Skontaktuj się z nami
801 800 802
Elevate the power of your work
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!
BPO i SSC — co to jest? Jak zarządzać tymi obszarami?
Blogi i artykuły
Czym są obszary BPO i SSC? Jak nimi efektywnie zarządzać? Poznaj rozwiązania Iron Mountain, które mogą Cię wesprzeć w tym procesie.
Według raportu „CEE Salary Guide 2024” w ostatnich kilku latach wzrasta zapotrzebowanie na specjalistów z branż Business Process Outsourcing (BPO) oraz Shared Service Center (SSC). Te sektory umożliwiają firmom przekazanie niektórych swoich obszarów działalności zewnętrznym podmiotom, co realnie przyczynia się do ich dynamicznego rozwoju. Z tego tekstu dowiesz się, jak pomoże Twojej firmie outsourcing BPO, czy lepszym rozwiązaniem będzie wdrożenie SSC i jakie są między tymi modelami różnice.
BPO – co to jest?
BPO – „Business Process Outsourcing” — skrót pochodzący z angielskiego terminu „Business Process Outsourcing” – to prosty sposób na delegowanie zadań o różnym stopniu skomplikowania do zewnętrznych firm. Współpraca z sektorem BPO może przynieść przedsiębiorstwu oszczędność czasu i pieniędzy poprzez przekazanie części procesów do realizacji przez zewnętrznego dostawcę.
Usługi BPO obejmują różnorodne obszary działalności firm, takie jak logistyka, księgowość, zarządzanie zasobami ludzkimi, obsługa informatyczna czy wsparcie klienta. BPO stanowi niezwykle istotny element sektora BSS (Business Services Sector), który umożliwia firmom zwiększenie efektywności biznesowej poprzez dostęp do nowoczesnych technologii i specjalistów.
Dzięki usługom BPO firmy mogą skupić się na strategicznych procesach, które mają realny wpływ na rozwój przedsiębiorstwa. Odpowiednie wykorzystanie zasobów zewnętrznych pozwala na efektywne zarządzanie czasem i zasobami wewnętrznymi.
Polecane usługi i rozwiązania
Jakie procesy w ramach BPO są najczęściej outsourcingowane?
Branża BPO (Business Process Outsourcing) obejmuje szeroki zakres procesów, które są delegowane do zewnętrznych dostawców usług w celu zwiększenia efektywności operacyjnej.
Poniżej znajdziesz listę najczęściej outsourcingowanych procesów biznesowych w ramach BPO:
obsługa Klienta
obejmuje m.in. zarządzanie infoliniami, obsługę zgłoszeń, prowadzenie czatów oraz wsparcie techniczne;
zarządzanie procesami biznesowymi
związane z optymalizacją procedur, monitorowaniem wydajności oraz wdrażaniem rozwiązań poprawiających efektywność działania organizacji;
wsparcie IT
dostarczanie usług związanych z utrzymaniem infrastruktury IT, zarządzaniem serwerami, pomocą techniczną oraz rozwojem oprogramowania;
usługi księgowe
obejmujące m.in. prowadzenie ksiąg rachunkowych, przygotowywanie raportów finansowych, rozliczanie podatków czy zarządzanie należnościami i zobowiązaniami;
zarządzanie zasobami ludzkimi
realizowane poprzez rekrutację, onboarding, prowadzenie kadr i płac oraz wsparcie w zakresie polityki personalnej;
kontrola jakości
skupiona na weryfikacji produktów, usług lub procesów pod kątem zgodności z ustalonymi standardami;
analizy i raportowanie biznesowe
obejmujące przygotowywanie raportów z kluczowych wskaźników efektywności (KPI), analizy danych oraz wsparcie w podejmowaniu decyzji opartych na danych.
SSC – co to jest?
Shared Service Center (SSC) to rozwiązanie polegające na wyodrębnieniu określonych usług przez firmę i przekazaniu ich do samodzielnego podmiotu lub oddzielnego działu. Proces tworzenia SSC rozpoczyna się od identyfikacji potrzebnych usług, a następnie ustalenia struktury organizacyjnej dla nowego podmiotu lub działu.
W tym modelu SSC odpowiada za świadczenie usług wyłącznie dla wewnętrznych działów lub jednostek konkretnego przedsiębiorstwa. SSC to jednostka organizacyjna przygotowana do obsługi określonych obowiązków zgodnie z ustalonym zakresem działania.
Dodatkowo firma może zdecydować się na wydzielenie części zadań do realizacji przez podmioty zewnętrzne, działające zarówno w kraju, jak i za granicą, ale w ramach tej samej spółki lub grupy kapitałowej. To elastyczne podejście pozwala firmom efektywnie zarządzać zasobami i dostosować się do zmieniających się potrzeb biznesowych.
W jakich obszarach SSC sprawdza się najlepiej?
Przeniesienie określonych procesów biznesowych do wewnętrznego podmiotu uruchomionego przez firmę jest strategią mającą na celu obniżenie kosztów i poprawę efektywności całej działalności przedsiębiorstwa.
Działania te są realizowane w ramach Centrum Usług Wspólnych (SSC), które obejmują:
- obsługę księgową wraz z archiwizacją dokumentów,
- naprawę i utrzymanie systemów komputerowych,
- obsługę Klienta,
- zarządzanie zasobami ludzkimi,
- administrację.
Centra Usług Wspólnych często obejmują firmy należące do jednej spółki lub grupy kapitałowej. Dzięki temu przekazanie określonych procesów do wyodrębnionych podmiotów przyczynia się do usprawnienia całej działalności takiej grupy, a nie tylko jej poszczególnych oddziałów.
SSC / BPO – co to znaczy i jakie różnice zachodzą pomiędzy tymi modelami?
Należy mieć jednak na uwadze, że istnieje istotna różnica pomiędzy modelami BPO i SSC. Pierwszy z nich umożliwia przekazywanie wybranych, prostszych procesów biznesowych do zewnętrznego dostawcy usług, natomiast w przypadku drugiego wszystkie operacje są wykonywane wewnątrz jednej spółki lub organizacji. Aby wybrać odpowiednią strategię dla swojego przedsiębiorstwa, kluczowe jest ustalenie celów i potrzeb biznesowych. Dla mniejszych firm zazwyczaj korzystne są usługi BPO, a duże spółki, zwłaszcza te międzynarodowe, mogą znaleźć większą wartość w utworzeniu wewnętrznej struktury SSC.
SSC a BPO – 7 najważniejszych różnic
Modele SSC i BPO oferują różne podejścia do zarządzania procesami biznesowymi. Wybór między nimi zależy od specyfiki organizacji, jej celów oraz wielkości operacji, które wymagają usprawnienia.
| Kryterium | SSC (Shared Services Center) | BPO (Business Process Outsourcing) |
| Forma realizacji usług | Usługi świadczone wewnątrz organizacji przez przeznaczoną do tego jednostkę | Usługi delegowane zewnętrznemu dostawcy |
| Kontrola nad procesami | Wysoki poziom kontroli i pełny nadzór | Ograniczona kontrola, nadzór oparty na umowie SLA |
| Koszty operacyjne | Wyższe koszty początkowe związane z uruchomieniem infrastruktury | Niższe koszty początkowe dzięki wykorzystaniu gotowych zasobów dostawcy |
| Elastyczność | Mniejsza elastyczność – struktura dostosowana do wewnętrznych potrzeb organizacji | Większa elastyczność – dostawcy mogą obsługiwać wiele klientów i procesów |
| Zakres procesów | Realizacja procesów strategicznych i złożonych | Obsługa procesów prostszych, często operacyjnych |
| Wielkość organizacji | Optymalne dla dużych, międzynarodowych korporacji | Odpowiednie zarówno dla małych, jak i dużych przedsiębiorstw |
| Czas wdrożenia | Dłuższy czas wymagany na uruchomienie i pełną operacyjność ; | Krótszy czas wdrożenia dzięki istniejącej infrastrukturze dostawcy |
| Dostęp do zasobów | Własne zasoby organizacyjne, pełna kontrola nad kadrami | Dostęp do zasobów dostawcy, w tym wyspecjalizowanej kadry |
| Strategia biznesowa | Wspiera długoterminową stabilność operacyjną | Umożliwia szybkie skalowanie w przypadku zmiennych potrzeb |
Dowiedz się więcej: Service Level Agreement (SLA) – co to jest?
Przekaż zarządzanie dokumentacją HR i korespondencją pocztową Iron Mountain i zajmij się rdzeniem działania firmy
Outsourcing teczki personalnej HR przynosi wiele korzyści, w tym wsparcie działu kadrowo-płacowego, lepsze dopasowanie pracowników do stanowisk, zapewnienie bezpieczeństwa prawnego oraz redukcję kosztów administracyjnych.
Natomiast kancelaria (digital mailroom) dla Twojej firmy, opiera się na nowoczesnych metodach działania i automatyzacji. Dzięki naszym usługom możesz całkowicie zautomatyzować proces obsługi papierowej korespondencji pocztowej, co pozwoli Twojej firmie sprawniej i efektywniej się rozwijać. Zapewniamy kontrolę nad dostępem do informacji, ułatwiamy współpracę nad dokumentami, umożliwiamy łatwiejszy dostęp do danych i centralizujemy wszystkie dokumenty w jednym miejscu.
Dowód na skuteczność działań Iron Mountain – optymalizacja operacji bankowych za sprawą outsourcingu procesów biznesowych
Współpracując z jednym z największych polskich banków detalicznych zaprojektowaliśmy i wdrożyliśmy zaawansowane rozwiązanie BPO, które znacząco usprawniło obsługę korespondencji oraz dokumentów. Bank borykał się z rosnącą liczbą zapytań napływających za pośrednictwem różnych kanałów, co zwiększało ryzyko opóźnień i utrudniało utrzymanie standardów zgodności z przepisami. Dzięki naszym działaniom możliwe stało się wyeliminowanie tych trudności i podniesienie efektywności operacyjnej.
W ramach optymalizacji operacji bankowych za sprawą outsourcingu procesów biznesowych:
- stworzyliśmy odpowiednią i bezpieczną infrastrukturę IT w Radomiu;
- przeszkoliliśmy 40 wysoko wykwalifikowanych specjalistów w zakresie systemów i procedur banku;
- wdrożyliśmy procesy obsługujące m.in. wnioski kredytowe i reklamacje;
- zapewniliśmy kompleksową weryfikację danych i analizę dokumentacji w systemach Klienta.
Wdrożone działania przyniosły 20-procentowy wzrost efektywności pracy administracyjnej oraz skrócenie czasu obsługi spraw do 24 godzin lub mniej. Co więcej, regularne osiąganie wskaźnika jakości usług na poziomie 99,5% pokazuje skuteczność naszej współpracy, a zaufanie zbudowane z Klientem umożliwia ciągłe doskonalenie usług i procedur.
Korzystaj z nowoczesnych metod outsourcingu z Iron Mountain i zapewnij dynamiczny rozwój swojej firmie
Firmy, które pragną dynamicznie się rozwijać, coraz częściej sięgają po innowacyjne rozwiązania. Iron Mountain oferuje kompleksowe wsparcie w tym zakresie, łącząc najnowsze technologie z ekspercką wiedzą, wykorzystując najnowocześniejsze modele outsourcingowe, takie jak BPO i SSC.Nasze różnorodne usługi oraz cyfrowe rozwiązania są dostosowane do współczesnych potrzeb biznesowych. W dobie pracy zdalnej i/lub hybrydowej efektywne zarządzanie korespondencją pocztową oraz procesami HR staje się decydujące w zdrowym rozwoju firmy. Dzięki usługom Iron Mountain Twoja firma może osiągnąć nowy poziom efektywności w zarządzaniu informacjami.
Źródła:
https://findstack.pl/resources/outsourcing-statistics
https://www.pl.cpl.com/blog/2023/01/cee-salary-guide-2023-nowy-raport?source=google.com
Branża BPO / SSC – FAQ
1. Usługi BPO – czym się wyróżniają?
Usługi BPO, czyli outsourcing procesów biznesowych, pozwalają firmom na delegowanie wybranych zadań zewnętrznym dostawcom, wspierając optymalizację kosztów oraz podnoszenie efektywności operacyjnej.
2. SSC – co to znaczy?
SSC (Shared Services Center) to model oparty na tworzeniu wewnętrznych jednostek organizacyjnych odpowiedzialnych za realizację procesów wspólnych dla całej firmy lub grupy kapitałowej.
Powiązane treści
Zobacz więcej treściZobacz więcej treści
