Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej – dlaczego warto przejść na usługę online?

Ewidencja korespondencji przychodzącej i wychodzącej online – na czym polega

Elektroniczny dziennik korespondencji stanowi alternatywę dla tradycyjnego sposobu przetwarzania poczty przychodzącej i wychodzącej. Rozwiązanie oparte na maszynowym uczeniu i AI pozwoli Ci efektywnie, sprawnie i szybko rejestrować, kompletować przesyłki i zarządzać pocztą Twojej firmy.

Dzięki rozwiązaniu Digital Mailroom zdigitalizujesz korespondencję przychodzącą i wychodzącą, która znajdować się będzie w centralnym repozytorium zlokalizowanym w cyfrowej bazie, a dostęp do niej otrzymają tylko uprawnieni pracownicy.

Scentralizowany system zapewni sprawny przepływ informacji i usprawni komunikację zarówno wewnątrz firmy, jak i z jej podmiotami zewnętrznymi. Zyskasz większą przejrzystość w ewidencjonowaniu dokumentacji oraz zapewnisz jej pełne bezpieczeństwo przechowywania.

Dziennik korespondencji – jak prowadzić

Zastanawiasz się, jak prowadzić dziennik korespondencji, aby cała dokumentacja Twojej firmy trafiała zawsze na czas do odpowiednich pracowników, klientów czy interesantów? Osiągnij nawet do 80-krotnych oszczędności czasu pracy swojego personelu, opierając wszelkie prace administracyjne o elektroniczny dziennik korespondencji. Stanowi on podstawę do tego, aby wprowadzić elektroniczny obieg dokumentów EOD i wejść na drogę transformacji cyfrowej.

Wybierając rozwiązanie Digital Mailroom, w łatwy i skuteczny sposób wdrożysz elektroniczny dziennik korespondencji. Cała Twoja dokumentacja, która wypływa do organizacji, zostanie zeskanowana do odpowiedniego formatu pliku, zaindeksowana i opatrzona kodem kreskowym, aby stworzyć jej cyfrową formę korespondencji dostępną na platformie np.: eVault lub Iron Mountain InSight.

Tak zdigitalizowane zasoby dodatkowo mogą otrzymać gwarancję integralności poprzez opatrzenie ich podpisem elektronicznym lub elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną, aby spełniały wymogi określone przepisami i posiadały moc prawną.

Technologia OCR pozwoli Twoim pracownikom odnajdywać i przeszukiwać korespondencję przychodzącą i wychodzącą według indeksu lub tekstu. Zastosowanie odpowiednich algorytmów sortowania i priorytetów umożliwi kategoryzowanie korespondencji firmowej według jej ważności, pilności czy przydatności.

Platforma Iron Mountain InSight posiada skalowalną infrastrukturę, dlatego z łatwością dostosuje się do różnych wolumenów Twoich zasobów, zapewniając tym samym ich terminową obsługę i przetwarzanie, a Ty będziesz mógł zapobiegać zaległościom i opóźnieniom w pracach administracyjnych.

Ewidencja korespondencji online – dlaczego warto przejść na tę usługę

Elektroniczny obieg dokumentacji w kancelarii pocztowej (Digital Mailroom) oparty na cyfrowych rozwiązaniach i oprogramowaniu do przetwarzania danych, usprawni prace wszystkich działów Twojego przedsiębiorstwa i zapewni płynny przepływ informacji pomiędzy komórkami Twojej organizacji i zewnętrznymi partnerami.

Zwiększ wydajność

Przejście na elektroniczny dziennik korespondencji pozwoli ci zautomatyzować powtarzalne zadania i wyeliminować procesy, które były wykonywane ręcznie.

Zoptymalizowany workflow każdego działu:

• przyspieszy obsługę korespondencji,
• zniweluję czasochłonną i żmudną pracę opartą na ręcznym przetwarzaniu, sortowaniu oraz archiwizacji korespondencji,
• skróci czas realizacji poszczególnych zadań,
• zmniejszy ogólne koszty pracy,
• poprawi produktywność całego przedsiębiorstwa.

W momencie, kiedy wprowadzisz w swojej organizacji elektroniczny dziennik korespondencji, Twój personel zyska cenny czas na to, aby wykonywać zadania i obowiązki priorytetowe i strategicznie ważne.

Zapanuj nad chaosem danych i informacji

Dzięki cyfrowemu rozwiązaniu Digital Mailroom Twoi pracownicy będą mogli bezbłędnie wprowadzać dane, a Ty zminimalizujesz ryzyko popełniania pomyłek czy błędnych interpretacji dokumentów.

Poprzez zaawansowane funkcje wyszukiwania, personel szybko odszuka określone informacje, wykonując swoje obowiązki na czas z precyzyjną dokładnością.

Będziesz w stanie dokonać pełnej i kompletnej agregacji danych i zbudujesz kompleksowe data lake, gdzie znajdą się wszystkie dane i zasoby Twojego przedsiębiorstwa.

Łatwiejsza praca hybrydowa i zdalna

Kiedy wprowadzisz dziennik korespondencji online, upoważnieni pracownicy uzyskają dostęp do potrzebnych informacji o każdej porze niezależnie od lokalizacji. Rozwiązanie to jest skutecznym narzędziem, aby rozwijać pracę zdalną, jednocześnie zapewniając terminowe wykonywanie powierzonych zadań.

Pełna ochrona korespondencji

Nasze rozwiązanie Digital Mailroom oparte o szyfrowanie danych, kontrolę dostępu oraz odpowiednie ścieżki audytu zapewni pełną ochronę danych, zabezpieczy informacje wrażliwe i zablokuje nieautoryzowany dostęp, niwelując ryzyko naruszeń, malwersacji czy wycieków zasobów.

Przygotuj przedsiębiorstwo się na KSeF

Przygotuj swój biznes na Krajowy System e-Faktur poprzez wprowadzenie elektronicznego dziennika korespondencyjnego opartego o rozwiązanie Digital Mailroom. Będziesz mógł generować i udostępniać faktury ustrukturyzowane oraz rejestrować dokumenty sprzedażowe według wytycznych określonych przez Ministerstwo Finansów. Choć na daną chwilę obowiązek przejścia na rozwiązanie KSeF został zawieszony do końca 2024 r., warto już dziś przystosować firmę, aby akces ten był płynny, bezbłędny i szybki.

Przejdź na usługę e-Doręczeń

Według najnowszych danych usługa e-Doręczeń będzie obowiązkowa dla wybranych organizacji od 1.10.2024 r. Oznacza to, iż od tego momentu komunikacja, odbiór i wysyłka korespondencji z urzędami i podmiotami sektora publicznego będzie możliwe tylko w formie cyfrowej. Przepisy te rewolucjonizują środowisko funkcjonowania polskich firm, a przejście na elektroniczną ewidencję korespondencji w usłudze Digital Mailroom stanowi solidną podstawę do tego, aby skutecznie przygotować się na nadchodzące zmiany w komunikacji firm z urzędami..

Wprowadź zrównoważony rozwój do swojego przedsiębiorstwa

Dostosuj funkcjonowanie swojego biznesu do polityki paperless oraz sprostaj wymogom europejskiego prawa klimatycznego. Trend ten coraz mocniej wpływa na obraz i sposób prowadzenia organizacji i polega na rezygnacji z tradycyjnych papierowych form dokumentacji i przejściu na ich zdigitalizowaną formę EOD. Ograniczając zużycie papieru, Twoja organizacja będzie bardziej przyjazna dla klimatu i wejdzie na drogę zrównoważonego rozwoju opartego o ideę ESG. Będziesz mógł budować stabilne oraz wiarygodne przedsiębiorstwo, uwzględniając w swojej działalności aspekty środowiskowe i społeczne, przeciwdziałając degradacji naszej planety.

Eliminując papierowe archiwa, które zajmują znaczną część powierzchni biurowej, możesz łatwiej przekształcić miejsce pracy i dokonać rearanżacji. Sprawdź, jak procesy administracyjne zdigitalizował urząd miejski.

Korzystając z programu Clean Start stworzysz optymalne i przyjazne środowisko pracy, które zwiększy zaangażowanie Twojego personelu, a Ty będziesz mógł budować lojalny zespół skupiony wokół ważnych strategicznie celów biznesowych. Program Clean Start pozwoli Ci stworzyć podwaliny do tego, aby wejść na drogę cyfrowej transformacji i inicjować odważne innowacje w obszarze digitalizacji.

Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej – podsumowanie

Zarządzanie i automatyzacja całej korespondencji przychodzącej i wychodzącej z poziomu jednego repozytorium pozwala przejąć pełną kontrolę nad pocztą firmową. Wprowadzając elektroniczny dziennik korespondencji, będziesz mógł dotrzymywać ważnych terminów w kontaktach biznesowych, a Twoja organizacja osiągnie najwyższy poziom produktywności i efektywności we wszystkich obszarach funkcjonowania wewnętrznego i na poziomie interakcji zewnętrznych. Skontaktuje się z nami i dowiedz się, jak cyfrowa kancelaria (Digital Mailroom) może usprawnić Twoja firmę wyślij email lub zadzwoń: 801 800 802.