cybersecurity. Datalekken en hacks komen namelijk steeds vaker voor. Investeren in goede beveiligingsmaatregelen is dus cruciaal om gevoelige informatie veilig te houden.

Overvloed aan informatie

Een digitaal bestand aanmaken is zó makkelijk dat er enorme hoeveelheden informatie ontstaan. Zonder effectief gegevensbeheer kunnen organisaties moeite hebben om overzicht te houden en inzichten uit de data te halen.

Medewerkers trainen

Papierloos werken betekent dat medewerkers met nieuwe technologieën aan de slag moeten. Voor een soepele overgang en minder weerstand tegen de veranderingen is het essentieel om het personeel genoeg training en uitleg te geven.

De balans vinden

De conclusie? De reis naar een papierloze toekomst gaat niet over het zomaar één-twee-drie uitbannen van papier, maar over het slim naast elkaar bestaan van fysieke en digitale informatie. Organisaties moeten daarvoor hun eigen behoeften, wettelijke vereisten en milieuoverwegingen onder de loep nemen. Het omarmen van digitale technologie biedt in ieder geval grote voordelen op het gebied van efficiëntie, toegankelijkheid en samenwerking. Tegelijkertijd kunnen organisaties hun papieren dossiers, met hulp van vertrouwde partners, gewoon bewaren en hun compliance en gegevensbeveiliging op orde houden.