Przechowywanie akt pracowniczych – jak robić to poprawnie?

Czym są akta pracownicze?

Akta pracownicze (określane też mianem dokumentacji pracowniczej) składają się z dwóch typów dokumentów: akt osobowych pracownika (złożonych z 4 lub 5 części) oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia teczki każdej osoby zatrudnionej przez okres przynajmniej 10 lat, a w szczególnych przypadkach nawet przez 50 lat.

Nieprzechowywanie dokumentów pracowniczych może skutkować karą grzywny, wynoszącą od 1000 do 30 000 zł. Co więcej, zapewnienie do nich dostępu osobom nieupoważnionym może prowadzić do nałożenia kary pozbawienia wolności do lat 2. Podobne konsekwencje mogą wystąpić w przypadku nieodpowiedniego zabezpieczenia danych osobowych przed zniszczeniem czy uszkodzeniem, a także przejęcia ich przez osobę do tego niepowołaną.

Przechowywanie akt pracowniczych – jak powinno wyglądać?

Zgodnie z art. 94 pkt 9a oraz pkt 9b Kodeksu pracy obecnie przechowywanie akt pracowniczych (akt osobowych) powinno odbywać się w formie papierowej lub cyfrowej. Składają się one z kilku części, takich jak:

• część A – obejmuje dokumenty lub oświadczenia związane z danymi osobowymi (dotyczą one ubiegania się o zatrudnienie), a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie,
• część B – znaleźć w niej można dokumenty lub oświadczenia związane z przebiegiem zatrudnienia oraz nawiązaniem stosunku pracy, np. dane o przyznanych nagrodach czy też umowy o pracę,
• część C – obejmuje ona dokumenty związane z ustaniem stosunku pracy, a więc np. egzemplarze świadectwa pracy czy dokumenty dotyczące rozwiązania umowy o pracę,
• część D – znajdują się w niej dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności, która jest określona w konkretnych przepisach,
• część E – jest to dodatkowa część, w której można znaleźć dokumenty dotyczące kontroli trzeźwości pracownika, a także kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu.

Dokumentacja związana ze stosunkiem pracy obejmuje z kolei:

• wnioski pracownika,
• dokumenty związane z nadgodzinami oraz czasem pracy,
• dokumenty związane z korzystaniem z urlopu wypoczynkowego oraz ubieganiem się o niego,
• kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę oraz inne świadczenia dotyczące pracy,
• dokumenty dotyczące odzieży i obuwia roboczego, a także środków ochrony indywidualnej.

Zasady przechowywania danych osobowych

Przechowywanie danych osobowych pracowników powinno odbywać się w taki sposób, aby zapobiec zniszczeniu czy uszkodzeniu dokumentów. Ważne też, aby zapewnić ich integralność, a więc zabezpieczyć je w taki sposób, aby niemożliwe było wprowadzanie do nich oraz do dotyczących ich metadanych modyfikacji. Muszą być one także kompletne oraz poufne. Nie powinny mieć do nich dostępu osoby nieupoważnione.

Jak długo powinno trwać przechowywanie danych osobowych i dokumentacji pracowniczej? To zależy od tego, kiedy konkretne osoby były zatrudnione:

• przed 1.01.1999 r. – w tym przypadku należy przechowywać dokumenty przez 50 lat,
• między 1.01.1999 r. a 31.12.2018 r. – w tym przypadku należy przechowywać dokumenty przez 50 lat, w razie potrzeby można skrócić ten okres do 10 lat, wówczas należy dostarczyć do ZUS-u oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych (ZUS OSW) oraz raporty informacyjne (ZUS RIA) za osoby, które zostały przyjęte do pracy w tym okresie.
• po 31.12.2018 r. – w tym przypadku należy przechowywać dokumenty przez 10 lat, nie ma tutaj możliwości skrócenia tego okresu.

Gdzie przechowywać akta osobowe pracowników? W postaci cyfrowej i zewnętrznych archiwach

Zastanawiasz się, gdzie przechowywać akta osobowe pracowników? W Iron Mountain oferujemy outsourcing teczek HR. W ramach tej usługi możemy zdigitalizować dokumenty związane z Twoimi podwładnymi, a także przenieść je do bezpiecznego, zewnętrznego archiwum, w którym zastosowano system wielopoziomowych zabezpieczeń. Dzięki temu możesz mieć pewność, że nie dostaną się do nich osoby niepowołane. W naszym archiwum zapewniamy też optymalny poziom wilgotności i odpowiednią temperaturę, co chroni materiały przed uszkodzeniem. Dodatkowo dokumenty są zabezpieczone przed wypadkami oraz pożarem.

Outsourcing teczek HR pozwoli Ci zminimalizować koszty związane z ich prowadzeniem, a zarazem zadbać o prawidłowe zasady przechowywania danych osobowych. Uzyskasz w ten sposób dodatkową przestrzeń biurową, a także łatwy i szybki dostęp do dokumentów cyfrowych. Twoi pracownicy będą mogli dzięki temu skupić się na innych, ważniejszych obowiązkach, co z kolei podniesie wydajność Twojej firmy. Dzięki opisywanej usłudze możesz nie tylko powierzyć  dokumentację, ale również przenieść na nas odpowiedzialność za jej zarządzanie. Wszystkie wykonywane przez nas procedury będą zgodne z RODO.

Jeśli potrzebujesz wsparcia odnośnie przechowywania akt pracowniczych Twojej organizacji zachęcamy do kontaktu przez formularz kontaktowy lub telefonicznie pod numerem: 801 800 802.