Jak poprawnie przechowywać oraz skanować dokumentację medyczną? Porady

Obecnie dokumentacja medyczna w formie elektronicznej staje się coraz bardziej powszechnym typem dokumentacji. W porównaniu do tej papierowej wiąże się ze znacznie szerszą listą korzyści. Jak przechowywać dokumentację medyczną i jak ją skanować, aby spełniała wszelkie wymogi prawne? Odpowiadamy.

Jak przechowywać dokumentację medyczną?

Zastanawiasz się, jak przechowywać dokumentację medyczną? Powinno to trwać 20 lat, od momentu, w którym znalazł się w niej ostatni wpis – tak mówi najważniejsza zasada, o której pisaliśmy w artykule: Ile wynosi okres przechowywania dokumentacji medycznej?

Istnieją jednak od niej wyjątki. Oznacza to, że w niektórych przypadkach dokumentację medyczną należy przechowywać przez:

• 30 lat – jeśli doszło do zgonu pacjenta w wyniku zatrucia lub uszkodzenia ciała bądź znajdują się w dokumentach informacje potrzebne do tego, aby śledzić losy krwi i jej składników,
• 22 lata – jeśli dokumentacja medyczna dotyczy dzieci do ukończenia 2. roku życia,
• 10 lat – jeśli chodzi o zdjęcia rentgenowskie archiwizowane poza dokumentacją medyczną,
• 5 lat – jeśli chodzi o skierowania oraz zlecenia lekarskie.

Każdy termin należy liczyć od końca roku kalendarzowego. Jak mówią przepisy RODO, po upływie określonego wyżej czasu należy zniszczyć dokumentację medyczną w taki sposób, aby nie można było zidentyfikować związanego z nią pacjenta. W sytuacji, gdy złoży on odpowiedni wniosek, istnieje możliwość wydania mu tych dokumentów. Ewentualnie może je odebrać osoba przez niego upoważniona lub przedstawiciel ustawowy.

Skanowanie dokumentacji medycznej – jak powinno się odbywać?

Od 1 lipca 2021 r. to dokumentacja elektroniczna jest jedną z podstawowych form prowadzenia dokumentacji medycznej. Mowa tu oczywiście o przepisach obowiązujących wyłącznie w Polsce – w innych państwach obowiązują odmienne regulacje.

Aby jednak digitalizacja dokumentacji medycznej była w pełni zgodna z prawem, należy ją opatrzyć podpisem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem osobistym przez osobę upoważnioną przez usługodawcę do potwierdzenia zgodności odwzorowania cyfrowego z dokumentem w postaci papierowej.

Zgodnie z przepisami wiadomo również, co można zrobić z dokumentacją, która została poprawnie zdigitalizowana. Ten sam dokument nie ma prawa istnieć jednocześnie w formie elektronicznej oraz papierowej. Należy więc go zniszczyć. Wcześniej trzeba jednak poinformować pacjenta o digitalizacji, a także ustalić z nim termin, w którym możliwy jest odbiór dokumentacji papierowej – każda osoba powinna na to mieć przynajmniej rok.

Sprawdź, jak austriacki szpital zdigitalizował dokumentacje pacjentów i poprawił efektywność prowadzonych działań.

Przechowywanie dokumentów medycznych – dlaczego warto to robić w formie cyfrowej?

Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentów medycznych, warto to robić w formie zdigitalizowanej z kilku powodów. Przede wszystkim można w ten sposób uwolnić sporą przestrzeń i przeznaczyć ją np. na inny gabinet lekarski. Co więcej, kilka osób może korzystać z takiej dokumentacji w tym samym czasie, co znacznie usprawnia pracę zespołu lekarskiego. Takie działanie ułatwi Ci usługa skanowania i digitalizacji od Iron Mountain.

Ponadto taka procedura umożliwia znacznie prostsze i szybsze wyszukiwanie informacji – nie musisz w tym celu przeglądać dziesiątek dokumentów, wystarczy, że wpiszesz we właściwym miejscu odpowiednie słowo kluczowe. Dzięki digitalizacji można również zminimalizować ryzyko zgubienia dokumentów oraz ewentualnych pomyłek będących efektami nieczytelnego pisma ręcznego.

Cyfrowe zarządzanie danymi może ułatwić repozytorium eVault, dzięki któremu będziesz mieć wszystkie niezbędne dokumenty w jednym miejscu. To znacząco usprawni proces przekazywania danych i weryfikacji informacji o pacjentach.

Przeczytaj także: Zasady prowadzenia dokumentacji medycznej.

Przechowywanie i skanowanie dokumentów medycznych z Iron Mountain

W Iron Mountain profesjonalnie przeprowadzamy skanowanie dokumentacji medycznej oraz jej digitalizację. Doskonale rozumiemy wszelkie zawiłości prawne, dzięki czemu możesz mieć pewność, że przeprowadzimy całą procedurę zgodnie z przepisami. Jest to o tyle istotne, że nieodpowiednie przechowywanie poufnych danych, zgodnie z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych może kosztować nawet 10 mln euro lub 2% rocznego obrotu firmy. Jeśli potrzebujesz profesjonalnej pomocy w zakresie przechowywania dokumentacji medycznej, wypełnij formularz kontaktowy.