Elevate the power of your work
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!
Dowiedz się, jak zgodnie z przepisami RODO przechowywać dokumenty. Sprawdź, jakie rozwiązania od Iron Mountain mogą Ci w tym pomóc.
RODO a przechowywanie dokumentów – czy te dwie kwestie mają ze sobą związek? Okazuje się, że jak najbardziej. Nowe przepisy weszły w życie już kilka lat temu, jednak wciąż wielu przedsiębiorców nie wie, jak archiwizować ważne druki, pisma oraz faktury. Niektórzy zarządzający czy właściciele firm nie mają z kolei nad tym pełnej kontroli. W artykule wyjaśniamy, jak obecnie należy postępować w tym przypadku zgodnie z prawem i dlaczego warto zapanować nad „papierologicznym” chaosem.
RODO to unijne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Jego celem jest zagwarantowanie ochrony osób fizycznych oraz swobodnego przepływu danych osobowych na terenie całej Unii Europejskiej. Od momentu jego wdrożenia przedsiębiorcy muszą zadbać o to, aby przetwarzać dane oraz przechowywać dokumenty zgodnie z literą prawa. „Wyciek” wrażliwych danych może przyczynić się do zniszczenia dobrego imienia przedsiębiorstwa, wiąże się także z ryzykiem procesów sądowych oraz otrzymania wysokich kar. Co warto wiedzieć o RODO i przechowywaniu dokumentów?
Zgodnie z prawem niektóre dokumenty należy przechowywać przez 5 lat:
Inne dokumenty trzeba przechowywać przez 10 lat:
Zgodnie z RODO zbyt krótkie lub zbyt długie przechowywanie dokumentów może dla przedsiębiorców oznaczać spore kary, a to z kolei – doprowadzić do zakończenia działalności.
Sprawdź, jak powinna przebiegać archiwizacja dokumentów w firmie.
Przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO powinno być bezpieczne, tak aby niepowołane osoby nie miały do nich dostępu. Nie ma w tym rozporządzeniu mowy o konkretnych rozwiązaniach, jakie należy zastosować, natomiast administrator danych, czyli w tym przypadku przedsiębiorca, musi sprawdzić, na ile bezpieczne jest archiwum, w którym przechowuje dokumenty, a następnie podjąć odpowiednie kroki, aby zwiększyć ich bezpieczeństwo, tak aby nie zostały one ujawnione, ukradzione bądź zniszczone.
Co więcej, dokumenty powinny być przechowywane w taki sposób, aby nie było możliwości wprowadzenia w nich niedozwolonych modyfikacji. Należy więc pamiętać, żeby nie tylko trzymać je w konkretnym miejscu, przez określony czas, ale też zadbać o to, aby dostęp do nich miało jedynie ściśle określone grono osób oraz wyznaczyć pracownika, który będzie czuwał nad odpowiednim zarządzaniem tymi danymi.
Zgodnie z RODO przedsiębiorcy muszą też sporządzać rejestry zawierające informacje o tym, jakie dane, jak i w jakim zakresie są przez firmę przetwarzane. Zobowiązani są do zawiadamiania o ewentualnym wycieku danych w ciągu 72 godzin od momentu tego zdarzenia. Co więcej, są oni zobligowani do otrzymania zgody ze strony każdego podmiotu prywatnego, którego dane przedsiębiorstwo będzie przetwarzać.
Obecnie właściciele firm powinni szyfrować zarówno dane osobowe, które są przechowywane, jak i te przesyłane, mają też obowiązek efektywnego zabezpieczenia sprzętów mobilnych i stacjonarnych. Muszą także na bieżąco prowadzić dokumentację związaną z magazynowaniem danych i ich rozporządzaniem. W razie potrzeby są zobowiązani także do bezpiecznej wymiany urządzeń oraz pozbywania się danych, które się w nich znajdowały.
Przeczytaj też: Niszczenie dokumentów a RODO – jak wygląda proces zgodnie z tą procedurą?
W Iron Mountain zajmujemy się profesjonalnym przechowywaniem dokumentów, zgodnie z zasadami uwzględnionymi w RODO. Jakie usługi możemy Ci zaproponować?
Jeśli wyrazisz taką chęć, wykonamy skanowanie i digitalizację dokumentów, a następnie przeniesiemy je do bezpiecznego archiwum. Zapewniamy drukom, fakturom i innym istotnym dokumentom pełne bezpieczeństwo, uwzględniając nawet ochronę przeciwpożarową czy system wielopoziomowych zabezpieczeń, dzięki którym ryzyko, że dostaną się do nich niepowołane osoby jest minimalne. W razie potrzeby oferujemy również bezpieczne niszczenie dokumentów. Skorzystaj z tej usługi, jeśli chcesz chronić poufne informacje o swojej firmie, cenisz zgodność z przepisami prawa i chcesz zredukować koszy związane z zasobami informacyjnymi.
System eVault to znakomite rozwiązanie do pracy na cyfrowych czy papierowych wersjach dokumentów znajdujących się w obiektach Iron Mountain. Ponadto zapewniamy Ci możliwość korzystania z usługi polegającej na dostarczeniu cyfrowej wersji papierowego dokumentu znajdującego się w naszych archiwach – wystarczy kilka kliknięć, aby wyszukać interesujące Cię dane z dokumentu cyfrowego lub zamówić skan dokumentów papierowych.
Chcesz przechowywać dokumenty zgodnie z RODO? Skontaktuj się z nami lub przejrzyj naszą ofertę i dowiedz się więcej o dostępnych usługach!
Uzyskaj BEZPŁATNĄ konsultację już dziś!