RODO a przechowywanie dokumentów – jak robić to zgodnie z zasadami?

RODO a przechowywanie dokumentów – czy te dwie kwestie mają ze sobą związek? Okazuje się, że jak najbardziej. Nowe przepisy weszły w życie już kilka lat temu, jednak wciąż wielu przedsiębiorców nie wie, jak archiwizować ważne druki, pisma oraz faktury. Niektórzy zarządzający czy właściciele firm nie mają z kolei nad tym pełnej kontroli. W artykule wyjaśniamy, jak obecnie należy postępować w tym przypadku zgodnie z prawem i dlaczego warto zapanować nad „papierologicznym” chaosem.

RODO a przechowywanie dokumentów – jaki istnieje związek między nimi?

RODO to unijne Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych. Jego celem jest zagwarantowanie ochrony osób fizycznych oraz swobodnego przepływu danych osobowych na terenie całej Unii Europejskiej. Od momentu jego wdrożenia przedsiębiorcy muszą zadbać o to, aby przetwarzać dane oraz przechowywać dokumenty zgodnie z literą prawa. „Wyciek” wrażliwych danych może przyczynić się do zniszczenia dobrego imienia przedsiębiorstwa, wiąże się także z ryzykiem procesów sądowych oraz otrzymania wysokich kar. Co warto wiedzieć o RODO i przechowywaniu dokumentów?

RODO a przechowywanie dokumentów – jak długo należy archiwizować pisma i druki?

Zgodnie z prawem niektóre dokumenty należy przechowywać przez 5 lat:

• dotyczy to dokumentów księgowych, a więc wszelkich ewidencji, ksiąg przychodów i rozchodów, należy je przechowywać do chwili, aż przedawni się zobowiązanie podatkowe – zazwyczaj wynosi to 5 lat, przy czym okres ten liczy się od momentu upływu terminu płatności podatku;
• dotyczy to również przechowywania dokumentów dla ZUS, a więc dokumentów zgłoszeniowych czy kopii dokumentacji rozliczeniowej.

Inne dokumenty trzeba przechowywać przez 10 lat:

• przez taki okres, od momentu zakończenia stosunku pracy ubezpieczonej osoby w firmie, należy przechowywać karty wynagrodzeń, listy płac, jak również inne dokumenty, które stosowane są do wyliczania podstawy emerytury – trzeba o tym pamiętać od 2019 r.; jest to o tyle istotne, że jeszcze do niedawna należało takie dokumenty przechowywać nawet przez 50 lat od momentu rozwiązania współpracy z pracownikiem.

Zgodnie z RODO zbyt krótkie lub zbyt długie przechowywanie dokumentów może dla przedsiębiorców oznaczać spore kary, a to z kolei – doprowadzić do zakończenia działalności.

Sprawdź, jak powinna przebiegać archiwizacja dokumentów w firmie.

RODO – przechowywanie dokumentów w bezpieczny sposób jako priorytet właścicieli firm

Przechowywanie dokumentów zgodnie z RODO powinno być bezpieczne, tak aby niepowołane osoby nie miały do nich dostępu. Nie ma w tym rozporządzeniu mowy o konkretnych rozwiązaniach, jakie należy zastosować, natomiast administrator danych, czyli w tym przypadku przedsiębiorca, musi sprawdzić, na ile bezpieczne jest archiwum, w którym przechowuje dokumenty, a następnie podjąć odpowiednie kroki, aby zwiększyć ich bezpieczeństwo, tak aby nie zostały one ujawnione, ukradzione bądź zniszczone.

Co więcej, dokumenty powinny być przechowywane w taki sposób, aby nie było możliwości wprowadzenia w nich niedozwolonych modyfikacji. Należy więc pamiętać, żeby nie tylko trzymać je w konkretnym miejscu, przez określony czas, ale też zadbać o to, aby dostęp do nich miało jedynie ściśle określone grono osób oraz wyznaczyć pracownika, który będzie czuwał nad odpowiednim zarządzaniem tymi danymi.

Zgodnie z RODO przedsiębiorcy muszą też sporządzać rejestry zawierające informacje o tym, jakie dane, jak i w jakim zakresie są przez firmę przetwarzane. Zobowiązani są do zawiadamiania o ewentualnym wycieku danych w ciągu 72 godzin od momentu tego zdarzenia. Co więcej, są oni zobligowani do otrzymania zgody ze strony każdego podmiotu prywatnego, którego dane przedsiębiorstwo będzie przetwarzać.

Obecnie właściciele firm powinni szyfrować zarówno dane osobowe, które są przechowywane, jak i te przesyłane, mają też obowiązek efektywnego zabezpieczenia sprzętów mobilnych i stacjonarnych. Muszą także na bieżąco prowadzić dokumentację związaną z magazynowaniem danych i ich rozporządzaniem. W razie potrzeby są zobowiązani także do bezpiecznej wymiany urządzeń oraz pozbywania się danych, które się w nich znajdowały.

Przeczytaj też: Niszczenie dokumentów a RODO – jak wygląda proces zgodnie z tą procedurą?

RODO – jak przechowywać dokumenty z Iron Mountain?

W Iron Mountain zajmujemy się profesjonalnym przechowywaniem dokumentów, zgodnie z zasadami uwzględnionymi w RODO. Jakie usługi możemy Ci zaproponować?

Skanowanie i digitalizacja dokumentów

Jeśli wyrazisz taką chęć, wykonamy skanowanie i digitalizację dokumentów, a następnie przeniesiemy je do bezpiecznego archiwum. Zapewniamy drukom, fakturom i innym istotnym dokumentom pełne bezpieczeństwo, uwzględniając nawet ochronę przeciwpożarową czy system wielopoziomowych zabezpieczeń, dzięki którym ryzyko, że dostaną się do nich niepowołane osoby jest minimalne. W razie potrzeby oferujemy również bezpieczne niszczenie dokumentów. Skorzystaj z tej usługi, jeśli chcesz chronić poufne informacje o swojej firmie, cenisz zgodność z przepisami prawa i chcesz zredukować koszy związane z zasobami informacyjnymi.

eVault – bezpieczne zarządzanie zasobami cyfrowymi i papierowymi

System eVault to znakomite rozwiązanie do pracy na cyfrowych czy papierowych wersjach dokumentów znajdujących się w obiektach Iron Mountain. Ponadto zapewniamy Ci możliwość korzystania z usługi polegającej na dostarczeniu cyfrowej wersji papierowego dokumentu znajdującego się w naszych archiwach – wystarczy kilka kliknięć, aby wyszukać interesujące Cię dane z dokumentu cyfrowego lub zamówić skan dokumentów papierowych.

Chcesz przechowywać dokumenty zgodnie z RODO? Skontaktuj się z nami lub przejrzyj naszą ofertę i dowiedz się więcej o dostępnych usługach!