Admiraal de Ruyter Ziekenhuis

Waarde

• Eenvoudige naleving wettelijke bewaartermijnen
• Efficiënte toegang tot patiëntendossiers
• Besparing op huisvesting en bedrijfskosten

Snel en zelfverzekerd

Het Admiraal de Ruyter Ziekenhuis besloot het archief van de vestiging Vlissingen tijdelijk te sluiten in verband met een grondige verbouwing. Dat betekende dat er ook een oplossing moest worden gevonden voor de patiëntendossiers. Het ziekenhuis had al een digitaliseringproject lopen, maar met het oog op de verbouwing moest het allemaal veel sneller.

Marja Bakker, projectleider van het Admiraal de Ruyter Ziekenhuis, vertelt: “We hadden plotseling minder dan een maand de tijd om het gebouw leeg te halen voor het werd gesloopt. Toen moésten we wel op zoek naar een oplossing van een externe partij.”

Iron Mountain was bekend bij het Zeeuwse ziekenhuis, omdat het al jaren de externe archiefopslag verzorgt. Er viel veel te winnen, maar ook veel te verliezen, want het Admiraal de Ruyter Ziekenhuis zou ook de externe archiefopslag toewijzen aan de partij die het beste digitaliseringsvoorstel deed.

“Iron Mountain bleef koel onder de enorme tijdsdruk,” zegt Marja Bakker. “Het betoonde zich uiterst behulpzaam en inventief, en het liet zien dat het tegen een concurrerende prijs aan onze eisen kon voldoen. Zonder meerprijs bood Iron Mountain ons de flexibiliteit om bestanden in ieder gewenst formaat op te slaan. En om ze eenvoudig binnen te halen via het Iron Mountain Connect portal.”

Flexibele dienstverlening met specialistische krachten

Het eerste wat Iron Mountain te doen stond, was het overbrengen van 30.000 patiëntendossiers van de vestiging Vlissingen naar een Iron Mountain-opslag. Daaronder waren 16.000 dossiers actief en jonger dan twee jaar. Die moesten onmiddellijk worden gedigitaliseerd. De overige dossiers werden geïndexeerd, van barcodes voorzien en opgeslagen.

Actieve bestanden moesten toegankelijk blijven tijdens de omzetting van papier naar digitaal. Daarom bood Iron Mountain een scandienst-op-afroep voor dringend benodigde dossiers. De inrichting van de scanprocedure werd volgens planning binnen drie weken afgerond.

Een opmerkelijke prestatie, omdat het in die periode ook nog eens Kerst was. Hierdoor was het mogelijk om op 4 januari 2016 te beginnen met scannen.

De volgende taak was het digitaliseren van zo’n 9.000 poliklinische dossiers. Een derde daarvan kon bij Iron Mountain worden gescand. Maar de overige 6.000 moesten op locatie, in het ziekenhuis worden gedigitaliseerd met het oog op de lopende behandeling van patiënten. Daarom stationeerde Iron Mountain twee scanspecialisten in het ziekenhuis. Dossiers werden telkens gescand op de dagen dat er geen patiëntafspraken waren. De omvang van het scanproject groeide door de toevoeging van 6.000 dossiers van het ziekenhuis in Goes.

Efficiëntie en productiviteit

De digitalisering maakte de patiëntdossiers van het Admiraal de Ruyter Ziekenhuis veel beter toegankelijk en dat resulteerde direct in grotere efficiëntie en kostenbesparingen: “We konden ons eigen archief in Vlissingen sluiten en hebben de twee medewerkers elders ingezet,” zegt Marja Bakker. “We zijn nu ook sneller en productiever, want dankzij de digitale patiëntendossiers via IM Connect hoeven we geen papieren archieven meer te doorzoeken.”

Iron Mountain beheert nu zo’n 285 kubieke meter aan papieren patiëntendossiers van het Admiraal de Ruyter Ziekenhuis. Oudere stukken worden in dozen bewaard, meer recente dossiers staan in twee kilometer aan open schappen. Wekelijks worden zo’n twintig dozen toegevoegd. Digitaliseringsverzoeken van papieren dossiers worden via IM Connect ingediend. Het digitale dossier is daarna online opvraagbaar en kan door het ziekenhuis aan het elektronisch patiëntendossier worden toegevoegd. Sinds kort levert Iron Mountain het Admiraal de Ruyter Ziekenhuis ook beveiligde archiefvernietiging. Overbodige documenten worden volgens wettelijke voorschriften verzameld en vernietigd, wat een besparing op de opslagkosten oplevert.

Voldoen aan wet- en regelgeving

De overstap naar externe opslag en digitalisering levert meer zakelijke voordelen op. Zo is er kostbaar vloeroppervlak in het ziekenhuis vrijgekomen en voldoet het ziekenhuis beter aan de wet- en regelgeving, omdat de compliance is verbeterd dankzij een samenhangend documentbeheerbeleid. “Tijdens het scanproject bleken we meer patiëntdossiers te hebben dan we verwachtten,” zegt Marja Bakker. “Wat scheelt is dat binnen de organisatie iedereen nu kritisch kijkt of bepaalde opgeslagen informatie wel bewaard moet worden.”

Er zijn plannen in de maak om nog eens 150.000 dossiers van het ziekenhuis in Middelburg te digitaliseren en ook het scannen van medisch beeldmateriaal wordt onderzocht.

Marja Bakker concludeert: “Iron Mountain doet geweldig werk. Ze reageren vlot en leveren uitstekende kwaliteit. Bovendien zijn het ook nog eens prettige mensen om mee te werken!”