Co warto wiedzieć o E-doręczeniach?

Blogi i artykuły

Czym są e-doręczenia?

27 listopada 20247 minut

Kontekst biznesowy

Szacuje się, że w średniej wielkości firmie każdego miesiąca powstaje około 10 tys. egzemplarzy różnego rodzaju dokumentów, których istotną część stanowi korespondencja przychodząca. Cyfrowa transformacja zdecydowanie nie powinna jej omijać.

Czym są e-doręczenia?

Według definicji opublikowanej na gov.pl, e-Doręczenia to „elektroniczny odpowiednik listu poleconego. Dzięki tej usłudze podmioty publiczne, obywatele i firmy mogą korzystać z wygodnych i bezpiecznych doręczeń elektronicznych. Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru”.

Rewolucja w zarządzaniu korespondencją

Już od 1 stycznia 2025 r. pierwsza grupa podmiotów będzie zobligowana do wdrożenia e-Doręczeń, a ich lista będzie z czasem rozszerzana – zarówno o jednostki publiczne, jak i prywatne*. Rewolucja w zarządzaniu korespondencją firmową dopiero się rozpoczyna, ale jest nieunikniona.

^{_{* Terminy obowiązujące w październiku 2024 r.}}

Trzy rodzaje usług

PURDE

Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego

KURDE

Kwalifikowana Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego

PUH

Publiczna Usługa Hybrydowa

Dzięki współpracy z Asseco Data Systems, czyli kwalifikowanym dostawcą usługi doręczania elektronicznego, Iron Mountain realizuje usługę e-Doręczeń na bazie jednego adresu do komunikacji zarówno z podmiotami publicznymi, jak i komercyjnymi.

Trzy tryby

1

Pierwszy, podstawowy, „bez potwierdzenia odbioru” jest odpowiednikiem tradycyjnego listu poleconego z potwierdzeniem nadania.

2

Drugi, rozszerzony, „z potwierdzeniem odbioru” to odpowiednik tradycyjnego listu poleconego z potwierdzeniem odbioru.

3

Trzeci, zaawansowany, „z e-podpisem” to wersja elektroniczna listu poleconego, ale z potwierdzeniem odbioru podpisem elektronicznym.

Założenie skrzynki

Utworzenie skrzynki do e-Doręczeń wymaga weryfikacji tożsamości osoby, która o nią wnioskuje. Jako Iron Mountain rekomendujemy skorzystanie z kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnego z rozporządzeniem eIDAS. To najprostsze i najwygodniejsze rozwiązanie.

Druga możliwość to weryfikacja na podstawie dokumentu tożsamości podczas bezpośredniego spotkania z operatorem, zaś trzecią opcją jest weryfikacja za pomocą aplikacji mObywatel poprzez zeskanowanie kodu QR (Węzeł Krajowy).

Do założenia skrzynki firmowej będą potrzebne również dokumenty potwierdzające możliwość reprezentowania danej organizacji, czyli np. wiążące pełnomocnictwo.

Dlaczego warto wybrać Iron Mountain jako partnera w zakresie E-doręczeń?

Spełnienie wymagań ustawy
Zachowanie dowodów
Jedna wygodna skrzynka
Dostęp bez ograniczeń
Oszczędności operacyjne
Bezpieczeństwo przesyłek
Optymalizacja kosztów
Ochrona środowiska
Wsparcie operacyjne IRM
Integracja z usługami kancelaryjnymi (mailroom)
Elastyczność
Szybkość
Efektywność
Redukcja czasu i kosztów

Spełnij wymogi związane z e-doręczeniami, wybierając rozwiązanie Iron Mountain E-delivery, które pomoże w:

Wypracowaniu zgodności z przepisami dzięki bezpiecznemu udostępnianiu informacji
Wyeliminowaniu papieru i wsparciu strategii zrównoważonego rozwoju
Przyspieszeniu cyfrowej transformacji i zwiększeniu wydajności operacyjnej