Jakie zagrożenia niosą dark data? Rola „ciemnych danych” w biznesie

Dark data odnoszą się do informacji zgromadzonych przez organizacje, które nie są aktywnie wykorzystywane w procesach analitycznych ani w podejmowaniu decyzji. Mogą to być nieprawidłowo skatalogowane, niezrozumiałe lub nieprzetworzone materiały. Często są one ukryte w różnych systemach, bazach danych, plikach czy też innych zapomnianych nośnikach. Większość firm nie zdaje sobie sprawy z istnienia tzw. dark data i nie rozumie, jakie mogą mieć znaczenie pod kątem rozwoju ich działalności. W tym artykule wyjaśnimy, czym jest dark data, a także omówimy, jakie zagrożenia mogą być z nimi związane.

Dark data – co to jest?

Dark data odnoszą się do ogromnej ilości zgromadzonych i przechowywanych informacji, które pozostają nieużywane lub niewykorzystane w ramach organizacji. Obejmuje to wszelkie niewykorzystywane aktywnie materiały. Przyjmują one różne formy, w tym m.in.:

• dokumenty tekstowe,
• arkusze kalkulacyjne,
• obrazy,
• filmy,
• pliki dziennika,
• e-maile,
• posty w mediach społecznościowych,
• informacje generowane przez sensory.

Termin dark data podkreśla brak widoczności i świadomości dotyczącej tego nieużytecznego zasobu. Często organizacje skupiają się na gromadzeniu i zarządzaniu strukturalnymi danymi, które pasują do ich wcześniej określonych celów, nie zwracając uwagi na cenne informacje ukryte w informacjach nieustrukturyzowanych lub półustrukturyzowanych. Dark data mogą znajdować się w różnych systemach, bazach danych lub platformach do przechowywania, zarówno z powodu niedopatrzeń, nieodpowiednich praktyk zarządzania danymi, jak i ograniczeń technologicznych.

Potencjał dark data – jak to wygląda w praktyce?

Dark data oferują duży potencjał organizacyjny – pod warunkiem, że zostaną odpowiednio wykorzystane. Mogą dostarczyć cennych spostrzeżeń na temat zachowań Klientów, trendów rynkowych, nieefektywności operacyjnych, pojawiających się ryzyk i niewykorzystanych możliwości. Analiza „ciemnych danych” może ułatwić podejmowanie decyzji opartych na konkretnych materiałach, poprawić procesy operacyjne i napędzić innowacje.

Poprzez odkrywanie wzorców, zależności i odstępstw w dark data, organizacje mogą uzyskać kompleksowe zrozumienie swojej działalności i podejmować bardziej świadome decyzje strategiczne.

Należy jednak pamiętać, że ciemne dane stwarzają również wyzwania i ryzyka. Ich nieskategoryzowany charakter i ogromna objętość mogą utrudniać przetwarzanie, analizowanie i wydobycie sensownych informacji ze struktur biznesowych.

W procesie porządkowania danych bardzo pomocna może okazać się usługa Clean Start od Iron Mountain. Nasi eksperci pomogą Ci w przyjazny sposób przekształcić środowisko pracy w taki sposób, aby zmaksymalizować wartość miejsca pracy, w bezpieczny sposób usuwając z niego nagromadzone dokumenty i akta, a także sprzęt elektroniczny, biurowy i zasoby IT.

W ramach usługi Clean Start oferujemy bezpieczne magazyny zewnętrzne, w których będzie przechowywana Twoja dokumentacja. Zapewniamy także cyfryzację niezbędnych dokumentów, aby każdy pracownik miał do nich łatwy dostęp.

Z usługą Clean Start można połączyć usługę Skanowania i Digitalizacji Dokumentów. W ramach tej usługi zapewniamy w pełni bezpieczny proces digitalizacji papierowej dokumentacji, a także oferujemy miejsce cyfrowe, w którym dokumenty będą przechowywane, a pracownicy zyskają do nich stały dostęp i możliwość współpracy na tych samych plikach.

Dark data – 5 istotnych zagrożeń

Spośród najważniejszych zagrożeń dark data, możemy wyróżnić m.in.:

• Bezpieczeństwo danych – dark data, zwłaszcza te zawierające poufne informacje, mogą stanowić cel dla cyberprzestępców. Brak odpowiednich środków ochrony i zabezpieczeń może prowadzić do naruszenia bezpieczeństwa, kradzieży danych, a nawet pogorszenia reputacji firmy.
• Ryzyko naruszenia prywatności – dark data często zawierają dane osobowe klientów, pracowników lub partnerów biznesowych. Niewłaściwe zarządzanie poszczególnymi materiałami może prowadzić do naruszenia prywatności, niezgodności z przepisami dotyczącymi ochrony danych, a tym samym do konsekwencji prawnych i finansowych.
• Brak widoczności i kontroli – dark data pozostają często niezauważone przez organizacje, co oznacza, że nie mają one pełnej widoczności ani kontroli nad konkretnymi informacjami. Brak świadomości ich istnienia zdecydowanie uniemożliwia wykorzystanie ich potencjału.
• Wysokie koszty przechowywania – dark data, które są gromadzone i przechowywane bez odpowiedniego zarządzania, mogą generować znaczne koszty związane z infrastrukturą przechowywania, jak również z utrzymaniem i zarządzaniem poszczególnymi informacjami. Może to wpływać negatywnie na budżet organizacji.
• Zniekształcone analizy i decyzje – nieuwzględnianie dark data podczas procesu analizy prowadzi bardzo często do niepełnych i zniekształconych wniosków. Organizacje mogą podejmować decyzje na podstawie niekompletnych informacji, co wpływa negatywnie na ich efektywność i osiągane rezultaty.

Warto zauważyć, że powyższe zagrożenia niekoniecznie wynikają z samej natury dark data/ciemnych danych, ale raczej z braku właściwego zarządzania i świadomości dotyczącej ich istnienia. Właśnie dlatego organizacje powinny podejmować właściwe działania identyfikacyjne, analityczne i zabezpieczające w celu uniknięcia potencjalnego ryzyka.

Dark data a rozwiązania Iron Mountain – podsumowanie

Jak już wcześniej wspomnieliśmy, usługi Clean Start oraz Skanowanie i Digitalizacja Dokumentów są jednymi z najlepszych rozwiązań pod kątem zarządzania dark data. Ze swojej strony rekomendujemy natomiast także poniższe propozycje:

• rozwiązania w zakresie zarządzania informacją i treścią – umożliwiające uwolnienie dodatkowej wartość z danych (w tym dark data);
• ALM – odpowiednio zarządzając cyklem życia zasobów, możesz ochronić zarówno swoje dane, jak i środowisko. W tym celu wykorzystaj dedykowaną usługę ALM od Iron Mountain;
• Bezpieczne magazynowanie – zespół Iron Mountain może skutecznie zabezpieczyć Twoje dane, a Ty w tym czasie skupisz się na wdrażaniu innowacji (bez zamartwiania o bezpieczeństwo niewykorzystanych danych).

Jeżeli zależy Ci na rozwoju swojego biznesu – zainwestuj w digitalizację oraz automatyzację. Nasze rozwiązania ułatwią przeprowadzenie cyfrowej transformacji Twojej firmy i scentralizowanie najważniejszych informacji. Wszystko odbywa się profesjonalnie z dbałością o bezpieczeństwo informacji (w tym dark data). W razie pytań zachęcamy do kontaktu telefonicznego tel: 801 800 802 lub mailowego. Umów bezpłatną konsultację z fachowcami Iron Mountain już dziś!