Archiwum – wymagania techniczne i zasady, które firma musi spełnić.

Archiwum firmy jest kluczowym elementem zarządzania informacją i powinno spełniać określone wymagania techniczne oraz zasady. W tym artykule omówimy fundamentalne standardy i procedury, które każda organizacja musi wdrożyć, aby zapewnić skuteczność, bezpieczeństwo i dostępność zgromadzonych danych.

Archiwum – wymagania techniczne

Wymagania techniczne archiwum firmowego:

Warunki środowiskowe

Archiwum ulokuj w suchym i przewiewnym miejscu. Dzięki temu dokumenty nie będą wilgotne i nie spleśnieją.

Bezpieczeństwo

Zainstaluj systemy alarmowe oraz wprowadź kontrolę dostępu przed wejściem do archiwum (np. na odcisk palca). Zabezpiecz również materiały w zakresie działania czynników zewnętrznych (w tym pożaru, powodzi lub szkodników). Dopilnuj, aby archiwum miało odpowiednią powierzchnię i wyposażenie, ułatwiające przechowywanie poufnych materiałów. Dobrym rozwiązaniem będą dodatkowe regały, wytrzymałe segregatory oraz pojemniki.

Katalogowanie

Dokumenty powinny być odpowiednio posegregowane i skatalogowane (np. konkretnymi datami). Wówczas w razie kontroli skarbowej odnajdziesz je w ciągu kilku minut.

Kondycja materiałów

Regularnie kontroluj stan dokumentów. Materiały, które uległy zniszczeniu lub są narażone na zniszczenie, powinny być odpowiednio zabezpieczone (np. w usłudze chmurowej), ewentualnie odrestaurowane.

Prawo i polityka prywatności

Dostosuj archiwum do obowiązujących przepisów prawnych dotyczących przechowywania dokumentów oraz ochrony danych osobowych.

Archiwum zakładowe lub firmowe – wymagania techniczne a zalety archiwizacji zewnętrznej Iron Mountain

Organizując archiwum zakładowe/firmowe rozważ możliwość korzystania z archiwizacji zewnętrznej.

Zdecydowanie się na tego typu rozwiązanie pozwala zmniejszyć potrzeby utrzymania własnego archiwum firmowego. Wiąże się to z licznymi oszczędnościami oraz gwarancją profesjonalnego zarządzania dokumentacją.

W Iron Mountain oferujemy usługi archiwizacji dokumentów, która obejmuje m.in.:

• przechowywanie,
• zarządzanie,
• zabezpieczanie dokumentacji.

Dzięki temu, możesz być pewien, że Twoje dokumenty są bezpieczne, a dostęp do nich jest szybki i wygodny.

Przetestuj: Usługi zewnętrznego przechowywania dokumentacji.

Usługa eVault

Usługa eVault to rozwiązanie umożliwiające przechowywanie danych elektronicznych w bezpieczny i kontrolowalny sposób. Specjaliści Iron Mountain dokładają wszelkich starań, aby Twoje dane były skrupulatnie chronione. Przeprowadzamy regularne backupy i aktualizujemy nasze systemy zgodnie z najnowszymi standardami rynkowymi.

eVault pozwala na efektywne zarządzanie powierzonymi zasobami cyfrowymi oraz papierowymi – wypróbuj już dziś!

Aplikacja eVault Record Management

Aplikacja eVault to krok w kierunku mobilnych użytkowników. Jest dostosowana do tabletów, smartfonów, umożliwiając szybki dostęp do przechowywanych materiałów, zarządzanie nimi, a także monitorowanie ich stanu i historii z dowolnego miejsca na świecie. To kompleksowe narzędzie do zarządzania danymi ułatwiające prace archiwizacyjne.

Odsłuchaj webinar dotyczący zarządzania dokumentami. Poznaj rozwiązania, o których nie wie Twoja konkurencja!

Zalety korzystania z usług Iron Mountain

Korzystanie z usług Iron Mountain to:

• bezpieczeństwo i ochrona danych – Iron Mountain gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa w zakresie przechowywanych danych i dokumentów;
• oszczędność czasu i kosztów– outsourcing pozwala zredukować koszty związane z przechowywaniem dokumentacji oraz zaoszczędzić czas pracowników;
• profesjonalizm i doświadczenie – korzystając z usług Iron Mountain, zyskujesz dostęp do wiedzy i doświadczenia specjalistów w dziedzinie zarządzania dokumentami.

Kliknij tutaj i sprawdź studium przypadku (case study). Dowiedz się, jak urząd miejski zdigitalizował procesy administracyjne. Iron Mountain uprościł cały proces obiegu informacji. Proces digitalizacji 11 tysięcy teczek uwolnił kilkaset metrów, które szefowie wykorzystali na nowe miejsca pracy. Nasi eksperci zmniejszyli również ryzyko zagubienia materiałów poprzez prawidłowe oznaczenia oraz zagwarantowali stały dostęp do niezbędnych dokumentów pracownikom zdalnym.

Wymagania techniczne dla pomieszczenia archiwum – podsumowanie

Pomieszczenie przeznaczone na archiwum musi spełniać szereg specjalistycznych wymagań, aby zapewnić maksymalne bezpieczeństwo i optymalne warunki przechowywania dokumentów oraz danych. Istotne są przede wszystkim:

• stabilność warunków środowiskowych (w tym kontrola temperatury i wilgotności);
• systemy przeciwpożarowe i zabezpieczenia antywłamaniowe;
• kontrola dostępu oraz monitorowanie (aby zminimalizować ryzyko nieautoryzowanego dostępu);
• optymalizacja przestrzeni;
• zarządzanie i indeksacja dokumentów (w kontekście efektywności operacyjnej).

Pamiętaj, aby szukać najnowocześniejszych rozwiązań i zamiast regularnie inwestować w poprawę wymagań technicznych archiwum, zdecyduj się na digitalizację i cyfryzację w archiwach zewnętrznych, które są bezpieczne, dostępne dla pracowników zdalnych oraz intuicyjne. Dzięki temu wygospodarujesz przestrzeń operacyjną, która pozwoli zatrudnić nowe osoby do pracy lub zaoszczędzisz dodatkowe fundusze pomocne w rozwoju Twojej firmy.