Podejście paperless – co to jest i jak wdrożyć je w biznesie?

Obecne trendy rynkowe i przepisy, które zostaną wdrożone w ciągu następnych kilku lat, mają wiele wspólnego z ekologią. Biorąc pod uwagę fakt, że przedsiębiorstwa nadal drukują setki, tysiące lub dziesiątki tysięcy dokumentów miesięcznie, powinieneś zapoznać się z podejściem paperless, aby w przyszłości działać proekologicznie, ograniczając ślad węglowy, zgodnie ze zrównoważonym rozwojem i ESG. Dowiedz się, czym jest podejście paperless i jak je wdrożyć w biznesie.

Dowiedz się, czym jest podejście paperless i jak wdrożyć je w swoim biznesie. Sprawdź rozwiązania Iron Mountain!

Paperless – co to jest?

Paperless to zasada, którą kierują się firmy podchodzące do pracy proekologicznie. Wiąże się przede wszystkim ze zmniejszeniem ilości papierowej dokumentacji na rzecz kompleksowej digitalizacji przedsiębiorstwa. W konsekwencji firmy redukują dokumenty papierowe, tj.:

• tradycyjna korespondencja,
• faktury,
• dokumenty pracowników.

Dzięki temu rozwiązaniu przedsiębiorstwa zwalniają przestrzeń biurową, inwestując m.in. w elektroniczne podpisy, elektroniczne archiwa oraz automatyzację i digitalizację działów kadrowo-płacowych (np.: w Iron Mountain są to tzw. teczki HR usprawniające pracę zespołu i zmniejszające nakłady finansowe przedsiębiorstwa oraz usługa Digital Mailroom, która umożliwia sprawną obsługę korespondencji pocztowej).

Polityka paperless – zalety

Wdrożenie polityki paperless mającej na celu oszczędzanie papieru w firmach oraz instytucjach publicznych (np. szkołach, szpitalach oraz sądach) daje wymierne korzyści tj:

• sprawniejsze zarządzanie dokumentami – elektroniczne materiały są dostępne natychmiastowo dla każdego pracownika, któremu przypisano odpowiedni dostęp (skorzystają na tym zarówno osoby pracujące z siedziby firmy, jak i z home-office);
• wyższy poziom bezpieczeństwa – dane elektroniczne są przechowywane w formie zaszyfrowanej (ich transmisja odbywa się w bezpiecznej sieci Iron Mountain);
• oszczędność czasu – zdigitalizowane dokumenty można wysłać natychmiast po zatwierdzeniu przez zarząd, bez wysyłania drogą pocztową lub konieczności skanowania każdej strony osobno (jak ma to miejsce w przypadku papierowych materiałów).

Warto również wspomnieć, że system paperless pozwala zaoszczędzić. Firmy oraz instytucje publiczne mogą dzięki temu zredukować koszty związane z zakupem papieru i przesyłkami kurierskimi, ponieważ dokumenty przekazuje się wyłącznie w formie elektronicznej.

Omawiane podejście proekologiczne cechuje także duża mobilność – każdy dokument można wypełnić i podpisać w formie cyfrowej (nie tylko za pomocą laptopa lub komputera stacjonarnego, ale również przy wykorzystaniu smartfona lub tabletu).

Zapamiętaj!

Elektroniczne dokumenty (inaczej e-dokumenty) są w świetle prawa, w większości przypadków, tak samo ważne, jak dokumenty papierowe. Ich przesyłanie zajmuje mniej czasu niż tradycyjna wysyłka (np. pocztą). Dzięki temu Klienci otrzymują wybrane dokumenty od razu po ich wystawieniu i przekazaniu drogą mailową.

Proekologiczna polityka paperless – korzyści również dla środowiska

Polityka paperless nie bez powodu jest nazywana proekologicznym rozwiązaniem. Mniejsze zużycie papieru minimalizuje ślad węglowy.

W ciągu kolejnych kilkunastu lat ekologiczne biuro będzie prawdopodobnie obowiązkiem – już teraz różne państwa tworzą wyjątkowo przemawiające kampanie odnośnie ekologii, informujące o redukcji wykorzystanego papieru. Biura księgowe natomiast w większości przypadków proszą o dokumenty (np. faktury) wyłącznie w formie elektronicznej.

Ciekawostka!

Według zapowiedzi Ministerstwa Finansów korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie obowiązkowe od początku 2024 roku.

Jak wdrożyć podejście paperless w biznesie?

W celu wdrożenia proekologicznego podejścia paperless workflow w biznesie warto zainwestować w najwyższej jakości rozwiązania cyfrowe od rzetelnych usługodawców i partnerów biznesowych.

W zależności od własnych preferencji możesz zdecydować się na skanowanie dokumentów, czyli rozwój biznesu dzięki digitalizacji i automatyzacji lub eVault i Digital Mailroom – usługi od Iron Mountain umożliwiające efektywne zarządzanie powierzonymi zasobami papierowymi oraz cyfrowymi.

Jeśli chcesz poznać korzyści płynące z automatyzacji procesów w firmie, zapoznaj się z case study z jednego z banków na temat Workflow Automation od Iron Mountain.

Cechy i zalety digitalizacji dokumentów – jak to wygląda w praktyce?

Korzystając z usług skanowania dokumentów (i oczywiście ich cyfrowego przechowywania), możesz szybko i bezproblemowo wyszukać konkretny dokument, lub nawet tekst w jego treści, w plikach różnego typu. Gwarantuje to również uwolnienie cennej przestrzeni, którą przeznaczysz na miejsca dla nowych pracowników oraz centralizację dostępu – ułatwiającą dostęp do zasobów.

Zainteresowały Cię innowacyjne procesy zmniejszające negatywny wpływ na środowisko? Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej. Pozostajemy do Twojej dyspozycji.

Przeczytaj teraz: Jak realizować cele zrównoważonego rozwoju w biurze, w którym z pozoru nie można tego zrobić?

Iron Mountain Paperless University – kompleksowe rozwiązanie minimalizujące straty w środowisku

Iron Mountain Paperless University to kompleksowa usługa umożliwiająca przekształcenie tradycyjnego, papierowego środowiska pracy w nowoczesne, cyfrowe rozwiązania. Dzięki temu uczelnie mogą efektywniej zarządzać danymi studentów i pracowników, jednocześnie spełniając wymogi związane z przestrzeganiem przepisów i zabezpieczaniem prywatności danych.

Rozwiązanie Mountain Paperless University obejmuje gromadzenie wszystkich informacji w jednym cyfrowym repozytorium, eliminując potrzebę korzystania z dokumentów papierowych. Uczelnie mogą również skorzystać z dostosowanych workflow, które maksymalizują wydajność operacyjną i usprawniają procesy zarządzania informacjami.

Korzyści wynikające z wdrożenia omawianego rozwiązania:

• cyfrowe zarządzanie procesami,
• poprawa obsługi studentów i pracowników,
• zwiększenie ochrony prywatności danych,
• możliwość dostosowania treści do przyszłych potrzeb.

Dzięki temu uczelnie mogą osiągnąć doskonałość operacyjną i skoncentrować się na swojej głównej misji – edukacji i badaniach.

Podejście konsulatów europejskich do odejścia od papieru

Europejskie konsulaty konsekwentnie dążą do redukcji korzystania z dokumentów papierowych. W tym przypadku Unia Europejska zainwestowała znaczące środki w program „Recovery and Resilience Facility (RRF)”, wspierający rządy państw członkowskich w procesie cyfryzacji. Pandemia COVID-19 dodatkowo przyspieszyła adaptację rozwiązań cyfrowych, umożliwiając zarówno pracownikom, jak i obywatelom wygodniejszy dostęp do usług. Na decyzję konsulatów o ograniczeniu zużycia papieru wpłynęły rosnące oczekiwania ekologiczne i wymogi dotyczące redukcji emisji gazów cieplarnianych. Cały projekt to krok w kierunku zrównoważonej i efektywnej przyszłości zgodnej z celami Unii Europejskiej oraz oczekiwaniami obywateli.

Polecana lektura: Podejście konsulatów europejskich do odejścia od papieru.

Podejście paperless workflow – podsumowanie

System paperless pozwala realizować wyznaczone zadania w firmie lub instytucji publicznej szybciej, łatwiej i bezpieczniej. Na rozwiązanie omawiane w dzisiejszym artykule rekomendujemy patrzeć z szerszej perspektywy – nie ograniczając się do digitalizacji wyłącznie jednego obszaru biznesowego.

Im więcej procesów cyfrowych wdrażają firmy, tym lepiej funkcjonują i w większym stopniu korzystają z funkcjonalności poszczególnych mechanizmów.

Zasada paperless jest polecana przedsiębiorstwom chcącym działać według znanych i bezpiecznych schematów. Kompleksowa digitalizacja to także rozwiązanie dla wszystkich, którzy chcą się dostosować do przyszłych wymagań m.in.: Ministerstwa Finansów.

Dziękujemy za czas poświęcony na przeczytanie dzisiejszego wpisu i życzymy powodzenia we wdrażaniu podejścia paperless!