Niszczenie dokumentów a RODO – jak wygląda proces zgodnie z tą procedurą?

Ochrona danych osobowych zgodnie z RODO obejmuje ich gromadzenie i przetwarzanie oraz odpowiednie niszczenie. Proces ten wymaga ścisłego przestrzegania procedur, które zapewniają bezpieczeństwo informacji nawet na etapie ich usuwania. W tym artykule dowiesz się, jak prawidłowo zarządzać likwidacją dokumentów, aby spełniać wymagania regulacji państwowych oraz chronić wrażliwe dane przed nieautoryzowanym dostępem.

Teaser: Sprawdź, jak wygląda proces niszczenia dokumentów zgodnie z RODO. Poznaj rozwiązania od Iron Mountain!

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO – co warto wiedzieć?

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO to proces wymagający precyzji i dbałości o szczegóły. Musisz w tym przypadku zrozumieć, że każdy materiał zawierający dane osobowe powinien być usunięty w sposób zapobiegający odzyskaniu danych.

Decydując się na tego typu działania, możesz wykorzystać profesjonalne niszczarki lub wybrać usługi specjalistycznych firm. Ze swojej strony polecamy drugą opcję, gdyż pierwsza wiąże się z licznymi ryzykami, m.in.:

• niewłaściwym użyciem sprzętu – niszczarki mogą ulec awarii, a ich niepoprawne użytkowanie skutkuje niepełnym zniszczeniem dokumentów;
• brakiem gwarancji bezpiecznego usunięcia – samodzielne niszczenie dokumentów nie daje pewności, że wszystkie fragmenty zostały odpowiednio zniszczone, co może narazić firmę na poważne konsekwencje prawne związane z tzw. wyciekiem danych;
• kosztami zakupu i utrzymania sprzętu – profesjonalne niszczarki są kosztowne, a ich konserwacja wymaga regularnych nakładów finansowych (nawet w okolicach kilkuset złotych).

Warto również wspomnieć, że niszcząc dokumenty samodzielnie, nie otrzymujesz certyfikatu potwierdzającego, że proces został przeprowadzony zgodnie z przepisami – jest to ważne w przypadku kontroli.

Niszczenie dokumentów RODO – jakie materiały należy likwidować?

Wśród materiałów, które podlegają niszczeniu zgodnie z RODO wyróżniamy:

• dokumenty zawierające dane osobowe – obejmują one informacje identyfikacyjne (np. imię, nazwisko, adres do korespondencji, numer PESEL);
• nośniki elektroniczne – dyski twarde, pendrive'y, płyty CD i DVD, na których przechowywane są dane osobowe;
• wydruki z systemów informatycznych – obejmują raporty, zestawienia i inne dokumenty generowane przez systemy zawierające dane osobowe;
• kopie zapasowe – zarówno fizyczne, jak i wirtualne, które zwierają archiwalne dane osobowe;
• wszelkie inne materiały umożliwiające identyfikację osoby – notatki, listy mailingowe, dokumenty księgowe.

Zachowanie tych procedur jest ważne pod kątem zapewnienia zgodności z RODO i ochrony prywatności danych osobowych.

RODO a niszczenie dokumentów – po jakim czasie należy zniszczyć poszczególne materiały?

Zgodnie z RODO dokumenty zawierające dane osobowe muszą zostać zniszczone, gdy przestaną być niezbędne do celów, dla których zostały zebrane. Mamy na myśli m.in.:

• zakończenie współpracy z Klientem,
• wygaśnięcie okresu przechowywania określonego w przepisach prawa,
• zakończenie procesu rekrutacyjnego,
• finalizacja sprawy sądowej lub administracyjnej.

Czas przechowywania zależy od specyficznych wymagań prawnych oraz wewnętrznych polityk organizacji. Dla przykładu, dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez okres przedstawiony w przepisach podatkowych – zazwyczaj 5 lat.

Natomiast dane osobowe pracowników należy przechowywać przez czas trwania stosunku pracy oraz określony przez prawo pracy, czyli:

• 10 lat od zakończenia stosunku pracy (chyba, że specyficzne dokumenty wymagają dłuższego czasu przechowywania);
• przez okres wymagany do dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami (przypadku potencjalnych sporów sądowych czy roszczeń, materiały powinny być przechowywane do czasu przedawnienia tych roszczeń);
• zgodnie z wymaganiami przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych.

Przeczytaj także: Jak długo przechowywać dokumenty z działalności gospodarczej po jej zamknięciu? 

Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO – jak powinien przebiegać cały proces?

Bezpieczne niszczenie dokumentów to proces realizowany zgodnie z wymogami RODO, który ma na celu zapewnić ochronę danych osobowych. Dokumenty w tym przypadku odbierają nasi eksperci z siedziby Twojej firmy, a następnie transportują je do centrum niszczenia Iron Mountain.

Tam materiały są niszczone przy zachowaniu odpowiednich procedur i sprzętu klasy przemysłowej – gwarantuje to trwałe usunięcie wszystkich poufnych danych.

Po zakończeniu niszczenia, Twoja firma otrzymuje certyfikat potwierdzający wykonanie usługi zgodnie z najwyższymi standardami bezpieczeństwa.

Usługa zewnętrznego przechowywania dokumentacji – archiwizacja

W Iron Mountain oferujemy również usługę zewnętrznego przechowywania dokumentacji, czyli archiwizację. Dzięki niej zyskujesz dostęp do bezpiecznych i specjalistycznych magazynów, które chronią Twoje dokumenty przed wszelkimi zagrożeniami. Nasze obiekty spełniają najwyższe standardy bezpieczeństwa, zapewniając ochronę przed pożarami, zniszczeniami oraz nieautoryzowanym dostępem.

Dodatkowo nasze rozwiązanie umożliwia łatwe zarządzanie, lokalizowanie i pobieranie przechowywanych materiałów w dowolnym momencie. Powierzając nam swoje dokumenty, optymalizujesz przestrzeń biurową i zwiększasz wydajność pracowników, jednocześnie zapewniając bezpieczeństwo wraz ze zgodnością z przepisami.

RODO a niszczenie dokumentów. Podsumowanie

Właściwe niszczenie dokumentów zgodnie z RODO to proces wymagający precyzyjnego przestrzegania przepisów i procedur. Pamiętaj o regularnym monitorowaniu i usuwaniu danych osobowych, które przestają być niezbędne w celu zapewnienia zgodności z regulacjami oraz ochronę prywatności. Każda forma nieautoryzowanego dostępu do poufnych informacji może mieć poważne konsekwencje prawne i naruszyć zaufanie Klientów.

Niszczenie dokumentów a RODO – FAQ

1. Ile trwa proces niszczenia dokumentów zgodnie z RODO?

Czas trwania procesu niszczenia dokumentów zgodnie z RODO zależy od ilości materiałów oraz zastosowanej metody. W przypadku małych firm potrwa to kilka godzin, natomiast jeśli chodzi o duże organizacje – specjaliści Iron Mountain potrzebują dłuższego czasu do skutecznego zniszczenia wszystkich danych. Kluczowe jest, aby proces ten był przeprowadzany w sposób systematyczny i zgodny z obowiązującymi przepisami. Ważne okazuje się również udokumentowanie każdego etapu niszczenia w celu zapewnienia pełnej zgodności z regulacjami.

2. Dlaczego warto zdecydować się na niszczenie dokumentów we współpracy z profesjonalistami?

Współpraca z profesjonalistami w zakresie niszczenia dokumentów zapewnia pełne bezpieczeństwo i zgodność z przepisami RODO. Firmy specjalizujące się w tej dziedzinie dysponują odpowiednim sprzętem i technologiami, które gwarantują, że dane zostaną zniszczone nieodwracalnie. Współpracując z profesjonalistami, możesz również liczyć na wysoki poziom efektywności tego procesu – unikniesz wówczas przestojów w codziennej działalności organizacji. Warto również wspomnieć, że współpraca z ekspertami minimalizuje ryzyko naruszeń bezpieczeństwa danych potencjalnych negatywnych konsekwencji prawnych.