Stap voor stap digitaliseren in archief – en informatiebeheer

Hoe een digitaliseringsguide u helpt bij het plannen, uitvoeren en verbeteren van uw archieven

Succesvol archiefbeheer en informatiemanagement (RIM) vergt planning, organisatie en een integrale strategie.

Er zijn veel aspecten die een rol spelen bij de controle van fysieke en digitale documenten, van creatie tot actief gebruik tot veilige opslag en eventuele geplande vernietiging, een goed doordacht plan is van essentieel belang. Als het goed wordt uitgevoerd, zal RIM helpen het informatierisico te beperken, de kosten te beheersen en de basis te leggen voor big data-analyses in uw organisatie.

Waarom nu digitaliseren?

Langzame processen. Gefrustreerde klanten. Verminderde efficiëntie. Dit is wat uw bedrijf te wachten staat met verkeerd informatiebeheer.

Als de pandemie ons iets heeft geleerd, dan is het wel dat het opslaan van papier in dure kantoorruimtes niet altijd de meest economische oplossing is. Veel organisaties evalueren de behoefte aan vierkante meters en bepalen hoeveel ze werkelijk nodig hebben. Door huidige en oudere dossiers te digitaliseren, leren mensen dat ze ruimte kunnen besparen die wordt ingenomen door fysieke papieropslag op locatie.

Met de juiste oplossing, zoals offsite opslag of datacenter gebaseerde opslagopties, krijgt u toegang tot uw informatie wanneer u die nodig hebt en stroomlijnt u uw retentieschema. Van de ontwikkeling, tot R&D en van HR tot marketing, het delen van documenten en samenwerking zijn essentieel voor het succes van uw bedrijf en het digitaliseren van bestanden maakt het allemaal mogelijk.

Hoe begint u met digitaliseren?

Voordat u aan uw digitaliseringsproject begint, moet u het volgende in overweging nemen bij de afweging wat u wilt bereiken:

• Doorzoekbaarheid/deelbaarheid: Documenten zijn meestal verspreid over systemen, toepassingen, formaattypes, afdelingen en locaties. Het vermogen van informatie om zich te verspreiden en van vorm te veranderen maakt het beheer ervan uitdagend en kostbaar. Gecontroleerde digitale opslagplaatsen maken het echter gemakkelijker voor mensen om toegang te krijgen tot elk bestand op elk gewenst moment.
• Productiviteit van processen: Informatiebeheer processen en procedures zijn moeilijk controleerbaar, vooral als ze niet in digitaal formaat zijn. Om operationele inefficiënties tegen te gaan, moet u op zoek gaan naar werkprocessen die eenvoudiger of efficiënter kunnen worden gemaakt door papieren dossiers te converteren naar digitaal.
• Nuttig gebruik van de kantoorruimte: Fysieke archiefkasten vol met papieren kunnen dure kantoorruimte innemen en na verloop van tijd het terugvinden van belangrijke documentatie vertragen. Gedigitaliseerde dossiers kunnen kostbare ruimte vrijmaken en de toegang tot informatie verbeteren.

De belangrijkste drijfveren voor scannen en gegevensverzameling:

Beveiliging en compliance van documenten

Hoewel een “bewaar alles voor het geval dat” mentaliteit goed bedoeld lijkt, is het vaak duur en het belemmert de operationele efficiëntie. Om te bepalen wat moet worden bewaard en wat moet worden verwijderd in het kader van wet- en regelgeving, is een afdwingbaar schema voor retentiebeleid noodzakelijk.

Als u eenmaal weet wat u bewaart en waar het wordt bewaard, bent u in een betere positie om een scanproject effectief te maken. Zonder dat u elk document in uw archief en alle nieuwe binnenkomende informatie hoeft te scannen, kan Iron Mountain u helpen bij het oplossen van complexe problemen op het gebied van archiefbeheer. Niet alleen helpen we u te bepalen welke documenten zelden worden gebruikt en geschikt zijn voor opslag in een verzegelde archiefdoos, we bieden ook open-opslagopties om u te helpen toegang te krijgen tot documenten die u regelmatig wilt inzien.

Download de whitepaper om uw digitaliseringsprogramma goed te plannen en uit te voeren