Gearchiveerde documenten digitaal geleverd via Image on Demand

U werkt aan een digitale informatieomgeving, maar papieren documenten blijven een belangrijk onderdeel van uw informatieworkflows en archieven. Uw bestanden worden veilig opgeslagen, maar soms moet u ze opvragen om de informatie die ze bevatten te bekijken.

Iron Mountain biedt handige opties voor het opvragen van bestanden die zijn opgeslagen in een van onze archiefopslaglocaties. Ten eerste kunnen we het bestand natuurlijk fysiek bij u afleveren als u het papieren document nodig hebt. Maar er is ook een andere mogelijkheid die vaak logischer is: Digitale levering met onze Image on Demand service (IOD). In plaats van verzending van het bestand naar u toe, halen we het bestand op, scannen we de documenten op de opslaglocatie, en bieden u veilige toegang tot het gescande document via internet. Dit bespaart tijd ten opzichte van fysieke levering, en het is een groenere optie omdat er geen vrachtwagen of bestelbus nodig is voor het verplaatsen van het fysieke document.

Als het document is gescand, wordt het geretourneerd naar de opslag of wat u er op dat moment mee wilt doen. En omdat gescande documenten digitaal zijn, kunnen ze gemakkelijk met anderen worden gedeeld, kunnen ze digitaal worden gearchiveerd, gesorteerd en doorzocht, en zijn ze direct beschikbaar voor u als iemand dat bestand weer nodig heeft. Digitale levering, de snellere, groenere optie.

Wat als u:

• Snel benodigde informatie in digitale vorm zou kunnen krijgen?
• Papieren bestanden die u extern hebt opgeslagen snel, gemakkelijk en ‘groen’ zou kunnen ophalen?
• Documenten die nu nog alleen op papier bestaan eenvoudig zou kunnen opslaan, doorzoeken en delen?

Het proces begint wanneer u papieren documenten of delen van films die moeten worden gedigitaliseerd, opvraagt via Iron Mountain Connect^TM, onze online klantenportal. Nadat u uw bestelling hebt geplaatst, haalt het team van Iron Mountain uw dossier(s) op om uw bestanden voor te bereiden.

Voorbereiding kan bestaan uit het verwijderen van nietjes en paperclips, het uitlijnen van pagina’s en het repareren van beschadigde documenten. De documenten worden vervolgens gescand door ons deskundige beeldverwerkingsteam.

U ontvangt een melding wanneer uw documenten gereed zijn en u kunt de documenten vervolgens veilig openen en desgewenst downloaden. Het originele papieren document wordt dan vervangen in de opslag totdat het niet meer nodig is.

Met de Image on Demand service kunt u:

• Eenvoudig een digitale opvraging plaatsen voor uw opgeslagen documenten.
• Snel toegang krijgen tot uw documenten.
• Effectiever werken door gegevens te delen met degenen die deze nodig hebben en tegelijkertijd te zorgen dat de informatiebeveiliging en privacy worden gehandhaafd.
• Efficiënter werken doordat u gegevens die u nodig hebt in digitale vorm beschikbaar zijn.
• Helpen de CO2-uitstoot te verminderen door het aantal leveringen door vrachtwagens te verminderen.