Komunikacja wewnętrzna w firmie — jak ją usprawnić w dobie cyfryzacji?

Zastanawiasz się, jak poprawić komunikację wewnętrzną w firmie? Zbuduj solidny fundament, którym będzie transformacja cyfrowa Twojego biznesu. Na nim będziesz w stanie stworzyć i pogłębiać pozytywne relacje w Twoim zespole oraz odpowiednio reagować na pojawiające się wyzwania czy problemy. Przeczytaj koniecznie o usprawnieniu komunikacji wewnętrznej w dobie cyfryzacji.

Poprawa komunikacji wewnętrznej w firmie – po co?

Transformacja cyfrowa nieodwracalnie zmieniła sposób funkcjonowania przedsiębiorstw, w których ewoluują i zmieniają swój kształt nowe modele działania i współpracy na poziomie samej organizacji. Komunikacja wewnętrzna w firmie oparta o cyfryzację poszczególnych działań, pozwala stworzyć płynne, przyjazne i funkcjonalne środowisko pracy, które jest niezbędne, aby budować przewagę konkurencyjną i osiągać zamierzone cele biznesowe. Rozwiązania cyfrowe pomogą Ci także kształtować odpowiednią kulturę pracowniczą i wyeliminować nieporozumienia w zespole.

Usprawnienie komunikacji wewnętrznej w przedsiębiorstwie poprzez transformację cyfrową

Nowoczesne cyfrowe narzędzia komunikacji wewnętrznej umożliwiają dynamiczny i szybki dialog pomiędzy pracownikami każdego szczebla i działu. Dzięki nim możesz zoptymalizować wykonywanie poszczególnych czynności w firmie, co będzie mieć pozytywny wpływ nie tylko w wewnętrznym funkcjonowaniu Twojego biznesu, ale również w relacjach zewnętrznych.

Inwestycje w technologie pozwolą Ci odpowiednio motywować swoich pracowników oraz zwiększyć ich produktywność, a Ty jako pracodawca będziesz mógł przyciągać najlepsze talenty oraz zniwelujesz ryzyko utraty wartościowych pracowników.

Poprawa komunikacji wewnętrznej w firmie – kompleksowe rozwiązania od Iron Mountain

Przejdź od tradycyjnych, papierowych form komunikacji na cyfrowe rozwiązania od Iron Mountain, które usprawnią wewnętrzne kontakty pracownicze oraz ustandaryzują zarządzanie, przekazywanie i archiwizację zasobów.

Tym samym łatwiej dokonasz identyfikacji obszarów, które działają optymalnie oraz wskażesz elementy wymagające modyfikacji. Tak usprawniona komunikacja wewnętrzna w przedsiębiorstwie stanie się podwaliną do tego, aby podejmować trafne decyzje biznesowe oparte na rzetelnych danych.

Poprawa komunikacji wewnętrznej dzięki usłudze Digital Mailroom

Zautomatyzuj obsługę poczty papierowej, korzystając z rozwiązania Digital Mailroom. Cała Twoja korespondencja zostanie odebrana według ściśle określonych procedur, zeskanowana oraz umieszczona w scentralizowanym i bezpiecznym repozytorium.

Dostępność

Zwolnij swoich pracowników z obowiązku dystrybucji, segregacji i archiwizacji poczty w tradycyjny sposób. Zyskają oni dostęp do bazy dokumentacji w zdigitalizowanej formie. To ułatwi i przyspieszy wyszukiwanie potrzebnych informacji oraz zniweluje ryzyko utraty czy pomyłkowego zniszczenia określonych danych.

Co ważne, na tym samym dokumencie w jednym czasie będzie mogło pracować wiele osób, co zapewni ciągłość wykonywanych zadań i obowiązków bez niepotrzebnych przestojów.

Efektywna dystrybucja dokumentów

Dzięki technologii optycznego rozpoznawania znaków OCR, Twoi pracownicy będą mogli przeszukiwać elektroniczne dokumenty według tekstu lub indeksu.

Integracja cyfrowej korespondencji z systemami, które już posiadasz (poczta elektroniczna, Microsoft Office, Salesforce czy ERP), usprawni funkcjonowanie wszystkich działów i komunikację pomiędzy nimi. Od teraz informacje będą ze sobą logicznie powiązane i skorelowane, co przyspieszy i zoptymalizuje pracę poszczególnych jednostek.

Redukcja kosztów

Personel zyska dostęp do odblokowanych danych, które będzie mógł przeglądać i interpretować za pomocą pulpitów nawigacyjnych. To oznacza więcej czasu na wykonywanie zadań, które są strategicznie ważne i niosą w sobie wartość dodaną dla Twojego biznesu.

Ty sam będziesz mógł wprowadzić skuteczną politykę budżetową i ograniczyć wydatki związane z obsługą korespondencji tradycyjnej.

Transformacja procesu obsługi zobowiązań

Usprawnij komunikację działu księgowości poprzez cyfryzację wszelkich faktur księgowych. Kiedy do działu rozliczeń napływają dokumenty z różnych lokalizacji w najróżniejszych formatach, szablonach czy językach, pracownicy zmuszeni są do mozolnych i czasochłonnych czynności, obarczonych dużym ryzykiem błędu ludzkiego. W takim schemacie pojawiają się także opóźnienia w płatnościach lub ich całkowite przeoczenia.

Skorzystaj z rozwiązania eVault od Iron Mountain. Jest to system, który ułatwia zarządzanie zarówno dokumentami cyfrowymi, jak i tymi znajdującymi się w archiwum papierowym. Wszystkie faktury i dokumenty przychodzące do firmy zostaną ujednolicone do zgodnej i skatalogowanej cyfrowej formy oraz umieszczone w bezpiecznej bazie zarządzania informacją i treścią.

Platformę możesz zintegrować z posiadanymi już systemami ERP. Dzięki indeksowaniu wszystkich rodzajów dokumentów w najróżniejszych formach Twoi pracownicy będą mogli odnaleźć odpowiednie metadane, które ułatwią im swobodne działanie na wszystkich procesach biznesowych w firmie.

Cyfrowa transformacja działu HR

Usprawnij komunikację wewnętrzną działu HR poprzez digitalizację dokumentacji pracowniczej. W Iron Mountain skonwertujemy dla Ciebie całe papierowe archiwum teczek pracowniczych do cyfrowej wersji. Dodatkowo Twoje dokumenty mogą być oznaczone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, która gwarantuje zgodność z oryginalną wersją papierową. Dzięki e-teczce HR wskazane przez Ciebie osoby mają całodobowy, zdalny dostęp do bazy.

Oszczędność czasu

Dział kadr i HR szybko dotrze do poszukiwanych informacji bez potrzeby przeszukiwania stosów dokumentacji papierowej czy odnajdywania konkretnych danych z poszczególnych, odizolowanych systemów.

Ich praca ograniczy się tylko do niewielkiej części procesu – będą musieli przekazać we wskazanym czasie i ustalonym trybie teczki pracownicze i wszelkie powiązane z nimi pisma czy notatki. Dokumenty zostaną skompletowane we właściwych aktach, a pracownicy Iron Mountain dokonają aktualizacji spisu zawartości.

Aktywne zarządzanie zatrudnionym personelem

Dzięki automatyzacji akt pracowniczych, dział kadr i HR zyska średnio 27% czasu pracy, aby wykorzystać go na strategiczne zadania i usprawnić elementy miękkiego HR-u. Będzie mógł skupić się na zarządzaniu personelem, zwłaszcza tym nowo zatrudnionym. Taka strategia działania może zmniejszyć rotacje w początkowych okresach zatrudnienia.

Iron Mountain® Workflow Automation™ – zautomatyzuj procesy (workflow)

Zyskaj całościową kontrolę nad wszystkimi procesami zachodzącymi w firmie, które muszą być realizowane w określonym czasie i inicjuj działania poszczególnych pracowników poprzez automatyczne przypomnienia i przekierowania do osób odpowiedzialnych za ich wykonanie.

Automatyzacja procesów pracy (workflow) pozwoli Ci połączyć klamrą wszystkie elementy objęte transformacją cyfrową i osiągnąć dojrzałość komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstwa. Poprzez integrację odizolowanych obszarów działania w jeden, spójny schemat pracy (workflow), skonsolidujesz poszczególne działy i skoordynujesz pracę całego przedsiębiorstwa.

Wejdź na drogę transformacji cyfrowej i wynieś komunikacje w firmie na wyższy poziom

Cyfryzacja procesów integrująca poszczególne działy w organizacji pozwoli Ci zbudować zgrany zespół skupiony na wspólnych celach korporacyjnych. Jednocześnie otrzymasz narzędzia do tego, aby wspierać systemy pracy hybrydowej czy zdalnej. Skontaktuj się z pracownikami Iron Mountain telefonicznie: 801 800 802 lub wysyłając email, sprawdź szczegóły, jak usprawnić komunikację w swoim przedsiębiorstwie.