Europejskie konsulaty mają motywację i fundusze, aby odejść od papieru

Konsulaty europejskie rezygnują z dokumentów papierowych ze względu na wydarzenia ostatnich lat. Obejmują one finansowanie i wsparcie unijnego instrumentu na rzecz Recovery and Resilience Facility (RRF), nadal widoczne skutki pandemii COVID-19, ekologiczne oczekiwania obywateli, inicjatywy rządowe oraz wysiłki organizacji na rzecz przeciwdziałania zmianom klimatu.

Idea biura bez papieru narodziła się ponad pół wieku temu. Niestety w obliczu braku sprawdzonych rozwiązań do zabezpieczania dokumentów elektronicznych i zarządzania nimi, czas i koszt digitalizacji setek, tysięcy lub milionów dokumentów w firmach i instytucjach rządowych okazały się przeszkodami trudnymi do pokonania.

W związku z potrzebą zachowania dystansu społecznego podczas pandemii COVID-19, Unia Europejska dostrzegła natychmiastową i trwałą wartość transformacji cyfrowej zarówno dla pracowników, jak i obywateli. Utworzyła Recovery and Resilience Facility (RRF), aby oferować rządom europejskim pożyczki, dotacje i najlepsze praktyki w zakresie cyfryzacji. Do beneficjentów należą rządy Hiszpanii, Francji i Portugalii.

Chęć rezygnacji z papieru kontra rzeczywistość

Tendencja do odchodzenia od papieru jest coraz silniejsza, począwszy od płacenia rachunków przez Internet, a skończywszy na elektronicznym składaniu deklaracji podatkowych czy pisaniu maili zamiast listów. Badanie przeprowadzone przez Statista wykazało, że zużycie papieru i tektury na całym świecie wyniosło w 2021 roku 408 milionów ton. Przewiduje się, że będzie ono nadal rosło w nadchodzącej dekadzie, osiągając 476 milionów ton do 2032 roku. Na całym świecie 14% wylesiania wynika z zapotrzebowania na papier, co według innego badania wymaga niszczenia 4,1 miliona hektarów lasów wielkości Holandii każdego roku.

W Stanach Zjednoczonych instytucje finansowe, takie jak Bank of America, wraz z wieloma firmami ubezpieczeniowymi i firmami księgowymi przeszły na systemy elektroniczne. Opieka zdrowotna dąży do pełnej cyfryzacji dzięki elektronicznej dokumentacji medycznej i portalom dla pacjentów. Jednak badanie przeprowadzone przez Stowarzyszenie na rzecz Inteligentnego Zarządzania Informacjami (AII) wykazało, że tylko 17% biur w USA nie ma dokumentów papierowych.

Wymogi dotyczące czasu i personelu potrzebnego do skanowania dużych zbiorów dokumentów, podwójnego sprawdzania jakości wersji cyfrowych i bezpiecznego usuwania wersji papierowych często okazują się trudne do spełnienia. Pracownicy również mogą być oporni na zmiany. Przejście z systemu papierowego na całkowicie cyfrowy wymaga innej organizacji pracy, procesów i nawyków. Obawy dotyczące bezpieczeństwa danych i prywatności również spowolniły rezygnację z papieru, przede wszystkim dlatego, że doszło do głośnych naruszeń bezpieczeństwa danych i ataków ransomware.

Konsulaty posiadają dane osobowe

Konsulaty od dawna korzystają z ręcznych, papierowych procesów do obsługi nowych, odnowionych i tymczasowych paszportów; wiz; aktów urodzenia, małżeństwa i zgonu; konsularnych aktów urodzenia za granicą (CRBA); pełnomocnictw i usług notarialnych; porad dotyczących podróży oraz innych informacji. Konkretne procedury i protokoły mogą się różnić w poszczególnych konsulatach i krajach, ale wszystkie te instytucje podejmują odpowiednie działania w celu zapewnienia bezpieczeństwa i prywatności przechowywanych dokumentów.

Unijny program "Droga ku cyfrowej dekadzie" (ang. Path to the Digital Decade) wymaga, aby dokumenty dotyczące najważniejszych usług publicznych zostały zdigitalizowane i były w 100% dostępne online do 2030 roku. Europejskie prawo klimatyczne z 2021 r. wzywa wszystkie kraje UE do osiągnięcia zerowej emisji netto do 2050 roku. Dlatego konsulaty i inne urzędy państwowe w całej Europie mają pełne wsparcie w przeprowadzaniu transformacji cyfrowej.

Ponadto na europejskie konsulaty wpłynęły oczekiwania obywateli, zwłaszcza młodszych, którzy chcą prowadzić biznes i komunikować się z urzędami przez Internet, bo jest to wygodniejsze i bardziej ekologiczne rozwiązanie. Ludzie na całym świecie, podobnie jak Europejczycy, szeroko popierają wysiłki zmierzające do przeciwdziałania zmianom klimatu. Rozumieją, że drzewa pomagają zredukować emisje gazów cieplarnianych i że działania mające na celu przekształcenie drzew w papier, drukowanie na tym papierze, a następnie recykling mas papieru generują CO₂,

Historie sukcesu europejskich konsulatów bez papieru

W konsulatach w Hiszpanii i Portugalii trwa proces digitalizacji czterech milionów stron dokumentów państwowych. W konsulatach działających we Francji celem jest 4,2 mln zdigitalizowanych stron. Konsulaty w Finlandii przeszły na spotkania bez papieru. Proces ubiegania się o wizę online w celu wjazdu do krajów UE został zastąpiony w dużej mierze procesem bezpapierowym.

To tylko niektóre z inicjatyw podejmowanych w europejskich konsulatach, które zostały przyjęte z zadowoleniem przez obywateli i pracowników, z których część może teraz pracować zdalnie, mając zapewniony bezpieczny dostęp do aplikacji i danych. Proces ten przyspieszył podczas pandemii, kiedy trzeba było pracować zdalnie. Zwiększyło to ilość pracy w konsulatach, ale jednocześnie umożliwiło niektórym pracownikom przeniesienie się do innych krajów UE. Niektórzy zostali tam nawet po pandemii, ciesząc się łatwością i użytecznością procesów bezpapierowych.

Aby uzyskać więcej informacji na temat konsulatów bez papieru, przeczytaj białą księgę „Dlaczego teraz? 5 powodów, dla których konsulaty rezygnują z papieru”.